Gestión del cambio, ERP y la cultura de su organización
Los procesos de cambio a menudo se caracterizan por trastornos e interrupciones significativos en las prácticas de trabajo de una organización. Todos los proyectos vienen con curvas de aprendizaje, especialmente un evento de cambio importante como la implementación de un nuevo sistema ERP. Sin una planificación, educación y apoyo adecuados, los proyectos de cambio pueden provocar caídas significativas en el rendimiento, para gran exasperación de los equipos de liderazgo, los gerentes y los contribuyentes individuales por igual (a quienes generalmente se les ha vendido un nuevo sistema como la respuesta a todos sus problemas). , en lugar de la fuente de una gran cantidad de nuevos).
Afortunadamente, existen capacidades y competencias que cualquier organización puede adoptar e implementar para hacer que los proyectos de transformación digital sean más manejables, menos ambiguos y más seguros en términos de sus efectos y beneficios.
Estos son, por supuesto, los principios de la gestión del cambio. Las estrategias de gestión de cambios para la implementación exitosa de ERP son las mismas estrategias que usaría para cualquier otro proyecto de cambio importante.
Pero lo que muchos no se dan cuenta es que la gestión del cambio no es algo que pueda verse simplemente como un proceso.
La importancia de la gestión del cambio en la implementación de ERP
Un Arquitecto de Negocios Estratégicos de Unit4 describió una vez a las organizaciones como si fueran un poco como galletas con chispas de chocolate. Los proyectos individuales son como las chispas de chocolate: son autónomos, pero cada uno contribuye a la calidad y eficacia general de la galleta. La masa para galletas es el medio que sostiene las chispas de chocolate: las mantiene unidas, les da contexto y les permite contribuir con lo que se supone que deben contribuir al conjunto. En esta analogía, la masa para galletas es el equivalente de la actitud y la cultura de la organización.
En lugar de un proceso individual, la gestión del cambio se ve mejor como un componente de la masa de galletas de la organización. No es algo que garantice que un proyecto dado (como la implementación de su ERP) tenga éxito, es el medio dentro del cual un proyecto de implementación puede tener éxito, una parte central de la forma en que opera su organización.
Mejores prácticas de gestión de cambios de ERP
La gestión del cambio se considera mejor como un conjunto de comportamientos que permiten a las personas utilizar con éxito nuevos sistemas y procesos. Estos comportamientos incluyen la información, la capacitación y las herramientas con las que puede equipar a las personas para que adopten con éxito la herramienta, el sistema o el proceso que está implementando, en este caso, un nuevo ERP.
Recuerde que el cambio se trata en última instancia de las personas.
La parte más importante de esta ecuación es, por supuesto, la gente. En las organizaciones basadas en servicios, la gestión del cambio es aún más esencial debido a la forma en que el cambio puede afectar a su gente, en términos de su bienestar, desempeño y estado emocional, y como consecuencia, afectar la eficacia de toda su organización.
- El cambio tiene un impacto en la forma en que las personas hacen su trabajo: puede ser estresante, confuso y, en algunos casos, incluso puede afectar negativamente el rendimiento.
- Por lo tanto, los enfoques sobre la forma en que los cambios afectan a su gente deben manejarse con compasión y paciencia para respaldar resultados positivos.
- Y la actividad que se incluye en el programa tiene que abordar la variedad de formas diferentes en que las personas responden al cambio.
Los proyectos de cambio son proyectos de aprendizaje
El aprendizaje, por supuesto, no es algo que sucede de la noche a la mañana, y la implementación de su ERP tampoco lo hará. Todos, desde el liderazgo hacia abajo, deberán seguir una curva de aprendizaje para garantizar que el sistema se asiente correctamente, y luego tendrán que seguir otra curva de aprendizaje a medida que descubren cómo aprovechar mejor el nuevo sistema.
Esto significa que, en última instancia, no puede garantizar una implementación de ERP exitosa simplemente a través de enfoques de gestión de cambios «tradicionales», como desarrollar y compartir una visión, articular un caso para el cambio, comprometerse con las partes interesadas y preparar la capacitación adecuada. Todas estas cosas son necesarias pero no suficientes porque no abordan las 4 razones principales por las que las personas se resisten al cambio.
