Los proyectos de implementación de TI a gran escala a menudo requieren una gran cantidad de mano de obra, recursos financieros y técnicos, y varios meses para completarse. La implementación de ERP no es diferente.
Sin embargo, hay algunos pasos que puede seguir antes de comenzar un proyecto de implementación de un ERP. Como cualquier otra actividad en la vida, la preparación y alistamiento son factores clave que conducen al éxito de la implementación.
Las siguientes actividades se pueden realizar con anticipación para la implementación de un erp. Tomar la iniciativa de seguir estos pasos antes del acuerdo final ayudará a acelerar el proyecto y enviará un mensaje positivo a todas las partes de la organización que están involucradas.
Determine sus requisitos de personal para la implementación erp
Uno de los factores más importantes para el éxito de su implementación es estructurar su equipo, y es vital determinae esta estructura (y sus miembros) de antemano. ¿Quiénes participarán y de qué parte(s) del proyecto serán responsables, o tendrán que rendir cuentas? ¿Qué obstáculos deberán eliminarse y quién se encargará de eliminarlos? ¿Quién será en última instancia responsable de establecer las fases del proyecto, asignar tareas y garantizar que el proyecto se entregue a tiempo? Prepare a su equipo de antemano para el esfuerzo.
Desarrollar una estrategia de gestión del cambio
El cambio es difícil incluso cuando es inevitable (tanto para las personas como para las organizaciones). Es importante que piense en su ERP como un programa para la gestión del cambio y desarrolle paralelamente una estrategia que respalde esa gestión del cambio entre el liderazgo y los equipos de trabajo. El liderazgo organizacional siempre debe proporcionar la visión y el impulso para el cambio, especialmente porque sin él, será difícil lograr su adopción en todos los niveles y alinear los equipos con las nuevas prioridades estratégicas. Asegúrese de que aquellos colegas que están por encima de usted estén de su lado. Su equipo de TI también debe estar involucrado y comprometido, ya que su participación será esencial para minimizar el riesgo y garantizar que los usuarios finales tengan acceso a las herramientas con las que necesitarán trabajar de manera correcta durante todo el proceso.
Más allá de esto, deberá ser consciente de que la resistencia al cambio es una parte natural del proceso. Una parte que surge porque, incluso aún cuando hay un apetito por mejores herramientas, las condiciones del terreno a menudo dificultan su adopción. Hable con sus usuarios e identifique los cuellos de botella, así le resultará mucho más fácil superarlos.
Identifique sus sistemas actuales y los cambios que requerirán
¿Qué sistemas está usando actualmente? ¿Cuál de ellos deberá reemplazarse o integrarse con su nuevo sistema ERP? Tradicionalmente, este sería el momento de considerar cómo se integrarían sus sistemas heredados con su nuevo y brillante ERP. Sin embargo, con cada vez más empresas eligiendo implementar en la nube, esto se hace menos preocupante. En su lugar, debe identificar cómo el moverse a la nube cambiará la forma en que su gente interactúa con las herramientas de las que dependen ahora y considerar cómo agiliza la curva de aprendizaje a través de la planificación del proyecto y los programas de capacitación.
Prepárese para la migración de datos
La migración de datos es una actividad clave en cualquier implementación. La frase popular «basura entra – basura sale» es válida para todos los sistemas. Por lo tanto, es necesario planificar cuidadosamente cómo va a extraer y migrar sus datos para que el nuevo sistema ERP tenga un buen comienzo.
Como se mencionó anteriormente, la creciente prominencia de las soluciones en la nube hace que algunos desafíos de la migración sean cosa del pasado, a la vez que presenta nuevos desafíos particulares. Deberá, por ejemplo, diseñar políticas claras en torno a dónde su nueva solución almacena los datos para permanecer en el lado correcto de las reglas regulatorias y de cumplimiento y también deberá asegurarse de que su nueva plataforma pueda recopilar datos cómodamente de una plétora de diferentes fuentes.
Identificar los procesos existentes y cómo la implementación erp afectará su buen funcionamiento
El proyecto de implementación no se trata solo de TI. De hecho, se trata principalmente de sus procesos comerciales.
En la preparación para la fase de diseño del proyecto, invierta algo de tiempo en hablar con los empleados sobre el terreno y trazar un mapa de los procesos de los que ellos dependen para realizar su trabajo. Esto le ayudará a identificar los procesos críticos para el buen funcionamiento operativo y a planificar formas de mantenerlos en línea a lo largo del tiempo de implementación. Así evitará la pérdida de tiempo e ingresos y ayudará a mantener a su gente comprometida con el cambio.
Tómese el tiempo para pensar en su visión de éxito
Antes de un esfuerzo de implementación, hay muchas cosas adicionales que puede hacer más allá de lo que hemos discutido aquí, como preparar capacitaciones, planes y más. Pero un paso que a menudo se pasa por alto, y que es sin duda esencial, es la elaboración de una visión para su éxito, que incluye establecer firmemente qué problemas espera que resuelva su nuevo ERP, cuáles son las implicaciones de no hacer nada y, lo que es más importante, quién será el propietario del proyecto.
Una visión estratégica sólida para su proyecto lo ayudará a determinar cómo su nuevo ERP interactuará con el resto de su ecosistema, la funcionalidad que brindará y el costo total y el beneficio que representará. Esto también lo ayudará a comprender el alcance del trabajo, ya sea que necesite o no ayuda externa, y le dará una idea realista de qué tan listo está para activar la implementación antes de comenzar.
Implementación ERP GCON4
GCON4 es un partner oficial de Unit4. El equipo de expertos consultores de GCON4 conoce Unit4 ERP (antes Agresso o Unit4 Business World) en profundidad. Nuestra metodología probada de implementación ERP Unit4 se adapta a las distintas necesidades de tu sector.
