Los equipos de compras llevan mucho tiempo luchando contra la reputación de utilizar procesos lentos, ineficientes y torpes, especialmente cuando las solicitudes de bienes y servicios se procesan manualmente mediante una combinación de llamadas telefónicas, correos electrónicos, catálogos en papel y hojas de cálculo. Las empresas basadas en servicios continúan trabajando de forma remota y persiste la necesidad de comprar bienes como equipos de TI, por lo que las soluciones de compras de ERP pueden ayudar a obtener estos bienes al mejor costo y rápidamente al ahorrar tiempo valioso con capacidades fáciles de usar, reduciendo costos. canalizando las compras a proveedores aprobados y contratos prenegociados, y mejorando la visibilidad al brindar información en tiempo real sobre el gasto de la empresa y el desempeño del proveedor.
Las soluciones ERP agilizan y mejoran la precisión del proceso de compras al automatizar y vincular transacciones clave y proporcionar flujos de trabajo de aprobación y coincidencia para respaldar los controles internos y los requisitos de cumplimiento.
Los procesos de compras pueden ser bastante repetitivos, pero la automatización de algunas de estas tareas manuales, repetibles y laboriosas puede liberar a su equipo de compras para que se concentre en otras tareas clave, acelerando el procesamiento y reduciendo los errores en el camino.
Las organizaciones basadas en servicios necesitan optimizar los gastos, regular los costos y simplificar las prácticas para mejorar la eficiencia, reducir las compras inconformistas y negociar mejores términos y precios con los proveedores. Una solución de compras ERP completamente integrada admitirá, automatizará y estandarizará todas las fases de su ciclo de compras, lo que permitirá a su equipo tomar decisiones de compras más inteligentes y eficientes. Estos métodos de compra más eficientes elevarán su negocio por encima de la competencia, ya que los cambios rápidos y simples harán que su empresa sea más adaptable y resistente.
Veamos solo algunas de las cosas que la adquisición de ERP podría hacer por su organización:
Compras
La compras de ERP le permitirá encontrar productos en catálogos internos y enviar solicitudes de compra, enviar confirmaciones de pedidos y recibir confirmaciones de proveedores. Estandariza y automatiza todas las etapas del ciclo de compras, desde las solicitudes hasta el pago. Las soluciones de compras de ERP se adaptarán mejor a los equipos remotos, ocasionales, centralizados y descentralizados.
Contabilidad de compromiso
Una descripción precisa de los fondos disponibles antes de gastar evita los excesos presupuestarios y los gastos inconformistas. Puede definir procedimientos según las necesidades de la organización con cheques de fondos conectados a transacciones como solicitudes de compra, proyectos y órdenes de trabajo.
Facturas entrantes
El sistema de gestión de facturas electrónicas dentro de nuestra solución ERP permite ahorrar costos gracias a la reducción del tiempo de procesamiento de pagos, la reducción de la administración y la reducción del error humano.
Gestión de contratos
Con un repositorio central para encontrar y acceder a contratos, su equipo puede generar solicitudes de compra, órdenes de compra, facturas entrantes y referencias de contratos y asegurarse automáticamente de que coincidan con todos los detalles del contrato.
¿Qué beneficios podría lograr su organización basada en servicios mediante la automatización de sus prácticas de compras?
1. Ahorro de costos
Tener un alcance más amplio en lo que respecta a los proveedores significará, en última instancia, que puede reducir costos. La automatización significa que puede reducir el esfuerzo manual y el papeleo, ahorrar tiempo en las solicitudes de aprobación y el acceso a los datos históricos del proveedor permite un mayor poder de negociación y menores costos de compra. Las actividades de compras se vuelven más controladas con la gestión presupuestaria y los centros de costos por departamento o proyecto. Estos beneficios evitarán que haga un mal uso de los datos y le brindarán una mejor planificación financiera.
2. Procesos simplificados
Desde el llenado de formularios hasta la solicitud de aprobaciones, todo el proceso se vuelve automático con la automatización. No se olvida ni se pierde nada, y no hay demoras costosas. La intervención humana se minimiza y se reserva solo para las tareas en las que es necesaria. Los plazos son más cortos, se aumenta la eficiencia y los recursos se pueden administrar mejor. También mejora la comunicación tanto con los proveedores como con las partes interesadas internas, lo que mejora la relación general con los proveedores. Las finanzas obtienen informes más rápidos y precisos, y los líderes empresariales pueden tomar decisiones estratégicas y ágiles basadas en datos detallados.
3. Riesgo reducido
Con la mayor transparencia y visibilidad que proporciona la automatización y el hecho de tener una única fuente de información, se obtiene un mayor conocimiento de todo su entorno de compras. Un proceso de compras automatizado le permite a su equipo anticipar de dónde puede provenir el próximo riesgo y prepararse en consecuencia. El seguimiento de los gastos del proyecto evita el uso indebido de los fondos y los excesos de presupuesto, y cuando se lleva a cabo el proceso de gasto y todos los registros se almacenan electrónicamente, garantiza una visibilidad y trazabilidad completas.
4. Gestión optimizada de relaciones con proveedores
La gestión de las relaciones con los proveedores es una de las partes más importantes de la contratación. ERP puede ayudar a nutrir esas relaciones y agilizar las comunicaciones con sus proveedores. Creará una sólida base de datos de proveedores y su ERP recopilará y organizará toda la información de proveedores que necesita. Las excelentes relaciones con los proveedores requieren transparencia, pago a tiempo y comunicación proactiva de ambas partes. Un sistema de software ERP totalmente integrado equilibrará sus demandas de ventas, procesos de compra y controles de inventario con las capacidades de sus proveedores, lo que permitirá una comprensión más clara de las necesidades comerciales de ambas partes.
En efecto, mejorar y automatizar sus procesos de compras reduce costos, ahorra tiempo, aumenta la productividad y mejora las relaciones con los proveedores. Una mayor productividad significa una mejor utilización de los recursos y el crecimiento potencial del negocio. El sistema ERP correcto puede ponerlo en el camino correcto hacia el éxito y brindarle las herramientas adecuadas para ayudarlo a optimizar las tareas, aumentar la productividad, aprovechar los datos en tiempo real y capacitar a sus equipos de compras para que lo hagan mejor, lo que, a su vez, lo ayudará. aumentar el valor y la satisfacción de los empleados.
¿Cómo puede Unit4 ayudarte a mejorar tus procesos de compra?
Unit4 ERP Procurement ayuda a los gerentes y departamentos de compras a mantenerse organizados y por delante del caos. Es vital que haga el mejor uso de sus preciosos recursos. Los sistemas heredados que requieren mucha mano de obra y los procesos manuales ya no se ajustan a los requisitos, entonces, ¿por qué dejar que retrasen a su organización?
Ofrezca a su gente el tiempo, la visibilidad y el control que necesitan para marcar la diferencia y lograr el éxito. Para obtener más información sobre cómo Unit4 puede transformar su función de compras, consulte nuestro folleto aquí.