Las 4 razones por las que la gente se resiste al cambio
- Falta de tiempo apropiado para concentrarse.
- Miedo a lo desconocido
- Desconfianza de la salida del cambio
- La falta de información oportuna.
La comunicación y el compromiso son vitales, al igual que un plan de implementación completo creado junto con su proveedor, su equipo de TI y sus principales partes interesadas. Pero es solo el comienzo del proceso.
La gestión exitosa del cambio se trata de ayudar a su gente a hacer que el cambio sea parte de su ADN cultural
La «habilitación del cambio» es el conjunto mucho más amplio de competencias y prácticas que ayuda a trascender las prácticas típicas de gestión del cambio. Lograr una cultura de habilitación del cambio requiere una combinación cuidadosa de comunicación, alianzas estratégicas, construcción de relaciones y aprendizaje. No es fácil separar estos componentes, y lograr el equilibrio adecuado es esencial. Pero como mínimo, estos incluirán:
Comunicación: esto cubre todo, desde articular un caso para el cambio, no solo en el contexto de su proyecto ERP, sino en el contexto más amplio de la transformación continua de la organización. También abarca el compromiso de los empleados y las partes interesadas y un análisis exhaustivo de lo que su gente está experimentando y sintiendo antes, durante y después del proyecto.
Asociaciones estratégicas: su equipo de proyecto de implementación no debe existir simplemente para garantizar que se marquen las casillas adecuadas y se creen diagramas de Gantt. Su trabajo, particularmente a nivel de liderazgo, será no solo comprender los desafíos que impulsan su implementación, sino también trabajar para crear las condiciones en las que toda la organización pueda adoptar el proceso que lo acompaña.
Construcción de relaciones: los proyectos de implementación de ERP son asuntos notorios de «silos cruzados»: requieren aportes de múltiples departamentos y funciones diferentes que tradicionalmente podrían creer que sus competencias y responsabilidades se excluyen mutuamente (más obviamente, la oficina del CFO y el departamento de finanzas, el departamento de TI). y el CIO, y el departamento de recursos humanos y CHRO, pero potencialmente también incluyendo a otros). Las personas que trabajan en estas funciones, y en particular sus líderes de nivel C, deben estar preparados para trabajar juntos a nivel personal para ver el proyecto a través y para asegurarse de que sus diferentes esfuerzos estén alineados.
Aprendizaje: esto es más que una capacitación dedicada de proveedores sobre las funcionalidades de su nuevo sistema (y más que explicaciones de la nueva arquitectura a sus propios equipos de TI). El «aprendizaje» debe abarcar todo, desde comprender cómo sus sistemas actuales respaldan los procesos operativos, cómo el nuevo sistema reemplazará, aumentará u obsoletará estas funcionalidades, y las diferentes personas que se verán afectadas por el proceso. También implica que la organización aprenda sobre sí misma al hacer un balance de los niveles de habilidad, habilidad, experiencia y capacidades de la fuerza laboral actual. Deberá documentar el impacto que el nuevo sistema y su incorporación tendrán en los flujos de trabajo, el bienestar y el compromiso personal de su gente, e implementar estrategias de capacitación tanto para ellos como para sus gerentes y directores y, cuando sea necesario, estar dispuesto para modificar su proceso de implementación planificado para facilitar este aprendizaje y hacer más fácil su vida laboral.
¿Cómo puede ayudarte Unit4?
Unit4 tiene más de 40 años de experiencia en el diseño de software ERP para organizaciones de servicios y centradas en las personas. Como tal, nuestras soluciones se adaptan a sus necesidades específicas y se integran con nuestras soluciones FP&A, HCM y PSA para crear un sistema integral para administrar su back office de una manera que reduce la carga de administración de sus equipos y permite para que inviertan más tiempo en procesos y actividades que agreguen valor para usted y sus clientes.
Nuestros arquitectos de soluciones, consultores y socios también son expertos en los procesos y filosofías detrás de la gestión y habilitación de cambios y están aquí para ayudarlo en cada paso del proceso de implementación de su nuevo sistema de una manera que crea una experiencia armoniosa y positiva para su toda la organización.
Traducido desde https://www.unit4.com/blog/change-management-strategy-successful-erp-implementation
