Las organizaciones sin fines de lucro enfrentan desafíos únicos cuando se trata de administrar operaciones y finanzas. Con recursos limitados y la necesidad de ser transparente para las partes interesadas, puede ser difícil mantener información precisa y actualizada. Afortunadamente, la tecnología ha hecho posible agilizar estos procesos con una solución ERP (Enterprise Resource Planning) que aborda las necesidades y desafíos únicos de las organizaciones sin fines de lucro.
Aquí hay 5 disciplinas de gestión clave que una organización sin fines de lucro puede utilizar con una solución ERP:
1. Gestión de donantes
Uno de los desafíos clave que enfrentan las organizaciones sin fines de lucro es hacer un seguimiento de sus donantes. Esto incluye el seguimiento de la información personal del donante, el historial de donaciones, las preferencias de donación y las preferencias de comunicación. Una solución ERP puede proporcionar una base de datos centralizada que permite a las organizaciones sin fines de lucro administrar toda la información de los donantes en un solo lugar. Un sistema ERP también permite a las organizaciones sin fines de lucro automatizar sus procesos de donación. Esto incluye todo, desde generar cartas de agradecimiento y recibos de impuestos hasta procesar donaciones en línea y configurar donaciones recurrentes. Al automatizar estos procesos, las organizaciones sin fines de lucro pueden reducir los errores manuales y mejorar la eficiencia de sus operaciones.
Los sistemas ERP también brindan sólidas capacidades de informes y análisis que permiten a las organizaciones sin fines de lucro rastrear y medir la efectividad de sus esfuerzos de recaudación de fondos. Al analizar los datos sobre la demografía de los donantes, los patrones de donación y los tipos de donaciones, las organizaciones sin fines de lucro pueden desarrollar campañas de recaudación de fondos específicas que resuenen con sus seguidores.
Los sistemas ERP pueden ayudar a las organizaciones sin fines de lucro a mantener el cumplimiento de las reglamentaciones pertinentes, como el Reglamento general de protección de datos (GDPR). Al automatizar la gestión del consentimiento de los donantes y las preferencias de comunicación, las organizaciones sin fines de lucro pueden asegurarse de enviar comunicaciones atractivas y que cumplan con la ley a sus donantes.
2. Gestión de subvenciones y proyectos
El software ERP puede agilizar el proceso de gestión de subvenciones y proyectos al permitir que las organizaciones sin fines de lucro realicen un seguimiento de la financiación, los presupuestos, los plazos y los resultados. Al mantener todos los datos relacionados con las subvenciones y los proyectos en un sistema central, el personal puede acceder rápida y fácilmente a información importante y asegurarse de que se cumplan los requisitos de la subvención.
Las soluciones ERP también pueden automatizar tareas como el seguimiento de proyectos, la facturación y el seguimiento de presupuestos, lo que facilita que el personal se concentre en sus responsabilidades principales. Por ejemplo, la solución ERP puede enviar automáticamente recordatorios al personal sobre los plazos relacionados con las subvenciones, lo que reduce el riesgo de incumplimiento de los plazos que podrían afectar negativamente a la financiación de las subvenciones.
Las organizaciones sin fines de lucro también pueden usar soluciones ERP para monitorear y rastrear el progreso de un proyecto en tiempo real, asegurando que se mantengan al día y entreguen resultados a tiempo y dentro del presupuesto. Al proporcionar este nivel de transparencia y visibilidad, se puede generar confianza y rendición de cuentas con los donantes y las agencias de financiación, mejorando así sus posibilidades de obtener financiación en el futuro.
Las soluciones ERP permiten a las organizaciones sin fines de lucro generar informes completos sobre subvenciones y proyectos, proporcionando a los financiadores datos claros y precisos sobre los resultados del proyecto o programa. Esto ayuda a las organizaciones sin fines de lucro a evaluar su impacto y tomar decisiones basadas en datos sobre futuras solicitudes de subvenciones.
3. Gestión Contable de Fondos
Como organización sin fines de lucro, la administración de fondos es crucial para la sustentabilidad y el crecimiento, y requieren características de contabilidad especializadas para administrar múltiples fuentes de financiamiento, subvenciones y fondos restringidos. Con una solución ERP, puede optimizar y automatizar sus procesos de contabilidad de fondos, lo que le permite tomar decisiones financieras informadas y optimizar sus operaciones.
Uno de los beneficios clave de usar una solución ERP para la administración de contabilidad de fondos es la capacidad de rastrear y administrar fondos fácilmente, ya que le permite crear y administrar múltiples fondos, asignar presupuestos y realizar un seguimiento de los gastos e ingresos de cada fondo.
Las soluciones ERP también brindan capacidades avanzadas de informes y análisis, lo que le permite obtener información sobre su desempeño financiero y tomar decisiones basadas en datos. Puede generar informes detallados sobre sus ingresos y gastos, monitorear su flujo de efectivo e identificar áreas donde puede reducir costos o aumentar los ingresos.
