Las mejores prácticas en la presupuestación y la planificación a menudo se centran mucho en los procesos y procedimientos en lugar de las herramientas que utiliza una organización para completarlos. Probablemente ya sepa por qué debería presupuestar y pronosticar y ya ha implementado procesos sólidos para hacerlo en su propia empresa. Pero lo que muchas empresas y organizaciones no se dan cuenta es que con el software adecuado detrás de ellos, podrían realizar estos procesos de manera mucho más simple, eficiente, precisa y de una manera que contribuya de manera más impactante a la toma de decisiones estratégicas.
Con eso en mente, nos gustaría presentar 8 razones convincentes por las que su organización debería adoptar un software de planificación y presupuesto dedicado como parte central de su viaje de transformación digital en curso.
1. Las soluciones de presupuesto y planificación facilitan la adopción de mejores prácticas
La planificación es un proceso más fluido y efectivo cuando las personas que lo realizan siguen las mejores prácticas establecidas. El software de planificación dedicado está diseñado con esta verdad básica en mente, eliminando gran parte de la redundancia y la repetición inherentes a los procesos ad-hoc que giran en torno a las hojas de cálculo de Excel y el constante intercambio de correos electrónicos.
Las soluciones de software que respaldan las mejores prácticas mejoran la velocidad, la precisión y el cumplimiento de la política de todo el proceso de planificación, lo que facilita que todos los participantes comprendan lo que se debe hacer y mantengan la confianza en la precisión de la información con la que están tratando.
2. Abordar el ciclo de planificación completo
Las organizaciones con visión de futuro han comenzado a planificar con soluciones que abordan la totalidad del ciclo de planificación, desde la recopilación de datos, pasando por el modelado y el análisis hasta la generación de informes. Reunir todas estas actividades en una sola plataforma logra tres cosas:
- Reduce los requisitos de infraestructura al permitir retirar el software heredado y optimizar su ecosistema operativo.
- Hace que el manejo de una amplia gama de funciones (que de otro modo podrían ser manejadas por cualquier cosa, desde software de pronóstico de ventas hasta software de presupuesto o herramientas enfocadas en la cadena de suministro) sea simple y eficiente.
- Hace posible consolidar flujos de datos de toda la empresa para crear pronósticos y presupuestos que sean más precisos y puedan actualizarse en tiempo real para reflejar las condiciones de primera línea.
3. Ahorro de tiempo y costes y reducción de errores en todo el ciclo de planificación
Un constante ir y venir de hojas de cálculo enviadas por correo electrónico, correcciones escritas y verbales y preguntas, a veces entre varios equipos diferentes, es una receta para la confusión y el error, ya que los cambios son casi imposibles de rastrear. (Y si desea tener una idea del costo que pueden acarrear los errores introducidos al trabajar de esta manera, el Grupo de Interés de Riesgo de Hoja de Cálculo Europeo ha estado al tanto de las repercusiones financieras de los errores de hoja de cálculo durante muchos años).
El software de planificación dedicado que incorpora flujos de trabajo integrados y un historial de versiones integrado y un sistema de control ayuda a eliminar la mayoría de estos errores, pero también acelera los procesos de aprobación y proporciona indicadores claros de progreso.
El ahorro de tiempo al eliminar la consolidación manual de datos también puede reducir potencialmente el tiempo necesario para producir un presupuesto mensual o anual e incluso un plan financiero de varias semanas a unos pocos días o incluso horas, lo que también simplifica el seguimiento de ese plan.
4. Reduzca la exposición de su organización al riesgo
Más allá de la cuestión del riesgo de error introducido por los procesos manuales, el software de elaboración de presupuestos y pronósticos puede ayudar a proteger a su organización de una variedad de riesgos financieros. Mejorar la velocidad y la precisión de sus informes, y mejorar la visibilidad de sus datos en general, permite a sus equipos de liderazgo crear modelos más precisos del futuro y, por lo tanto, crear planes que pueden capitalizar las tendencias.
Los pronósticos basados en datos más precisos también hacen que sea práctico crear una multitud de planes para variantes futuras, lo que nos lleva al siguiente punto.
5. Crear estrategias efectivas de gestión de escenarios
La planificación eficaz de escenarios es la base de la respuesta a tiempos de incertidumbre comercial y operativa. El software de planificación y previsión dedicado ahora incorpora la capacidad de crear rápidamente duplicados e iteraciones, lo que permite a sus equipos crear planes de múltiples escenarios y trabajar en varias versiones diferentes del futuro. Esto significa que estará más seguro de la ruta que elija y será más capaz de cambiar a planes de copia de seguridad ya definidos cuando los cambios imprevistos hagan que su enfoque actual no funcione.
6. Aprovechar modelos presupuestarios alternativos
Otra capacidad de las herramientas de planificación modernas es su capacidad para permitir que su organización aproveche modelos de presupuesto alternativos. La elaboración inteligente de presupuestos le brinda la capacidad de ir más allá de la simple asignación de dinero a diferentes departamentos y el control de los gastos. El acceso a datos en tiempo real a través de sistemas integrados le permite hacer un uso completo de los modelos como el pronóstico continuo para tomar decisiones más efectivas sobre los próximos períodos y hacer un mejor uso estratégico de los recursos de su organización.
7. Libere su horario para que pueda concentrarse en otras tareas
En un equipo típico, un CFO y sus subordinados directos pueden esperar pasar horas, o incluso días, revisando datos para crear pronósticos para la organización anualmente. El software moderno de planificación y pronóstico financiero puede reducir esto a solo un par de horas cada semana al consolidar los flujos de datos y eliminar la necesidad de verificar y actualizar las cifras manualmente. La funcionalidad de generación de informes instantáneos significa que la tarea de crear presentaciones e informes personalizados para la junta directiva, que requiere mucho tiempo y, a menudo, es redundante, se puede lograr con solo unos pocos clics, en lugar de horas de buscar en diferentes documentos la información necesaria.
8. Informes más flexibles
La creación de informes precisos y confiables suele ser una de las tareas más estresantes para un equipo de finanzas, especialmente cuando los plazos de cierre de fin de mes se incluyen en la ecuación. Las funcionalidades de generación de informes instantáneos en el software de planificación moderno convierten el proceso de generación de informes de un día de trabajo en cuestión de minutos. Los administradores de significado pueden interrogar rápidamente los datos que saben que son significativos desde una variedad de prioridades y perspectivas diferentes siempre que surja la necesidad.
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Traducido de https://www.unit4.com/blog/top-8-reasons-use-budgeting-and-forecasting-software
