Cómo el ERP moderno mejora la productividad para las ONG
La mejor manera de mejorar la productividad en organizaciones sin fines de lucro es con una solución ERP específica de la industria que aprovecha la potencia de la última inteligencia de la máquina.
Para una organización no gubernamental (ONG) dirigida por un proyecto, mejorar la productividad ayuda a mejorar más vidas, más rápido. Pero las tareas administrativas, como la gestión de subvenciones, los informes de gestión y los informes de proyectos, consumen muchos recursos. Mientras tanto, las complejidades de las ONG significan que la eficiencia de los procesos organizacionales centrales puede dejar mucho que desear.
Tecnología antigua, genérica, fragmentada.
La mayoría de las ONG confían en sistemas separados para gestionar diferentes áreas funcionales de la empresa. La mayoría aún depende en gran medida del trabajo manual y la tecnología obsoleta, como las hojas de cálculo para ejecutar tareas sencillas y administrar proyectos. En una época en la que la transparencia es primordial, los informes en una arquitectura tan dispersa como esta, que incluye la extracción y transformación prolongada de datos, son costosos, requieren mucha mano de obra y son propensos a problemas de seguridad y coherencia, sin mencionar los altos costos de mantener múltiples productos.
Entre las ONG que utilizan un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP), a menudo se trata de una solución heredada genérica tradicional diseñada originalmente para entidades comerciales. Pocos ERP cumplen con los requisitos y procesos específicos de las organizaciones sin fines de lucro. Lo que es más, rara vez aprovechan la tecnología avanzada para ayudar a las ONG a sacar más provecho de su financiación ganada con tanto esfuerzo. Todo esto crea más tareas de reducción de recursos que no agregan ningún valor a la organización.
No tiene (y no debería) ser así.
Una solución ERP moderna, diseñada específicamente para ONG impulsadas por proyectos, mejora la eficiencia y la productividad de muchas maneras.
No hay secreto para mejorar la productividad
Para una ONG orientada a proyectos como la suya, la eficiencia se produce cuando minimiza el tiempo empleado en tareas administrativas y aumenta la eficiencia de los procesos organizacionales centrales; le permite enfocarse en mejorar el apoyo de las actividades del programa y del proyecto. No hay secreto para mejorar la productividad. La respuesta está en la automatización de las siguientes áreas:
- Gestión de subvenciones post-adjudicación. Una solución específica de una ONG puede vincular automáticamente las transacciones del proyecto con la subvención correcta (ahorrando trabajo manual en tareas mundanas), y alertar a los gerentes de la subvención sobre cualquier excepción (el área en la que necesitan pasar tiempo).
- Informes de gestión. Las soluciones ERP modernas y sin fines de lucro se basan en una arquitectura de datos única (por lo que proporcionan una versión única de la verdad) y cuentan con capacidades de informes integradas. No hay necesidad de herramientas de extracción, transformación y carga (ETL) y trabajo extenso relacionado con Excel. Los informes están disponibles bajo demanda, lo que conlleva una reducción de los costos de back-office con una mayor calidad de los datos para una mejor visión empresarial.
- Informes de proyectos. Las soluciones ERP integradas habilitadas para dispositivos móviles reducen los costos administrativos, aumentan la calidad de los datos y brindan información al capturar los datos planificados y reales en el núcleo. Lo hacen al permitir que los empleados asignen tiempo y gastos a los proyectos a través de dispositivos móviles en cualquier momento y en cualquier lugar. Y permiten que las facturas de los subcontratistas se vinculen automáticamente a los proyectos. La solución ERP correcta también incluirá amplias capacidades de pronóstico para permitir una toma de decisiones más rápida.
Más allá del legado ERP
Los ejecutivos de finanzas y otros líderes de C-suite pueden aprovechar la tecnología avanzada de hoy, como el aprendizaje automático, el análisis predictivo y los asistentes digitales (DA), para ir más allá de las funciones tradicionales de los sistemas ERP heredados.
La tecnología moderna y diseñada específicamente puede ayudar a las ONG impulsadas por proyectos a analizar datos de manera rápida y precisa, informar fácilmente sobre el progreso y mejorar la gestión de proyectos. Impulsadas por la innovación digital, las soluciones ERP modernas permiten a las ONG como la suya llevar la eficiencia un paso más allá en áreas donde los sistemas tradicionales no siempre agregan valor.
Agregar valor con el aprendizaje automático y los DA
Por ejemplo, con la solución ERP con inteligencia de Unit4, los administradores de programas pueden crear nuevos proyectos según los criterios de proyectos anteriores similares, como el impacto social, la longitud, la ubicación o el tamaño. Esto ahorra un tiempo valioso al mejorar la actividad principal de la planificación de proyectos.
Con el rápido desarrollo de los DA se produce otra gran reducción en el tiempo. Usando plataformas de conversación como Skype Business o Facebook Messenger, los DA reaccionan a sus preguntas y lo alertan a las acciones necesarias en lenguaje natural. Los ejemplos incluyen entrada de tiempo en proyectos, aprobación de facturas, aumento de órdenes de compra y solicitudes de viajes.
Construido para las ONG
Si bien las soluciones ERP tradicionales se asocian con la eficiencia para mejorar la productividad, no son lo suficientemente adecuadas. Un sistema ERP diseñado específicamente para ONG, por otro lado, apoya actividades que agregan valor a las ONG dirigidas a proyectos como la suya, lo que crea un espacio para que su personal haga lo que realmente importa: mejorar la vida de las personas.
La tecnología tiene la capacidad de ayudarlo a abordar los desafíos políticos, económicos y sociales que enfrenta el sector de la manera más eficiente.
Fuente: https://www.unit4.com/blog/2018/09/how-modern-erp-improves-productivity-for-ngos
