Hace solo unos años, muchas organizaciones benéficas y sin fines de lucro carecían de prácticas ágiles de trabajo digital. La pandemia lo cambió todo y estas organizaciones se vieron obligadas a adoptar soluciones digitales para asegurarse de mantenerse a flote. Con el aumento de la presión de la creciente demanda de servicios, la escasez de recursos y la reducción de los flujos de financiación, surgió una mayor comprensión de cómo la transformación digital tenía que ser parte de una estrategia general para que las organizaciones sin fines de lucro sobrevivieran en el futuro.
¿Qué significa la transformación digital para el sector sin fines de lucro?
La transformación digital es un viaje. Significa tomar medidas para alejarse de los procesos manuales y el uso de sistemas heredados u hojas de cálculo obsoletos para avanzar hacia el uso de soluciones de software que permitan a las personas trabajar de manera más inteligente y eficiente. Esto podría incluir la automatización de procesos administrativos repetitivos, permitir que los equipos compartan información entre departamentos, mejorar la facilidad de acceso a la información y reducir el tiempo de administración del equipo para que puedan concentrarse en lo que realmente importa.
Desde el comienzo de la pandemia, las organizaciones sin fines de lucro han tenido que dedicar una cantidad significativa de tiempo a cambiar los procesos para permitir el trabajo remoto, introduciendo videoconferencias para interactuar con sus equipos y donantes, y permitiendo donaciones sin efectivo y sin contacto.
¿Cuáles son los principales retos a los que se enfrenta el sector hoy en día?
El sector sin fines de lucro continúa siendo un panorama dinámico y en constante cambio. El aumento de la demanda de servicios, la disminución de la financiación y el escrutinio continuo de los costos han significado que las organizaciones sin fines de lucro dedican una cantidad significativa de tiempo a cambiar sus procesos, desarrollar nuevas estrategias digitales y modelos de trabajo, y embarcarse en el viaje de la transformación digital. Todo lo cual presenta un desafío.
1. Aumento de la demanda de servicios
No son solo las secuelas de la pandemia las que han aumentado la demanda de servicios para muchas organizaciones sin fines de lucro; a medida que aumentan las facturas de los hogares, la actual crisis del costo de vida también aumentará la demanda de ayuda.
2. Caída de financiación
La brecha de financiación en el sector sin fines de lucro es motivo de preocupación para casi todas las organizaciones; solo unos pocos no se han visto afectados por la interrupción de los últimos años. Maximizar los flujos de ingresos es vital en lo que se conoce como una crisis del costo de dar. Comprender los flujos de ingresos sin dejar de cumplir es fundamental para la supervivencia.
3. Integridad de los datos
Las bases de datos de las organizaciones sin fines de lucro se han erosionado desde que se endurecieron las reglas de GDPR. Los datos heredados en silos en hojas de cálculo y bases de datos han obstaculizado la toma de decisiones efectiva. De manera similar a las empresas, las organizaciones sin fines de lucro ahora deben invertir en sistemas modernos y seguros para almacenar datos y asegurarse de que estén actualizados y sean precisos como fuente única de la verdad. Esto ha provocado que algunas organizaciones sin fines de lucro pospongan o retrasen campañas importantes, lo que afectó los ingresos y el número de donantes.
4. Captación de talento
Tener el equipo adecuado es esencial y atraer y retener a las personas clave es un proceso interminable. Las finanzas se estiran y la motivación sigue siendo un factor clave, por lo que las organizaciones sin fines de lucro deben encontrar nuevas formas de atraer a los mejores talentos a través del trabajo flexible, los programas de bienestar, la progresión profesional, los descuentos y los sistemas de recompensas, junto con la mayor satisfacción laboral que obtiene el personal del sector sin fines de lucro. su contribución más amplia a la sociedad.
Las organizaciones sin fines de lucro pueden abordar estos desafíos de varias maneras, pero la transformación digital tiene el potencial de abordar muchos a la vez. Las organizaciones pueden satisfacer una mayor demanda al liberar a los miembros del equipo del trabajo administrativo que consume mucho tiempo. El ROI de los sistemas tecnológicos basados en la nube puede contrarrestar una caída en la financiación. Y el escrutinio de los costos es mucho más fácil de administrar cuando los datos muestran claramente lo que está gastando y dónde, y son precisos y confiables.
¿Por qué fracasan muchos proyectos de transformación digital?
- Expectativas poco realistas: comunes en todos los proyectos de cambio empresarial, no solo en las transformaciones digitales. Una bala de plata no existe. No existe una solución única para todos. Es un proyecto complejo que necesita una gran cantidad de planificación, sobre todo la selección del proveedor de soluciones adecuado.
- Resistencia al cambio: es fácil concentrarse en los sistemas, pero los usuarios son la parte más importante. Necesita la aceptación y la creencia de toda su gente para que el proyecto sea un éxito. Sea abierto y honesto y comuníquese y consulte constantemente con sus equipos para ayudarlos a comprender los beneficios del proyecto.
