La transformación digital es 80% planificación y 20% implementación. Depende del equipo de TI asegurarse de que las herramientas y las plataformas se ajusten a su propósito y se implementen de una manera que permita que toda su organización logre ese propósito. Es vital que haga las preguntas correctas para cualquier implementación de TI o nueva tecnología, ya sea para un nuevo programa o aplicación o un sistema de TI completamente nuevo. Aquí hay algunos consejos críticos para garantizar que su próxima implementación se realice de la mejor manera posible.
Por qué planificar el cambio es inevitable
El cambio es inevitable, especialmente en los departamentos de TI en 2021. Con el impulso hacia la transformación y el cambio masivo al trabajo remoto que abruma rápidamente a los sistemas heredados, está claro que la única opción será retirar muchos de los sistemas de TI de su organización y reemplazarlos con algo capaz. de manejar la presión, sin romper el banco.
Y, por supuesto, es su trabajo asegurarse de que la nueva herramienta esté instalada y funcione sin problemas. No importa el tamaño o el alcance, ya sea que esté implementando un sistema ERP en toda la empresa que respaldará las operaciones de la organización en los próximos años, fusionando sistemas ERP heredados con tecnología moderna o simplemente actualizando a Office 365: la implementación sin problemas suele ser más fácil dicho que hecho.
Qué preguntar antes de su implementación de TI
Para ayudarlo en el camino, hemos compilado esta lista de preguntas que debe hacerse, a usted mismo, a su equipo de liderazgo y a sus usuarios, para facilitar el proceso de su próximo proyecto de implementación de TI.
1. ¿Qué problema estamos planeando resolver?
Esta es la pregunta más crítica que debe hacerse antes de emprender cualquier proyecto importante. Conocer el problema que está abordando contribuye en gran medida a prevenir el avance del alcance, identificar áreas naturales de responsabilidad y rendición de cuentas para su equipo y otros, e identificar la herramienta adecuada para el trabajo. Si no puede obtener una respuesta clara a esta pregunta, es una buena señal de que todos deben tomarse un descanso y tener una conversación seria sobre lo que está tratando de lograr.
2. ¿Cuáles son las implicaciones de no hacer nada?
El problema puede estar causando dolor, pero a veces el dolor de resolver un problema puede ser mayor que el dolor del problema mismo. Algunos problemas simplemente se pueden tratar a largo plazo. Antes de comenzar, es vital determinar si el mejor curso de acción es realmente no actuar.
3. ¿Cuál es nuestra visión de la solución?
Una visión estratégica de la solución (cómo interactuará con el resto de su ecosistema, la funcionalidad que proporcionará y el costo y beneficio total que representará) es tan vital para una implementación fluida como muchas de las decisiones técnicas complejas que debe tomar. hacer. Refinar su visión también le permitirá comenzar a reorientar sus procesos para adaptarse a nuevos sistemas.
4. ¿Todos en su equipo están a bordo?
La falta de aceptación por parte de TI expone a su organización a la pérdida de tiempo del usuario final y la exposición a riesgos innecesarios. Una implementación deficiente significa un mal funcionamiento, poca seguridad y una mala asignación de recursos. Asegúrese de que todo su equipo esté listo para entregar antes de dar el paso.
5. ¿Todos los líderes están de acuerdo?
El liderazgo organizacional siempre debe proporcionar la visión y el impulso para el cambio, especialmente porque sin su participación directa, será un desafío impulsar la adopción en todos los niveles y alinear los equipos con las nuevas prioridades estratégicas. Asegúrese de que sus colegas senior estén de su lado.
6. ¿Cómo estableceremos el equipo del proyecto de implementación?
Una de las fuentes más comunes de fracaso de las iniciativas de cambio dentro y fuera de TI es la falta de recursos apropiados. Puede llevar a cabo algunas implementaciones de TI junto con las tareas habituales del día a día. Otros, como los reemplazos de ERP a gran escala, pueden requerir un equipo de proyecto dedicado que pase un período prolongado trabajando únicamente en la tarea en cuestión. Tendrá que decidir qué enfoque es adecuado para cada proyecto que maneje. Puede leer más sobre la implementación de ERP en la nube en este artículo de preguntas frecuentes.
7. ¿Quién será el propietario de la implementación? ¿A nosotros? ¿El vendedor? ¿Consultores externos?
Según el tamaño y la complejidad de su nuevo sistema, las personas responsables del éxito pueden cambiar. Puede confiar en consultores externos para que tomen la iniciativa y permitan que sus equipos se concentren en el día a día. O incluso el apoyo de los equipos del proveedor. En particular, las personas responsables de liderar el proyecto no pueden permitirse el lujo de distraerse con la lucha contra incendios del día a día.
8. ¿Dónde es probable que veamos resistencia por parte de la base de usuarios?
La resistencia no es algo que simplemente puedas cortar de raíz. Es una característica inevitable de la mayoría de los proyectos de cambio. Surge porque las condiciones y necesidades sobre el terreno a menudo dificultan la adopción de nuevas herramientas, incluso si existe un fuerte apetito por el cambio. Hable con sus usuarios e identifique los cuellos de botella, y le resultará mucho más fácil superarlos.
9. ¿Estamos haciendo esto, o simplemente hablando de ello?
La comunicación no es necesariamente igual a la ejecución. Es muy fácil para el liderazgo asumir que la implementación se realizará automáticamente una vez que hayan dado una orden. Para asegurarse de que esto no suceda (y que la implementación sí), deberá involucrar activamente a todos los niveles de la organización con regularidad para controlar el proceso y asegurarse de que todos entiendan lo que se espera de ellos, cómo pueden hacerlo. y adónde ir si sienten que necesitan apoyo.
La implementación de software tiene que ver con la experiencia de las personas
Experiencia. De eso se trata el software. Al final del día, es un medio de brindar una experiencia a un usuario que le permite hacer algo que quiere hacer. Y esa experiencia debería involucrarlos en lugar de enfurecerlos.
Pero también se trata del tipo de experiencia que tienen las personas que trabajan en la implementación, no solo del conocimiento que tienen, sino de cómo se siente vivir el proyecto.
Para que tanto el proceso como el resultado sean correctos, debe adoptar un enfoque distintivo para diseñar e implementar software empresarial.
