Estudio de caso de Unit4 Business World
Heifer International ahorra $ 125,000 al año con Unit4 Business World ERP (Agresso) y logra sus prioridades estratégicas de fortalecer los sistemas globales básicos para crecer y diversificar los ingresos.
Heifer International comenzó hace más de 70 años, cuando un agricultor del Medio Oeste estadounidense estaba trabajando en la primera línea como un trabajador de ayuda con la misión de proporcionar ayuda. Durante su misión, se dio cuenta de que la filosofía de “enseñar a un hombre a pescar” es la mejor para la sostenibilidad a largo plazo. Basado en esta filosofía, fundó Heifer International. Hoy en día, Heifer permite a las familias convertir el hambre y la pobreza en esperanza y prosperidad, ya que apuntan a erradicar el hambre y la pobreza de las familias en las comunidades a las que sirven.
Con más de mil proyectos en 33 países y administrando miles de donantes, Heifer emplea a más de 900 empleados a tiempo completo y asistió a 1,9 millones de familias solo en 2014.
La situación
La organización estaba luchando para mantenerse al día con su crecimiento, confiando en más de cinco contabilidad empresarial sistemas en diferentes regiones, incluidos Microsoft GP, Sage Accpac y Quickbooks. Esto resultó en
control financiero debilitado, consolidación infrecuente, poca transparencia y costoso mantenimiento. En 2011,
Heifer introdujo tres prioridades estratégicas: fortalecer los sistemas globales básicos, diversificar los ingresos y aumentar la escala en el impacto del programa. El CEO global desafió a la organización a construir los mejores sistemas en su clase, con el fin de crecer y diversificar los ingresos y aumentar la escala en el impacto del programa. Estos sistemas globales deben respaldar proyectos a gran escala y satisfacer las demandas de rendición de cuentas y transparencia requeridas por donantes sofisticados.
Las necesidades
La visibilidad financiera de Heifer era deficiente, ya que la información se almacenaba en las oficinas en los países sin acceso desde la sede central mundial y la consolidación tenía que hacerse manualmente. No hubo integración entre sistemas, debido a las diferentes tecnologías. Esta falta de control dio lugar a diferencias en los cuadros de cuentas de los distintos países.
Los procesos fueron manuales y lentos; el cierre anual de la auditoría tomó más de seis meses. Debido al difícil proceso de consolidación, los informes financieros consolidados
fueron preparados solo una vez al año.
“Hubo una falta de visibilidad, la información financiera se mantuvo en servidores locales a los que la sede no tenía acceso. No existía un sistema para preparar regularmente las consolidaciones financieras “.
La solución
Heifer revisó múltiples soluciones, incluidas Serenic y SAP. Después de un análisis cuidadoso, Heifer seleccionó Unit4 Business World ERP (antes Agresso) para implementar como su solución global de Planificación de Recursos Empresariales, apoyando a cada uno de sus 900 empleados con contabilidad general, cuentas por pagar, activos fijos, presupuesto, recursos humanos, nómina de EE. UU., Adquisiciones y gestión de proyectos.
“Seleccionamos Unit4 Business World por varias razones”, dice Jesús Pizarro, vicepresidente de contabilidad y control empresarial de Heifer. “Lo más importante es que ofrece el mejor costo total de propiedad para todos los proveedores de primer nivel. Además, la solución es un sistema centralizado diseñado teniendo en cuenta las organizaciones centradas en el servicio y el proyecto, que está alineado con nuestro modelo de negocio “.
“Por último, la solución proporciona la flexibilidad necesaria para operar una organización internacional como la nuestra”.
Los beneficios
Desde la implementación de Unit4 Business World ERP (Agresso), Heifer ha simplificado los procesos y disfrutado de los beneficios de una solución verdaderamente integrada y global.
Pizarro agrega que, además del proceso simplificado de cerrar los libros y preparar estados financieros consolidados, se eliminan las complejidades de trabajar en un entorno multidivisa debido a capacidades de revalorización de Unit4 Business World ERP (Agresso). Los gerentes ahora toman decisiones basadas en información en tiempo real, un cambio bienvenido de las percepciones y las decisiones de conducción de información obsoleta.
Heifer ha aumentado significativamente la transparencia financiera. Con unos pocos clics, el auditor puede pasar de una declaración resumida a los detalles de una cuenta GL o comprobante AP. Esta misma transparencia asegura que los donantes puedan seguir sus dólares en toda la organización.
En 2015, Heifer recibió los más altos elogios de la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID), en parte porque su sistema puede demostrar el cumplimiento y la capacidad en la gestión de proyectos de varios años.
Resumen
Pizarro estima que Heifer ahorra más de $ 125,000 anualmente desde la implementación de Unit4 Business World ERP (Agresso). Los informes y los cierres de procesos se han reducido significativamente con las capacidades de generación de informes de Unit4 Business World ERP (Agresso) y base de datos centralizada. Pizarro comparte que “ahorramos cientos de horas de mano de obra desde la implementación de Business World. En el pasado, se necesitaron más de 15 personas dos meses para preparar un informe financiero, hoy podemos ejecutar un informe al instante “.
Con Unit4 Business World ERP (Agresso), Heifer International está equipada para proporcionar la transparencia necesaria y la flexibilidad necesaria para crecer y adaptarse en un entorno operacional cambiante.
“Después de tres años de utilizar Unit4 Business World ERP (Agresso), como controlador me siento muy seguro de que podemos proporcionar fácilmente informes financieros de diferentes maneras según los requisitos de nuestros donantes y usuarios. También estoy seguro de que podemos responder, muy rápidamente, a un cambio en nuestro negocio “.