- Mala gestión de proyectos: asegúrese de que el tiempo y los recursos se asignen correctamente para maximizar la eficiencia y las posibilidades de éxito. La mala gestión de proyectos puede provenir de la falta de experiencia, así que asegúrese de que su equipo de proyecto comprenda lo que se necesita para completar una transformación digital total de extremo a extremo. Y elija un proveedor de soluciones que se asocie con usted durante la implementación para comprender sus procesos actuales
Pasos para una transformación digital fluida
Estrategia digital
Desarrolle una estrategia digital para asegurarse de que su organización siga siendo receptiva y competitiva. Garantice la aceptación cultural de su gente a través de la capacitación y el compromiso completos. Considere los sistemas de pago digital para ayudar a aumentar los fondos y las tasas de donación. ¿Podría asociarse con otras plataformas en línea para fomentar las donaciones? ¿Su sitio web y su presencia en las redes sociales están impulsando el conocimiento de la marca y llegando a posibles donantes? Es importante comprender dónde se encuentra ahora, así que profundice en cómo funciona actualmente su organización sin fines de lucro, observando cada función que lleva a cabo para brindar sus servicios. Esto ayudará a evitar demasiada personalización cuando elija su nueva solución de software. Este análisis podría incluir la evaluación de:
- Gestión del capital humano: recursos humanos básicos, nómina, talento, aprendizaje, planificación de compensaciones y gestión de competencias.
- Contabilidad: Cuentas por cobrar, por pagar, conciliaciones, activos fijos y órdenes de venta.
- Proyectos: presupuesto y previsión, dotación de personal para proyectos, gestión de tiempo y gastos, facturación de proyectos, reconocimiento de ingresos y contabilidad de proyectos.
- Compras: gestión de proveedores, facturación y pagos, gestión de contratos, compras y gestión de catálogos.
- Análisis y planificación financiera: rendimiento corporativo, análisis e informes, consolidación financiera, planificación, elaboración de presupuestos y pronósticos, y operaciones de ventas.
Ahora puede ver cómo debería verse su organización sin fines de lucro en el futuro. Mapea oportunidades de mejora para llegar a donde quieres estar. Use esto como referencia al seleccionar qué sistemas implementar teniendo en cuenta la experiencia del usuario final. Esta comprensión profunda de lo que desea lograr ayuda a evaluar completamente las opciones de solución y garantiza que obtenga un producto que satisfaga las necesidades de su organización sin fines de lucro.
Ganar aceptación
La transformación digital significará muchos cambios desde las funciones administrativas hasta la prestación de servicios. Estos cambios necesitan respaldo a nivel de directorio si se quiere que tengan alguna esperanza de ser adoptados. Liderar desde arriba muestra un fuerte compromiso con el proyecto, que en última instancia se trata de asegurar el futuro de su organización sin fines de lucro.
Asociaciones
Aunque la aceptación digital ha sido lenta en el sector sin fines de lucro, muchos se están moviendo hacia formas digitales de trabajo. Acérquese y asóciese con organizaciones similares o complementarias con las mismas aspiraciones digitales que usted. Si ya han iniciado su viaje, pues mucho mejor; ellos podrán tranquilizarlo y guiarlo a través de cualquier dificultad o lección aprendida.
Asignar recursos
A menudo, todos los departamentos están involucrados en el proceso de transformación digital. Esto requiere mucho tiempo fuera del funcionamiento diario de su organización. Considere el costo probable de cualquier sistema y el soporte necesario para implementarlo correctamente. No solo desde el punto de vista del proveedor, sino también desde el punto de vista interno, ya que los equipos trabajan para familiarizarse con cualquier software nuevo.
Training
Antes de comenzar, asegúrese de que todos sus equipos tengan la capacitación adecuada. Todos necesitarán un nivel básico para poder hacer su trabajo, pero también necesitará expertos para brindar apoyo y responder preguntas. La capacitación adecuada también alentará a las personas a usar el nuevo sistema y las entusiasmará con la diferencia que supondrá en su vida laboral.
Cómo Unit4 puede ayudar a tu organización
Para todas las organizaciones sin fines de lucro, será vital aumentar la resiliencia financiera y monitorear de cerca los niveles de ingresos en el futuro. La tecnología y el uso de sus datos ayudarán a lograr esto, como una plataforma de nube moderna con extensibilidad.
Con el completo software ERP, HCM y FP&A basado en la nube de Unit4 para organizaciones centradas en las personas, puede adaptar y optimizar la forma en que trabaja su gente para ayudarlo a administrar la complejidad y concentrarse en las cosas que importan. Las soluciones de software ERP inteligente de próxima generación de Unit4 están diseñadas para personas en el negocio de ayudar a las personas. Con nosotros, puede ‘Experimentar el Propósito Real’ con una solución adaptable adecuada para su negocio, ahora y en el futuro.
