Excel lleva mucho tiempo con nosotros y seamos sinceros, ¡a todos nos encanta Excel! Pero muchos de nosotros confiamos en Excel para mucho más de lo que se pretendía. Lo cual es comprensible en una época en la que las herramientas van y vienen.
¿Cuál es el problema con Excel?
Excel es una herramienta fantástica y confiable respaldada por un nivel casi omnipresente de familiaridad del usuario. Si se usa bien, es una herramienta de modelado extremadamente poderosa y accesible.
Pero Excel se usa a menudo como una herramienta de administración de datos o contabilidad corporativa, y es entonces cuando comienzan a ocurrir los problemas. El crecimiento de los datos de las empresas para incorporar análisis de cartera, pérdidas y ganancias y componentes de planificación de escenarios comienza a descubrir las limitaciones de Excel. ¿Por qué? Porque fundamentalmente Excel sigue siendo una herramienta bidimensional de contabilidad de productividad personal.
Incluso si sus datos son precisos (y a menudo no lo es, gracias a múltiples entradas y fuentes), los resultados finales aún pueden contener errores debido al proceso de múltiples entradas de varias personas combinado con la forma en que calcula, importa o exporta datos.
Problemas de datos: no es una base de datos
Uno de los mayores conceptos erróneos o usos incorrectos de Excel es como base de datos. Que no es. Y hay varias formas en que esto causa problemas.
Excel no se adapta a su organización ni al trabajo para el que lo está utilizando y no puede cumplir con los estándares de seguridad actuales. Es una herramienta genérica, con supuestos incorporados sobre los tipos de datos. Por ejemplo, las cadenas de texto como SEPT2 y MARCH1 cuando se cargan en Excel tendrán las fechas predeterminadas en su hoja de cálculo.
Estoy usando este ejemplo específico porque esos términos resultan ser los códigos científicos de un par de genes. Increíblemente, un estudio de 2016 de hojas de cálculo disponibles públicamente sobre investigación genética encontró que el 20% de la investigación que utilizó Excel contenía errores, ¡cosas aterradoras!
Entonces, ¿cómo puede confiar en los resultados de un sistema que hace suposiciones sobre sus datos que no ha establecido? Y si no se detectan, estas suposiciones pueden infectar más que la única instancia en la que aparecen, ya que otras celdas, hojas y documentos dependen de ellas.
La dificultad es que no tiene estándares comunes o establecidos para los controles y validaciones de procesos. Más importante aún, no puede crearlos. Si bien puede realizar algunos cambios en cada archivo, Excel no es suyo para adaptarlo a nivel de software. Esto puede resultar en soluciones alternativas notablemente complejas, costosas y que requieren mucho tiempo para desarrollar procesos para ahorrar tiempo y dinero. De hecho, un informe reciente publicado en agosto de 2020 afirma que la comunidad científica ahora está cambiando el nombre de los genes humanos para superar el problema de Excel. Seguramente el software debería estar ahí para apoyarnos, no al revés.
Control de versiones inconsistente y datos faltantes
Como comentamos en nuestro libro electrónico reciente, “las hojas de cálculo de Excel no fueron diseñadas para múltiples usuarios o para realizar numerosas actualizaciones y cambios. Hacer esto aquí tiende a causar confusión, frustración y, lo que es más preocupante, desconfianza en las cifras proporcionadas “.
Hay otros ejemplos bien publicitados que destacan las limitaciones de Excel, y si desea obtener más información, una búsqueda rápida en Internet le proporcionará una gran cantidad de material de lectura. En particular, a los que me refiero con más frecuencia son los límites de 65k filas en versiones anteriores de Excel (cuántas empresas todavía usan esas versiones anteriores; sospecho que más de lo que nos damos cuenta, incluido un número de departamentos gubernamentales), y el colapso de Enron en 2001 donde los investigadores encontraron problemas graves con más de 9.000 hojas de cálculo que contenían más de 20,2 millones de fórmulas.
El acertijo del experto
Incluso cuando Excel funciona bien, eso viene con sus problemas, a menudo en forma de conocimiento experto. Para aprovechar Excel al máximo, se necesitan conocimientos especializados para comprender los tipos de fórmulas que utilizan muchas empresas en la actualidad. Casi se ha convertido en una industria.
De hecho, conozco a alguien que estudió química en la universidad y ahora usa las matemáticas avanzadas aprendidas allí para construir estas fórmulas en la industria de servicios financieros. Esta persona desarrolla modelos de Excel de derivados financieros utilizando modelos matemáticos oscuros y muy avanzados que solo pueden ser entendidos por otras personas muy inteligentes, con la formación adecuada y con experiencia. Y todas esas personas están haciendo lo mismo en roles altamente remunerados: construyendo modelos derivados cada vez más complejos en un marco no auditable rodeado de sistemas de control de riesgos defectuosos (integrados en Excel).
Esto es muy bueno para ellos, pero puede crearle varios problemas.
- Es costoso. Estos tipos de experiencia no están fácilmente disponibles y quienes los poseen pueden cobrar una prima.
- Lleva mucho tiempo. Las soluciones que utilizan estos métodos requieren tiempo para construirse y probarse, lo que afecta su agilidad y capacidad para resolver problemas, y las demoras para crearlos lo mantienen a la defensiva.
- No es práctico. Este punto, y todos los demás anteriores, significan que su gente no puede simplemente usar los datos cuando los necesita. Y lo que es más preocupante, ni siquiera pueden estar seguros de poder confiar en los datos que están usando o en los resultados que producen.
Y, en última instancia, es esta falta de confianza lo que genera preocupación cuando se utiliza Excel para el trabajo equivocado.
El poder de los datos en los que puede confiar y utilizar
El poder de los datos proviene de tener confianza en su precisión y su aplicabilidad a la tarea en cuestión. Las personas deben poder acceder a los datos y utilizarlos al instante y saber que los datos que utilizan y los resultados que ofrecen son precisos para hacer su trabajo, es decir, adecuados para su propósito.
Unit4 ha ayudado a organizaciones como la suya a acceder y utilizar los datos en todo su potencial durante más de 40 años. Y si desea ver cuánto podría lograr su gente con sus datos, eche un vistazo a Unit4 Planificación y análisis financiero (FP&A) hoy mismo.