Otra ventaja de utilizar una solución ERP para la gestión de la contabilidad de fondos es la transparencia y la rendición de cuentas mejoradas. Los donantes y otras partes interesadas quieren saber que sus fondos se utilizan de manera adecuada y eficaz. Con una solución ERP, puede rastrear e informar fácilmente cómo se utilizan los fondos, asegurándose de cumplir con las regulaciones y satisfacer las expectativas de las partes interesadas.
Además, una solución ERP puede ayudarlo a reducir el riesgo de errores y fraudes en sus procesos financieros. Al automatizar las tareas repetitivas, como la entrada y la reconciliación de datos, puede minimizar el riesgo de error humano y liberar a su personal para que se concentre en tareas de mayor valor.
4. Gestión de membresía y voluntariado
La membresía y la gestión de voluntarios son esenciales para cualquier organización sin fines de lucro. Con una solución ERP, las organizaciones sin fines de lucro pueden administrar fácilmente a sus miembros y voluntarios, realizando un seguimiento de su información personal, funciones y actividades.
El sistema ERP permite a las organizaciones sin fines de lucro crear una base de datos de miembros y voluntarios, a la que los miembros del personal pueden acceder y actualizar fácilmente. Esta base de datos incluye toda la información necesaria sobre los voluntarios, como sus datos de contacto, intereses, habilidades y disponibilidad. Las organizaciones sin fines de lucro pueden usar estos datos para asignar voluntarios a diferentes tareas, proyectos o eventos según su disponibilidad y habilidades.
Una solución ERP también permite a las organizaciones sin fines de lucro realizar un seguimiento de las horas trabajadas como voluntarios y generar informes, que pueden usarse para solicitudes de subvenciones u otros fines. Con esta función, las organizaciones sin fines de lucro pueden medir el impacto de sus voluntarios en sus programas y servicios.
Otro aspecto importante de la gestión de membresía es la capacidad de comunicarse con miembros y voluntarios. Una solución ERP puede ayudar a las organizaciones sin fines de lucro a involucrar a sus miembros y voluntarios mediante el envío de correos electrónicos o boletines personalizados. El sistema también puede generar recordatorios sobre próximos eventos o fechas límite, lo que garantiza que todos se mantengan informados y conectados.
5. Gestión de eventos y campañas
Las organizaciones sin fines de lucro dependen en gran medida de los eventos y campañas para involucrar a los donantes y simpatizantes, difundir la conciencia sobre su causa y recaudar fondos. Sin embargo, administrar eventos y campañas puede ser una tarea desalentadora, especialmente cuando intenta hacer malabarismos con varias iniciativas a la vez. Ahí es donde entra en juego una solución ERP. Con su módulo integral de gestión de eventos y campañas, un ERP puede optimizar la planificación, ejecución y evaluación de los eventos y campañas de su organización sin fines de lucro.
Aquí hay algunas formas en que ERP puede ayudar a su organización sin fines de lucro a administrar eventos y campañas:
- Optimice la planificación y ejecución de eventos
Una solución ERP le permite crear, administrar y realizar un seguimiento de los eventos de principio a fin. Puede automatizar tareas como la programación, el envío de invitaciones, la gestión de confirmaciones de asistencia y la asignación de tareas a los miembros del equipo. También puede crear presupuestos de eventos y realizar un seguimiento de los gastos, asegurándose de que su evento se mantenga dentro del presupuesto.
- Administre fácilmente voluntarios y donantes
Una solución ERP puede ayudarlo a administrar su base de datos de voluntarios y donantes, lo que le permite rastrear fácilmente quién se ha registrado como voluntario en su evento o quién ha donado. Esta información es esencial para la planificación eficaz de eventos y la gestión de donantes.
- Proporcionar una plataforma centralizada para la comunicación.
Con ERP, puede comunicarse fácilmente con los miembros de su equipo, voluntarios y donantes a través de una plataforma centralizada. Esto asegura que todos estén en la misma página y ayuda a reducir la falta de comunicación y los errores.
- Medir el éxito de eventos y campañas
Una solución ERP puede ayudarlo a evaluar el éxito de sus eventos y campañas mediante el seguimiento de métricas clave como la asistencia, los ingresos y los niveles de participación. Esta información es crucial para determinar qué funciona y qué no, para que pueda refinar sus estrategias para futuros eventos y campañas.
Cómo puede ayudar Unit4
Unit4 ha estado creando y entregando software empresarial a organizaciones sin fines de lucro durante más de 40 años. Nuestras soluciones ERP, FP&A, HCM y S2C basadas en la nube pueden ayudar a su organización sin fines de lucro a administrar eventos y campañas de manera más efectiva, lo que le permite concentrarse en lo que realmente importa: promover su causa. Con las herramientas y estrategias adecuadas, su organización sin fines de lucro puede atraer a más seguidores, recaudar más fondos y tener un mayor impacto en su comunidad y más allá.
Traducido desde https://www.unit4.com/blog/5-key-management-disciplines-erp-solution-can-improve-nonprofits
