Comencemos con lo básico: ¿qué es ERP?
Los sistemas de planificación de recursos empresariales son aplicaciones diseñadas para automatizar y agilizar los procesos comerciales centrales al mismo tiempo que brindan información, controles internos y asistencia en el flujo de trabajo. Efectivamente, su ERP es una gran base de datos central y las herramientas que le permiten ver y realizar operaciones con los almacenes de datos.
La lógica de un sistema ERP es bastante simple: el trabajo y la administración de su organización generalmente requerirán aportes de varias personas y partes interesadas con diferentes roles funcionales, responsabilidades y experiencia. Hacer esto se vuelve tedioso en el mejor de los casos y contraproducente en el peor cuando los datos clave de su organización se distribuyen en varios sistemas diferentes y se guardan en docenas de hojas de cálculo de Excel diferentes. El trabajo de ERP es eliminar las redundancias inherentes a sus sistemas al centralizar los datos en un solo repositorio (y, con suerte, eliminar las duplicaciones y los errores que pueden ocurrir en las diferentes versiones de los datos almacenados en esos sistemas en el proceso).
El trabajo de su sistema ERP es evitar que su organización sea estrangulada por sus propios procesos a medida que crece y evoluciona mientras lo ayuda a ver la gama completa de entradas, causas y efectos de varias acciones y procesos en cada parte de su ecosistema de organización general. Al compilar su información en una base de datos central que actúa como una única fuente de verdad, su sistema ERP otorga a los líderes, gerentes y colaboradores individuales visibilidad de todos los procesos y flujos de trabajo en todos los departamentos y lo ayuda a analizar escenarios, descubrir mejoras potenciales y crear enormes ganancias tanto en eficiencia como en productividad.
Dicho todo esto, ERP puede ser un concepto confuso porque no describe una herramienta o aplicación de software independiente. Una plataforma ERP generalmente comprende varios modelos diferentes, cada uno de los cuales realiza un conjunto específico de funciones. Cada uno de estos módulos accede a la base de datos central para buscar, agregar, cambiar o eliminar información según sea necesario.
¿Cómo funcionan los sistemas ERP?
Los sistemas ERP, como sugiere su nombre, están diseñados para ayudar a las organizaciones a administrar y planificar su asignación de recursos mediante la automatización y la optimización de los flujos de trabajo administrativos rutinarios.
Un ERP configurado para las necesidades de una organización enfocada en servicios debe, como mínimo, incorporar los siguientes componentes del sistema ERP:
- Un módulo de contabilidad y planificación financiera para administrar las finanzas de la organización en los demás componentes vitales del sistema. En un mundo ideal, esto forma el centro de todos los datos financieros y la toma de decisiones (aunque en muchas organizaciones, los sistemas heredados obsoletos carecen de la integración necesaria para hacer esto).
El módulo financiero generalmente se considera el módulo más importante porque proporciona la base para el control financiero de toda la organización, lo que ayuda a comprender su situación financiera actual y sus perspectivas. Las características clave de este módulo incluyen funciones de cuentas por pagar y por cobrar, administración del libro mayor y almacenamiento de documentos cruciales como balances, recibos y declaraciones de impuestos. También forma el almacén de datos relacionados con las funciones de análisis y planificación financiera (FP&A) y, por lo tanto, es vital para los informes de pérdidas y ganancias, los informes financieros generales y la planificación de escenarios.
Este módulo también se puede utilizar para automatizar tareas relacionadas con todos los aspectos del ciclo financiero de su empresa, incluida la facturación, los pagos a vendedores y proveedores, la gestión de efectivo y la conciliación de cuentas.
- Un módulo de recursos humanos para el seguimiento de la incorporación, la baja, el rendimiento y la asignación de salarios y beneficios. La mayoría de las soluciones ahora incluyen módulos para realizar tareas rutinarias de recursos humanos como la administración de nóminas.
Dado que este módulo forma el depósito central de información sobre su personal, e incluso puede realizar un seguimiento de las horas trabajadas, puede constituir un recurso vital en la gestión de la utilización y asignación del tiempo facturable en organizaciones basadas en servicios. Con las herramientas y capacidades adecuadas para realizar un seguimiento de las habilidades, las aspiraciones profesionales y el compromiso de su gente, también puede convertirse en uno de sus activos más valiosos en términos de asignar a las personas adecuadas a los proyectos correctos, asegurando que se sientan recompensados por el trabajo que realizan y que sus proyectos sigan siendo rentables y correctamente dotados de personal.
- Un módulo de gestión de la cadena de suministro que se utiliza para monitorear todas las entradas en el proceso de producción de una organización para garantizar la máxima rentabilidad y eficiencia.
Su solución de gestión de la cadena de suministro realiza un seguimiento de cada etapa del movimiento de suministros y mercancías a lo largo de la cadena de suministro, incluidos los subproveedores. Puede incluir una amplia gama de capacidades, desde adquisiciones hasta gestión de pedidos, gestión de contratos o incluso todo el ciclo de vida de la fuente al contrato (S2C). Aunque también puede ser un módulo independiente, su módulo de gestión de la cadena de suministro también puede tener capacidades de gestión de inventario, utilizadas junto con la gestión de la cadena de suministro para gestionar el inventario, pero también para evaluar el rendimiento y la rentabilidad de los procesos de fabricación y los centros de distribución.
Más allá de estos componentes principales de un sistema ERP, es posible que espere ver la automatización de marketing, el comercio electrónico, la gestión de la fuerza laboral, la gestión de proyectos y otros módulos agregados según la oferta de productos de una empresa.
En una organización centrada en las personas, estos componentes esenciales seguirán siendo necesarios. Pero la forma en que se desempeñan será significativamente diferente de sus funciones en un entorno centrado en la producción/fabricación. Además, serán necesarios diferentes módulos especializados o integraciones, incluidas las herramientas de automatización de servicios profesionales (PSA).
La función de ERP en un negocio basado en servicios
Los módulos y funciones de ERP se utilizan de diferentes maneras para las organizaciones basadas en servicios y centradas en las personas. Aunque los usos de ERP en estas organizaciones serán en general similares a los de las empresas de fabricación más tradicionales, sus necesidades y requisitos serán diferentes. Específicamente, necesitará:
- Un mayor grado de flexibilidad cuando se trata de cómo su organización y su gente usan e interactúan con cada módulo del sistema. Las organizaciones centradas en las personas tienen procesos significativamente más fluidos y, especialmente en la era del trabajo híbrido, su gente necesitará conectarse e interactuar con su sistema ERP desde una variedad de aplicaciones y dispositivos diferentes.
- Es posible que se necesiten extensiones o módulos funcionales especializados para complementar las capacidades básicas de su sistema. Para las organizaciones de servicios profesionales, las herramientas de automatización de servicios profesionales (PSA) son un buen ejemplo. Estas soluciones crean una plataforma unificada para la colaboración en toda la organización, automatizando muchas funciones y brindando un mayor nivel de conocimiento sobre el estado de los proyectos, las personas y los recursos de capital.
¿Cómo puede ayudarte Unit4?
Unit4 tiene más de 40 años de experiencia en el diseño de software ERP para organizaciones de servicios y centradas en las personas. Como tal, nuestras soluciones se adaptan a sus necesidades específicas y se integran con nuestras soluciones FP&A, HCM y PSA para crear un sistema integral para administrar su back office de una manera que reduce la carga de administración en sus equipos y les permite invertir más tiempo en procesos y actividades que agregan valor para usted y sus clientes. Para obtener más información sobre lo que nuestras soluciones pueden brindarle a usted y a su gente, consulte nuestras páginas de productos dedicadas aquí.
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