En todo el mundo, las organizaciones sin fines de lucro extienden su influencia a varios sectores, incluidas las actividades ambientales, educativas, deportivas, científicas, religiosas y comerciales. Las organizaciones sin fines de lucro se enfocan en operaciones que benefician a los usuarios de sus servicios, no en ganar dinero. Las leyes que rigen las organizaciones exentas de impuestos, como las organizaciones sin fines de lucro, crean la necesidad de un software de contabilidad específico. El software de contabilidad sin fines de lucro se enfoca en la financiación y ayuda a las organizaciones a administrar sus finanzas de manera transparente, para que los donantes comprendan cómo se utilizan sus contribuciones. También se necesitan informes contables especiales para garantizar el cumplimiento de las reglamentaciones.
Muchas organizaciones sin fines de lucro no asignan recursos para que un contador profesional administre sus finanzas. En su lugar, asignan la tarea a un miembro del personal o voluntario no capacitado. Entonces pueden correr el riesgo de actividad fraudulenta si la contabilidad y la contabilidad no se manejan con cuidado. Esto a menudo no es intencional debido a la falta de supervisión o experiencia. Los voluntarios, que a menudo constituyen una gran parte del personal de una organización sin fines de lucro, pueden dejar una organización con poca antelación, lo que puede generar lagunas en el mantenimiento de registros.
Entonces, ¿cuál es la mejor manera para que las organizaciones sin fines de lucro simplifiquen su contabilidad y al mismo tiempo se aseguren de cumplir con todas las áreas? Aquí analizamos los conceptos básicos de la contabilidad para organizaciones sin fines de lucro y cómo el uso de un software inteligente de análisis y planificación financiera basado en la nube puede eliminar el dolor de la administración de cuentas.
No importa quién administre los libros; todas las organizaciones sin fines de lucro necesitarán usar un programa de contabilidad para realizar un seguimiento de todo y asegurarse de que estén preparados cuando llegue la temporada de impuestos. Las organizaciones sin fines de lucro deben buscar un software de contabilidad que cubra la contabilidad y la contabilidad general, así como las necesidades específicas de las organizaciones sin fines de lucro, como la gestión de donantes, la gestión del cumplimiento y la gestión de subvenciones.
Para los aspectos básicos de la contabilidad sin fines de lucro, que diferirá ligeramente de un país a otro, los procesos generales deben incluir actividades como establecer un presupuesto, analizar registros y estados financieros, registrar transacciones como donaciones en especie, administrar varias cuentas bancarias, conciliaciones bancarias y contabilidad de fondos y teneduría de libros.
Presupuestos
Las organizaciones con fines de lucro establecen un presupuesto para ayudar a determinar cómo se utilizarán las ganancias para alcanzar los objetivos comerciales y cómo se asignará el dinero. Un presupuesto puede verse un poco diferente para las organizaciones sin fines de lucro, ya que generan ingresos a partir de donaciones y subvenciones. Un presupuesto es una guía que puede ayudar a una organización sin fines de lucro a planificar para el futuro y evaluar su salud financiera actual.
El presupuesto se revisará y comparará con el flujo de efectivo y los gastos reales para determinar si se están desarrollando según lo esperado durante el año, y puede ser necesario modificar el presupuesto durante el año. Los presupuestos pueden incluso ser solicitados por partes involucradas en transacciones financieras con organizaciones sin fines de lucro, como bancos, o por donantes o donantes que estén considerando un regalo para la organización sin fines de lucro. Los ingresos y gastos esperados indicarán de dónde provendrá el dinero, ya sea a través de contribuciones corporativas, donaciones en especie, trabajo voluntario u otros programas. Al mismo tiempo, los gastos ayudarán a realizar un seguimiento de dónde gastan el dinero las organizaciones sin fines de lucro, incluida la nómina, los programas y los eventos.
