A medida que el motor de la economía mundial cambia de fabricación a negocios de servicios centrados en las personas y basados en proyectos, observamos lo que eso significa para su tecnología obsoleta.
Las organizaciones de servicios confían en las aplicaciones de planificación de recursos empresariales (ERP) basadas en proyectos para ayudarlas a administrar sus finanzas. Estos sistemas automatizan y simplifican procesos como cotización a cobro, administración de recursos y talentos, y captura de tiempo y facturación. También le brindan visibilidad en tiempo real que mejora la eficiencia y la eficacia. Pero para algunas organizaciones, hay un problema.
Su adopción está siendo frustrada. ¿Por qué? A menudo, no es la cultura, la gestión o los procesos de cambio deficientes los que impiden la adopción de nuevas tecnologías. El problema es la tecnología que ya estás usando.
3 consideraciones clave para la migración del sistema erp heredado
En muchas organizaciones grandes establecidas, los ERP obsoletos y los sistemas conectados frecuentemente dependen de tecnología que tiene más de 20 años. Esto crea problemas como cuellos de botella en el flujo de trabajo, errores de procesamiento y pérdida de datos. Y a diferencia del buen vino, su software normalmente no mejora con el tiempo.
1. Sus sistemas ERP heredados no pueden depender de sistemas operativos obsoletos para siempre
Quizás el mayor problema con su ERP heredado es que necesita ejecutarse en su sistema operativo original. Ocasionalmente, dejando a las empresas dependientes de plataformas obsoletas como Windows NT o incluso DOS.
Estos sistemas operativos más antiguos a menudo no pueden utilizar todas las funciones de su estación de trabajo. Las CPU multinúcleo, los discos duros medidos en TB y la RAM medida en GB no existían en ese entonces, por lo que su software heredado puede hacer que desperdicie dinero en potencia informática.
2. Migración de datos en fallas de seguridad de ERP
Cuanto más antiguo sea su software, más probable es que tenga fallas de seguridad conocidas y evitables. Y esto pone sus datos en riesgo innecesariamente a medida que se mueven por sus sistemas.
Por lo general, esto se corrige con actualizaciones periódicas que permiten que su sistema se adapte a las amenazas y mantenga los datos seguros a medida que se mueven. Pero incluso el sistema ERP heredado más duradero eventualmente llega a un «fin de vida» natural.
Microsoft Windows, por ejemplo, mantiene un calendario completo de sus ciclos de vida. Una vez que dejan de admitir la versión de Windows que está utilizando, corre un riesgo aún mayor de sufrir una infracción.
3. Los sistemas ERP heredados no pueden pivotar
Tecnologías como el análisis de big data y la computación en la nube están transformando la forma en que trabajan las organizaciones. Dándote más libertad y más poder que nunca.
El problema para aquellos atrapados dentro de los sistemas ERP heredados es que sus sistemas probablemente no puedan soportarlos. Esto hace que le resulte difícil girar cuando llegue el momento, lo que hace que gestionar los desafíos sea mucho más difícil de lo que debería ser.
Un ejemplo reciente de los EE. UU. fue cuando muchos gobiernos estatales tuvieron que rastrear frenéticamente a los programadores de COBOL para procesar los pagos de estímulo durante el brote de Covid-19. Esto convirtió lo que debería haber sido un proceso relativamente simple en una crisis.
¡Es un ejemplo instructivo ya que casi todos los bancos en todo el mundo todavía dependen en gran medida de los sistemas heredados!
Encontrar una mejor solución: ¿es hora de seguir adelante?
Enfrentar estos problemas ha llevado a muchas organizaciones a buscar soluciones modernas. De hecho, hay investigaciones que muestran que las principales tecnologías nuevas que están adoptando actualmente los CIO en la industria de servicios profesionales son:
- Análisis de grandes datos
- Computación en la nube
- Aprendizaje automático, mercados habilitados para aplicaciones y web, Internet de las cosas (un vínculo de tres vías)
Sin embargo, si bien estas tecnologías modernas sin duda hacen posibles las eficiencias y las innovaciones, los sistemas heredados a los que las vincula a menudo pueden hacer que su implementación sea imposible. Entonces, ¿cuál es la solución?
¿Por qué alejarse de los sistemas ERP heredados no deseados?
Desafortunadamente, salir de un sistema obsoleto rara vez es fácil. Bill Gates no es tan rico porque Microsoft era la mejor solución del mercado. Fue el primero en darse cuenta y aprovechar lo difícil que es retirar un sistema una vez que la gente empieza a confiar en él.
Pero hay pasos que puede seguir para facilitar el proceso. Y con la instalación de software y el socio adecuados, es posible fusionar sistemas heredados con tecnología moderna como la nube, IA e IoT en sus plataformas tecnológicas heredadas. ¿Pero cómo?
Tiempo lo es todo
El primer paso es elegir el momento adecuado para hacer su movimiento. Como regla general, debe adoptar nuevas tecnologías tan pronto como sea evidente que su plataforma actual está desactualizada. ¿Cómo detectar esto? Busque ejemplos, por ejemplo, si su software PSA no está diseñado para la automatización basada en la nube, entonces está atrasado.
Una posición de fuerza
Lo segundo que debe hacer es construir un caso sólido para retirar el sistema obsoleto. Esto es tanto para usted como para la junta, ya que lo obligará a considerar todos los casos de uso (oficiales y no oficiales) y a considerar las implicaciones para retirar o migrar datos comerciales.
No resetear, conectar
La tercera cosa a considerar es si su plan aprovecha la tecnología emergente para crear eficiencia. Para hacer esto, tendrá que tomar algunas decisiones estratégicas críticas. ¿Cómo se integrará su nuevo sistema con otros? ¿Automatizará parcialmente las funciones rutinarias o las automatizará por completo? La clave es jugar inteligente. Es posible que no necesite desechar todo lo que tiene y, con la solución adecuada, reunir todo puede ser mucho más fácil.
Diferentes opciones requerirán diferentes niveles de inversión. En general, cuanto más completamente desee automatizar, más integrados deben volverse sus sistemas y mayor será su nivel de inversión (tanto de tiempo como de dinero). En última instancia, el camino que elija dependerá de su organización, presupuestos y necesidades individuales y casos de uso.
Cómo medir el éxito de la migración y actualización de su ERP
La tecnología está destinada a aumentar la productividad y la calidad. Debería eliminar barreras, permitirle completar tareas más fácilmente y escalar a cualquier volumen.
En última instancia, todas las empresas buscan generar ingresos. Al instalar su nuevo software, debe reducir los costos y permitir que su equipo genere más ingresos al trabajar de manera más rápida y eficiente.
Las medidas de éxito real de una implementación de software exitosa son el crecimiento, las ganancias, la calidad, las operaciones optimizadas y la administración y el retrabajo reducidos. Si puede mostrar un progreso significativo en cualquiera de estos, estará bien encaminado hacia un proyecto exitoso.
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