Todas las organizaciones enfrentan las presiones de una complejidad creciente y la necesidad de lograr más con recursos cada vez más reducidos a medida que mejora la tecnología. Pero algunos sienten estas presiones mucho más que otros, particularmente aquellos con proyectos individuales que son tan complejos e intrincados que duran varias décadas.
Magnox Ltd. es una de esas organizaciones. Una subsidiaria de la Autoridad de Desmantelamiento Nuclear del Reino Unido, son responsables del desmantelamiento de diez centrales nucleares de primera generación y dos antiguas instalaciones de investigación. De principio a fin, el proceso de desmantelamiento puede llevar hasta cien años, y operar en una industria tan altamente regulada en proyectos tan largos pero estrictamente controlados crea desafíos y oportunidades. Oportunidades para que la tecnología se utilice para agilizar los procesos, automatizar y acelerar las aprobaciones y simplificar las formas de trabajo.
Magnox ha estado utilizando Unit4 ERP para administrar sus sistemas financieros, de adquisiciones, de proyectos y de recursos humanos/personas consolidados desde 2011. En 2016, tomaron la decisión de comenzar un viaje de migración a la nube para consolidar sus ganancias y mejorar aún más los sistemas. Por lo tanto, se convirtieron en los primeros de nuestros clientes en migrar de una implementación local a nuestro sistema ERP en la nube basado en Microsoft Azure.
En el X4U de 2020, la directora de programas de TI de Magnox, Mary Kent, se unió a nosotros para guiarnos a través de la implementación y cómo la nueva solución ha transformado la forma en que Magnox cumple su misión y ofrece valor.
La vida antes y después del ERP
Antes de que Magnox cambiara a Unit4 ERP, la proliferación de procesos, las soluciones tecnológicas difusas para manejar esos procesos y una dependencia excesiva de documentos en papel y “firmas húmedas” para la aprobación contribuían a pérdidas graves de productividad y eficiencia. En particular, los registros de recursos humanos se duplicaron en múltiples sistemas, lo que provocó discrepancias y errores frecuentes. En otros casos, se esperaba que los sistemas individuales manejaran demasiado. El sistema de finanzas contenía finanzas, archivos maestros de proyectos y adquisiciones (incluido AP) y se usaban múltiples sistemas para registrar las vacaciones y las horas extra, a pesar de que se usaba un solo sistema para el registro de horas (que a su vez tenía que introducirse manualmente en el sistema de finanzas).
Unit4 ERP permitió a Magnox superar la mayoría de estos desafíos al reemplazar los sistemas basados en papel divididos entre una variedad de diferentes sistemas de aprobación, flujos de trabajo y herramientas con una sola forma de trabajar. Con la capacidad de automatizar la aprobación en una variedad de flujos de trabajo. Simplificar los procesos en todos los sitios de trabajo y permitir que el cumplimiento se demuestre fácilmente a las autoridades reguladoras.
Migrar a la nube: ¿por qué y cómo?
Después de aproximadamente 4 años con Unit4 ERP, Magnox enfrentó un punto de decisión sobre la actualización de su infraestructura de TI existente que resultó en convertirse en el primer cliente de Unit4 en migrar de las instalaciones a la nube. Para garantizar una implementación y un lanzamiento exitosos, trabajaron muy de cerca con nosotros para establecer parámetros para el éxito, desarrollar un sólido acuerdo de nivel de servicio y administrar los plazos de entrega.
Las ventajas inmediatas de la nueva solución en la nube incluyen:
- Seguridad experta mejorada para todos los datos. Con toda la información almacenada de forma segura en servidores en la nube, Magnox se libera de la necesidad de gestionar las necesidades y posturas de seguridad en constante cambio, y de la necesidad de gestionar cualquier ejercicio de recuperación ante desastres.
- Acceso instantáneo desde cualquier ubicación. De hecho, su solución Unit4 fue el único sistema de TI al que el personal de Magnox pudo acceder instantáneamente de forma remota sin ninguna intervención de su equipo de TI cuando se vieron obligados a trabajar de forma remota por la crisis de COVID-19.
- Acceso sin restricciones a las aplicaciones de Unit4. Dado que el sistema de Magnox está completamente contenido en la nube Microsoft Azure de Unit4, todas las aplicaciones están disponibles para todo el personal en cualquier dispositivo y en cualquier momento.
- Integración más fácil con recursos externos. La capacidad de migrar fácilmente datos de la nube de Unit4 a otros sistemas ha hecho que la integración con otros sistemas sea mucho más fluida que nunca cuando los datos se mantenían en las instalaciones dentro de la propia interfaz de Magnox.
El futuro: hacia la mejora continua
La ventaja más poderosa que presenta un sistema ERP en la nube para Magnox es la capacidad de continuar obteniendo ganancias marginales mediante la adopción de nuevas funciones y actualizaciones continuas. Continúan revisando las personalizaciones y las soluciones alternativas con nosotros, y actualmente están implementando la autenticación de dos factores para aumentar la seguridad mientras investigan oportunidades de aprendizaje automático para automatizar aún más los flujos de trabajo. Todo mientras implementa las mejoras posibles gracias a que su sistema está actualizado con la última versión de nuestra plataforma ahora y en el futuro.
