Las decisiones de compra tienen un impacto directo en el control de inventario de una empresa y la gestión de niveles precisos de existencias de inventario. Las buenas prácticas de gestión de compras agilizan los procesos de control de compras e inventario para reducir los costos de mantenimiento y garantizar que los niveles de inventario se repongan de manera oportuna.
Muchas empresas invierten recursos significativos en existencias de inventario pero no controlan las compras. La actividad de compras comprende más que simplemente comprar existencias, también implica investigar productos para el negocio, examinar proveedores y fuentes de existencias de inventario, y luego hacer un seguimiento para garantizar que las entregas se reciban a tiempo, en buenas condiciones y en la cantidad correcta.
¿Qué es?
La gestión de compras es una disciplina empresarial que permite a las empresas gestionar las actividades y relaciones que componen las funciones de compra necesarias para hacer negocios. En esencia, la gestión de compras tiene que ver con ahorrar dinero, aumentar las ganancias y es una función importante para cualquier negocio mayorista, de distribución o de fabricación.
La gestión de compras eficiente brinda una excelente oportunidad para que los mayoristas obtengan mayores ganancias al controlar los costos del inventario necesario para operar su negocio. Para ofrecer la mayor rentabilidad a una organización, es fundamental que los productos y servicios se adquieran al mejor precio y calidad disponibles.
Para garantizar los resultados más rentables, las estrategias de compra son necesarias y deben desarrollarse en línea con un ciclo de compra básico para administrar mejor todas las funciones necesarias desde una ubicación centralizada.
Ciclos de compra
Un ciclo de compra muestra los pasos que seguirá una empresa antes de realizar la compra de cualquier producto. Comienza desde el conocimiento de que hay una necesidad de producto, hasta especificar las cantidades requeridas y cuándo se necesitan.
Una vez que se identifica una necesidad de compra, se deben comparar los precios y la calidad de los diferentes productos y el inventario de diferentes proveedores antes de tomar una decisión sobre dónde obtener los bienes. Luego se aprueba una orden de compra; en organizaciones más grandes, muchas requieren la aprobación de más de una persona.
La empresa y el proveedor luego negocian los términos del contrato de compra. En esta etapa del ciclo de compra también se puede determinar si se trata de una venta puntual o de una relación continua con el proveedor elegido.
Cuando el stock se recibe en el negocio, los bienes se cuentan y se inspeccionan para determinar su calidad y luego se registran en el sistema de gestión de inventario de la empresa.
Por qué es importante la gestión de compras
La gestión de compras afecta el flujo de efectivo, los costos de inventario, los problemas contractuales y la disponibilidad del producto. Por lo tanto, es crucial que las empresas tengan un buen proceso para adquirir su inventario.
El principio más básico de la gestión de compras es que los bienes y servicios siempre se deben comprar y entregar al mejor precio posible para ayudar a maximizar las ganancias. Mantener un exceso de inventario cuesta dinero y representa un costo de oportunidad cuando el dinero podría haberse gastado mejor en otra parte.
La gestión de compras es importante porque es importante el proceso de adquirir los bienes correctos, por el precio correcto y en el momento correcto. Si está pagando demasiado por las existencias requeridas en el negocio minorista o de fabricación, puede reducir seriamente sus ganancias.
Beneficios
La gestión de compras es un sistema que crea reglas de aprobación personalizadas que brindan la capacidad de acelerar las aprobaciones y la colocación de pedidos para la recepción oportuna de existencias de inventario.
Agiliza el proceso de control de compras e inventario de una organización para una mayor eficiencia y menores costos.
Solucion de gestión de compras – Unit4 ERP
Proporcione a sus equipos un sistema completo de gestión de compras para respaldar, automatizar y estandarizar todas las fases de su ciclo de pedidos de compra, desde las solicitudes hasta el pago a los proveedores. Obtenga más información sobre la gestión de compras de Unit4 ERP aquí.
