La transformación digital se aceleró significativamente durante la pandemia y ha cambiado permanentemente la forma en que operan las organizaciones benéficas y sin fines de lucro.
Detrás de los cambios obvios, como el trabajo remoto y el auge de la recaudación de fondos y los eventos digitales, la tecnología colaborativa permite todo, desde las operaciones internas y la gestión financiera hasta la contratación y el compromiso de los empleados.
Estos sistemas digitales y operaciones en la nube son la próxima frontera para las organizaciones sin fines de lucro. Muchos están recurriendo a soluciones digitales conjuntas y diseñadas específicamente para finanzas, planificación y recursos humanos para ayudar a administrar proyectos, programas, subvenciones y financiamiento con el fin de maximizar sus recursos, reducir costos, aumentar la transparencia y la responsabilidad.
Herramientas y mejores prácticas para ayudarlo a sobrevivir y prosperar
Las organizaciones sin fines de lucro necesitan una plataforma de planificación de recursos empresariales (ERP) asequible, escalable y fácil de implementar que pueda adaptarse a las necesidades cambiantes de su negocio. Estas soluciones pueden ayudar a las organizaciones sin fines de lucro a optimizar y mejorar su gestión financiera, gestión de la fuerza laboral, gestión de procesos y otras capacidades.
La capacidad de proporcionar a su gente soluciones diseñadas para su industria que permitan la flexibilidad a través de flujos de trabajo que funcionen para ellos y que puedan adaptarse rápidamente a las cambiantes expectativas, condiciones o prioridades internas y externas, es esencial en el mundo cambiante de hoy.
Pero las funciones administrativas, como recursos humanos, finanzas y planificación, a menudo se quedan atrás en términos de innovación, ya que dependen de software heredado que no utiliza fuentes de datos valiosas alojadas en otros sistemas.
Hoy, la inversión en los sistemas correctos ya no es responsabilidad exclusiva de los líderes de TI; todos los líderes de departamento y usuarios del sistema tienen un interés en su éxito.
Echemos un vistazo a algunos de los beneficios que puede obtener al hacerlo.
Automatización agilizando los procesos y mejorando la visibilidad
Los sistemas ERP basados en la nube pueden hacer que los datos sean fácilmente accesibles desde cualquier ubicación, lo que aumenta drásticamente la visibilidad. También hacen que la automatización de procesos sea mucho más simple, eliminando tareas de bajo valor y permitiendo que su gente se concentre en responsabilidades estratégicas más importantes. Uno de nuestros clientes, el Centro Nacional de Oceanografía, está utilizando Unit4 Cloud ERP para hacer precisamente eso; reduciendo el volumen de las tareas pendientes de sus pueblos en un 20%.
Innovación midiendo el éxito
Una solución ERP basada en la nube también significa que los nuevos sistemas y formas de trabajo se pueden probar con una interrupción mínima y se pueden implementar en otras regiones o departamentos según sea necesario.
El Global Green Growth Institute (GGGI), una organización de desarrollo internacional intergubernamental, también estandarizó las operaciones en más de 30 países con su conjunto de sistemas ERP, que incluyen finanzas, recursos humanos, nómina, costos y adquisiciones. La tecnología ha permitido a GGGI probar un nuevo módulo de autoservicio para administrar gastos, solicitudes y ausencias.
Las medidas combinadas dieron como resultado que el tiempo necesario para las aprobaciones financieras se redujera en un 70 %, mientras que el tiempo de procesamiento del cierre financiero se redujo en un 50 %. Los nuevos sistemas también brindaron escalabilidad comprobada para la expansión continua de la organización y la capacidad vital para ajustarse a los requisitos de los diferentes países y las demandas cambiantes de las partes interesadas.
Información basada en datos y planificación proactiva
Ya no basta con hacer un presupuesto, previsión o plan financiero a principios de año en base a las mejores cifras disponibles. La pandemia y las regulaciones cambiantes han significado casi dos años de interrupción de los ingresos, las ganancias y los servicios, y las organizaciones que han actualizado sus procesos de planificación financiera pueden ser más ágiles y receptivos a medida que cambian las circunstancias.
Los sistemas basados en la nube y un mejor acceso a datos más frecuentes significan que los objetivos y los límites de gasto del proyecto se pueden redefinir rápidamente, como descubrió National Trust. National Trust, la mayor organización benéfica de conservación de Europa, cuenta con 5,6 millones de miembros, 65 000 voluntarios y 13 000 empleados, y una compleja estructura de financiación con ingresos de suscripciones, donaciones, inversiones, entradas y servicios comerciales.
El fideicomiso lanzó recientemente una nueva plataforma ERP que abarca finanzas, adquisiciones y gestión de activos para permitir una toma de decisiones más rápida y mejor informada. Las partes interesadas pueden profundizar en la financiación de proyectos individuales y emitir órdenes de compra a los proveedores, mientras que las “puertas” alertan a los equipos cuando los umbrales del presupuesto están a punto de alcanzarse.
Creando una gran experiencia de personas
Con buenas personas más difíciles de encontrar y conservar que nunca, la gestión del talento ahora debería ser una prioridad principal para todas las organizaciones benéficas. Ya no se puede confiar en las referencias de boca en boca, las listas de trabajos de prueba y error y el seguimiento tradicional del compromiso (como las encuestas anuales).
Las organizaciones que han funcionado bien durante la pandemia tienen estrategias para medir el compromiso de los empleados y están invirtiendo en tecnologías para monitorear y mejorar el bienestar de los empleados, así como para respaldar completamente el trabajo remoto. La misión ya no es la principal atracción para los empleados de organizaciones benéficas: las organizaciones sin fines de lucro necesitan crear una gran experiencia de personas que una y conecte mejor a la organización con su gente: los impulsores del éxito.
¿Listo para aprender más?
Para descubrir más sobre la próxima frontera de la transformación digital en las organizaciones sin fines de lucro, consulte nuestro nuevo documento técnico Unidos: la transformación digital crea un cambio positivo permanente en el sector sin fines de lucro aquí.
