Los estados financieros precisos son esenciales para comunicar el desempeño y la posición financiera de su organización. Asegúrese de comprender cómo evitar errores, incluidos los errores comunes de balance de prueba, para mantener sus informes financieros completos y precisos.
La información financiera es mucho más que un conjunto de estados financieros precisos. Los errores en sus datos pueden propagarse para afectar los pronósticos de rendimiento, la inversión en nuevas capacidades y la planificación estratégica. Por eso es tan importante comprender las causas de los errores en los balances y las razones por las que algunas organizaciones pueden tener problemas para crear informes financieros precisos.
El resultado es que muchas de las prácticas de larga data en contabilidad son producto de eras pasadas, cuando las entradas manuales eran necesarias y el software de contabilidad tenía una funcionalidad limitada. Ahora es el momento de repensar su enfoque de los informes financieros, para reducir los errores en los estados financieros y convertir su contabilidad en una fuente de fortaleza.
El problema con el balance de prueba
Una fuente de problemas de contabilidad se origina en errores de balance de prueba. El balance de comprobación es un informe interno que se origina en la era de la contabilidad por partida doble utilizando sistemas de contabilidad manual. El balance de prueba enumera los saldos en cada una de las cuentas del libro mayor general de la organización, con saldos de débito y crédito enumerados en columnas separadas. El total de estas columnas debe ser idéntico, y si los totales difieren, indica un problema.
El balance de comprobación no es un estado financiero. En cambio, es el canario proverbial en una mina de carbón: una prueba para determinar si algo salió mal entre el diario y el balance de comprobación.
El software de contabilidad moderno puede casi eliminar los errores de balance de prueba. Pero el balance de prueba todavía tiene un papel importante, especialmente para crear estados financieros ajustados y precisos. Los auditores y contadores suelen utilizar el balance de prueba y el libro mayor para demostrar que no hay errores en el balance después de realizar los ajustes propuestos, que a menudo son necesarios para que el balance cumpla con los marcos contables como GAAP o IFRS.
Debido a que los errores del balance de comprobación pueden afectar a muchas organizaciones que utilizan procesos contables tradicionales, es importante comprender los tipos de errores en el balance de comprobación. Luego, considere las formas en que el software moderno de administración financiera y contabilidad puede transformar de manera más fundamental al equipo de finanzas y contabilidad de mirar hacia atrás a avanzar hacia el futuro.
Tipos de errores en el balance de prueba
Si un balance de prueba no se “equilibra”, si los saldos de débito y crédito de cada una de sus cuentas del libro mayor general no son iguales, indica un error en algún lugar entre el diario y el balance de prueba.
Los errores de balance de prueba son relativamente comunes. Y no todos los errores son fáciles de detectar en el balance de prueba, incluso si causarán errores en los estados financieros más adelante en el proceso. Los errores comunes incluyen:
- Entradas hechas dos veces. Si se realiza una entrada dos veces, el balance de comprobación seguirá estando en equilibrio, lo que hace que este error sea difícil de detectar.
- Entradas faltantes. Si, para empezar, no se hizo una entrada en un balance de comprobación, no sabrá cómo buscarla.
- Entradas a la cuenta incorrecta. Puede ser un desafío detectar una cuenta con un saldo erróneo a menos que el error sea tan grande que sea obvio.
- Entradas invertidas. Una entrada para un débito puede registrarse erróneamente como un crédito, o viceversa.
- Números transpuestos. La entrada manual de datos puede provocar que se cambien los dígitos de un número.
- Entradas desbalanceadas. Esto es común en los sistemas manuales pero imposible con el software financiero moderno que rechaza las entradas desequilibradas.
El software moderno de administración financiera y contabilidad puede eliminar fácilmente la mayoría de los errores de balance de prueba, lo que lleva a una producción más rápida de estados financieros precisos. Echemos un vistazo a cómo un nuevo enfoque puede conducir a menos errores en los estados financieros, al mismo tiempo que convierte a los equipos financieros en una fuente de información para una mejor toma de decisiones.
Un solo modelo financiero
El software de gestión financiera debería agilizar y automatizar sus procesos financieros, desde la contabilidad y las adquisiciones hasta la elaboración de informes y análisis, para ofrecer un mayor cumplimiento y un gobierno corporativo más sólido.
Un enfoque transformador es cambiar a un sistema de contabilidad de un solo libro mayor (unificado). Esto elimina los subsistemas y los libros auxiliares y, con el cambio, también elimina el proceso de espera y conciliación. A diferencia de los diseños más tradicionales por lotes o de módulos múltiples, que pueden introducir errores en los estados financieros, un sistema de libro mayor reúne el libro mayor y todos los libros auxiliares en un solo sistema y un modelo financiero multidimensional. Este diseño de sistema único lleva a eliminar los retrasos de tiempo, los libros auxiliares, la fragmentación de datos y la necesidad de conciliar diferentes módulos.
Sin necesidad de integración entre subsistemas, los datos comerciales en sus libros mayores son consistentes, siempre en equilibrio y siempre actualizados.
Tres formas de entregar estados financieros precisos
Considere cómo un nuevo enfoque que utiliza soluciones modernas de contabilidad digital puede brindar informes financieros más precisos. Los beneficios van más allá de eliminar errores de balance; sus nuevas capacidades pueden transformar el papel de la gestión financiera y la contabilidad para convertirse en asesores de confianza.
Aproveche la IA y la inteligencia empresarial
El software adecuado puede liberar el tiempo de sus equipos con inteligencia artificial y capacidades de inteligencia empresarial de autoservicio. Simplifique el trabajo diario de su gente y haga más efectivos sus esfuerzos para reducir y eliminar errores en los estados financieros. La automatización de las tareas administrativas mejora los flujos de trabajo y reduce la posibilidad de errores con la entrada manual de datos.
Cuando sus sistemas están conectados, las herramientas de automatización y autoservicio pueden habilitar informes y análisis y procesos fluidos y colaborativos en todas las funciones y niveles. Los participantes en todos los niveles están facultados para analizar datos y corregir errores para entregar informes financieros precisos.
Haga coincidir su contabilidad con las necesidades de su negocio
Su negocio se ejecuta en tiempo real, su contabilidad también debería hacerlo. Las organizaciones dinámicas y centradas en las personas necesitan dos capacidades clave de su software de contabilidad e informes financieros.
Primero, un sistema que ofrece datos en tiempo real a todas las partes interesadas financieras. Un único sistema de contabilidad significa que puede realizar cambios solo una vez y verlos completos en todas partes, para obtener información financiera en tiempo real que siempre está en equilibrio.
En segundo lugar, software que funciona donde y como trabajas. Eso significa elegir un software de planificación financiera integrado que sea «multi-todo»: multipaís, empresa, moneda, idioma, línea de productos y más. Esta capacidad le permite cumplir con los requisitos contables locales específicos y mantener la coherencia, la visibilidad y el control globales.
Analice, informe y comparta datos más rápido
Puede reducir los errores con una mayor visibilidad. El software financiero y de contabilidad debería permitirle analizar, informar y compartir sus datos de forma rápida y sencilla. El desglose en tiempo real desde los saldos de alto nivel hasta los documentos fuente originales lo ayuda a detectar inconsistencias que conducen a errores en los estados financieros.
Aproveche la revolución del análisis en memoria con software que le permite buscar todos los datos financieros mucho más rápido, incluidas hojas de cálculo, bases de datos departamentales e incluso fuentes de información externas.
Aprende más
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