Registros y estados financieros
Al igual que con los negocios regulares, los registros y estados financieros ayudan a realizar un seguimiento de todos los ingresos generados por la organización, dónde se gastaron y cómo llegaron allí. Los estados financieros pueden parecer solo números en hojas de cálculo o datos contables complejos sin fines de lucro, pero la información que se incluye en estos documentos es lo que hace posible que una organización sin fines de lucro prospere. ¡Son donaciones, suministros y subvenciones que permiten que una organización sin fines de lucro siga cambiando el mundo!
Los estados son esenciales para el cumplimiento financiero continuo. En aras de la contabilidad y los impuestos, las organizaciones sin fines de lucro deben usar herramientas digitales que les ayuden a administrar y controlar sus estados financieros de manera más fluida. En última instancia, estos extractos actúan para llevar un registro de todas las cuentas y gastos generados a lo largo del tiempo.
- Hoja de balance
Para las organizaciones exentas de impuestos, el balance también se conoce como el estado de situación financiera. Esta declaración muestra lo que la empresa posee y debe en una fecha específica. Piense en ello como una imagen de la situación financiera en un momento dado.
- Estado de resultados
Un estado de resultados es también un estado de actividades para organizaciones sin fines de lucro. Mostrará toda la actividad financiera de la organización y el resultado financiero de su trabajo. A diferencia del balance general, que es una imagen de un solo momento, un estado de resultados muestra lo que sucede durante un período de tiempo (el año contable). La ecuación básica utilizada para esta declaración es ingresos – gastos = cambio en los activos netos.
Esencialmente: Fondos entrantes – el costo de operar la organización sin fines de lucro = fondos disponibles para continuar con las operaciones.
- Estado de flujos de efectivo
El estado de flujos de efectivo rastrea el efectivo que entra y sale de la organización. Es útil porque explicará los ingresos y gastos registrados en los estados anteriores. Se divide en actividades de operación, inversión y financiación.
- Estado de Gastos Funcionales
El estado de gastos funcionales es exclusivo de organizaciones sin fines de lucro y muestra los gastos de cada área funcional de la organización, como programas, recaudación de fondos y administración. Los gastos enumerados en esta declaración se desglosan aún más para enumerar los gastos exactos. Algunos ejemplos incluyen salarios, eventos y costos administrativos.
Manejo de cuentas bancarias
Muchas organizaciones sin fines de lucro pueden tener una o dos cuentas bancarias cuando comienzan, pero con el tiempo, a medida que la organización crece, se requerirán diferentes cuentas bancarias para diferentes actividades. Algunos tendrán una cuenta básica así como una cuenta de ahorros para emergencias. Las instituciones financieras a menudo ofrecen cuentas personalizadas para organizaciones sin fines de lucro que actúan como cuentas comerciales regulares pero que se han personalizado para organizaciones sin fines de lucro. Tener diferentes cuentas bancarias para diferentes transacciones minimiza la complejidad de la contabilidad para las organizaciones sin fines de lucro.
Conciliaciones bancarias
Una conciliación bancaria es simplemente el proceso de verificar si las transacciones completadas en una cuenta bancaria específica se alinean con las registradas en los estados financieros. Esto ayuda a realizar un seguimiento de las compras y los gastos que pueden estar exentos de impuestos o que se presentan y contabilizan de manera diferente.
Contabilidad de fondos y teneduría de libros
La contabilidad de fondos y la teneduría de libros es donde la mayoría de las organizaciones sin fines de lucro organizan sus transacciones o estados financieros y monetarios en un solo lugar. En lugar de tener diferentes libros de contabilidad que ayuden a realizar un seguimiento de las diversas transacciones realizadas por la organización sin fines de lucro, algunas organizaciones utilizan software automatizado y programas computarizados para ayudar a mantener todos sus procedimientos financieros en un lugar seguro.
Tecnología
Muchas organizaciones sin fines de lucro usan tecnología para su contabilidad y contabilidad con soluciones adaptadas a sus necesidades específicas y estado de exención de impuestos. No solo les ayuda a garantizar una mayor credibilidad financiera, sino que les permite alinear sus procedimientos financieros con sus misiones y factores regulatorios.
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Traducido de https://www.unit4.com/blog/easy-accounting-nonprofit-organizations
