Para la mayoría de las organizaciones, la planificación es importante. Es clave para la toma de decisiones, la aceptación de las partes interesadas y el éxito futuro. Pero si la planificación no está vinculada a sus finanzas, puede ser mucho más desafiante.
Lo que se ha hecho evidente en los últimos años es que la mayoría de los sistemas de la empresa no pueden vincular su función financiera con sus herramientas de planificación. Lo que puede dejar a las empresas en desventaja desde el principio.
De hecho, la mayoría todavía usa Excel. Pero eso puede crear problemas.
El problema con Excel para la planificación y el análisis financiero
Las empresas que usan Excel lo hacen por una variedad de razones. La adopción a través de la familiaridad lo ha convertido en una opción popular a pesar de sus limitaciones. Excel sigue siendo una herramienta básica de hoja de cálculo, no una solución.
Pero eso es solo el comienzo. Otros problemas comunes con Excel son:
- Inexactas e inflexibles: las hojas de cálculo de Excel son más propensas a errores e imprecisiones, a menudo debido a múltiples usuarios, lo que puede generar cientos de versiones y oportunidades perdidas. Y cualquier intento de bloquear plantillas puede resultar en una pérdida de flexibilidad.
- Ninguna fuente de datos única: las hojas de Excel deben alimentarse manualmente, lo que puede afectar la calidad de los datos. Al mismo tiempo, trabajar con múltiples fuentes de datos puede hacer que su uso y actualización sean increíblemente lentos y engorrosos.
- Modificaciones manuales prolongadas y planificación de escenarios: las modificaciones individuales o la planificación de escenarios, como cambiar un punto porcentual en una cifra del 2% al 3% para ver los resultados, pueden significar la actualización manual de varias hojas de cálculo (para algunas organizaciones, esto puede ser en los 100 de hojas de cálculo) y la posibilidad de que algunos se pierdan. Y los cambios individuales también pueden significar tener que comenzar todo el proceso desde el principio cada vez.
El hecho es que las capacidades contables simples de Excel no fueron diseñadas para impulsar una organización completa o conectar diferentes funciones, como finanzas y ventas. Y nunca tuvo la intención de convertirse en una única fuente de verdad.
Su falta de integración lo convierte en una mala elección para este tipo de trabajo, ya que no conecta fácilmente los requisitos del día a día con los datos relevantes y sus funciones financieras. FP&A cierra esta brecha y permite una planificación y un análisis financieros instantáneos y fáciles que impulsan la toma de decisiones.
El camino de FP&A
La solución integrada de FP&A elimina barreras y silos y pone las finanzas y las cifras en el corazón de su organización. Esto va más allá de los procesos tradicionales de elaboración de presupuestos y pronósticos para permitir cosas como pronósticos continuos y planificación de escenarios. También le permite usar datos, aprendizaje profundo e inteligencia artificial para trabajar de manera más inteligente y automatizar pronósticos y análisis, lo que Excel no puede hacer.
Y luego están los otros beneficios que ofrece sobre soluciones menos integradas, que incluyen:
- Mejorar la gestión financiera y la medición del rendimiento: simplificar los procesos y hacerlos más eficientes le da a su gente más tiempo para tomar las decisiones correctas basadas en los datos correctos.
- Estandarice plantillas, sistemas y procesos: lo suficientemente robusto para permitir la estandarización global de datos y análisis, lo suficientemente flexible para adaptarse a los requisitos regionales.
- Automatización de tareas de bajo valor: eliminación de procesos y tareas manuales que consumen mucho tiempo, liberando a sus usuarios para que se concentren en el asunto en cuestión, en lugar del administrador involucrado en llegar allí.
- Mejorar el análisis y el informe sobre la posición: brindarle los hechos de una única fuente de verdad, lo que le permite generar conocimientos reales, junto con potentes capacidades de visualización de datos para ayudar a impulsar el compromiso y la accesibilidad.
- Comprometerse y comunicarse con la empresa en general: le brinda las herramientas para contar la historia de manera más poderosa y obtener la aceptación de las partes interesadas y los colegas de inmediato.
- Solución basada en web: le brinda una solución única e integrada accesible desde cualquier parte del mundo, incluso en alta mar. Así que no más confusión de datos, duplicación, error o procesos manuales innecesarios.
Pero, ¿cómo se ve esto en la práctica?
DOF y FP&A
DOF ofrece servicios marítimos en alta mar en todo el mundo. La gestión de los requisitos financieros siempre ha sido un desafío con numerosas disparidades regionales, contratos intrincados a largo y corto plazo y una fuerza laboral numerosa y variada. Para cualquier cuenta individual, esto a menudo podría resultar en cientos de hojas de cálculo, todas necesitando administración manual.
Más importante aún, DOF también estaba en el proceso de tratar de cumplir con los requisitos increíblemente complejos de IFRS16, y sus sistemas y procesos existentes simplemente no estaban a la altura de la tarea. Esto los llevó a FP&A, que eliminaría las hojas de cálculo, crearía una única fuente de información, automatizaría gran parte de la administración y se integraría completamente con su ERP. Y podría lanzarse en un plazo muy ajustado.
La implementación de FP&A en DOF ha transformado sus procesos de elaboración de presupuestos y pronósticos en toda la organización. Ahora cuentan con la certificación IFRS16, tienen contabilidad y presupuestos estandarizados y pueden planificar instantáneamente para el futuro. En una industria cada vez más desafiante, se ha vuelto parte integral de su éxito en proyectos a gran escala.
Para escuchar la historia completa detrás de la transformación financiera de DOF y cómo esto ha unificado a toda la organización, vea su discurso de apertura reciente de X4U aquí. El controlador de grupo de DOF, Samuel Shield, describe en detalle los desafíos que enfrentaron y cómo los resolvió FP&A.
