La implementación de nuevos sistemas nunca es un proceso fácil, especialmente para proyectos tan fundamentales como una nueva actualización de ERP. Y en la educación superior, el tiempo de inactividad no solo significa pérdida de horas de trabajo. Puede tener un enorme efecto en cadena en todo, desde la eficiencia operativa y la transparencia hasta la experiencia y el éxito de los estudiantes.
Ejecutar un proyecto sin problemas requiere no solo elegir la tecnología adecuada para el trabajo, sino también el proceso adecuado para ponerlo en línea y aclimatar a todos a la nueva normalidad.
En el X4U de este año, nuestros clientes de la Universidad de Waterloo tuvieron la amabilidad de explicarnos su experiencia en la implementación de Unit4 ERP en la nube y lo que aprendieron cuando la institución adoptó su nuevo sistema en la nube.
Un gran salto adelante
La Universidad de Waterloo decidió dar el salto de su sistema ERP heredado en las instalaciones a una solución Unit4 basada en la nube porque el soporte para su sistema ERP Oracle existente estaba terminando. Esto creó un cronograma del proyecto con una fecha límite estricta y una oportunidad única para reevaluar las necesidades de la institución y elegir una nueva tecnología que daría cuenta de los cambios organizativos que se habían producido en los 30 años desde que se introdujo el último ERP, y se adaptaría de manera flexible. a los inevitables cambios futuros.
Aparte de las razones habituales para una implementación en la nube, incluidos los modelos de costos visibles y más fáciles de controlar, también querían usar el movimiento para actualizar radicalmente los procesos comerciales para los usuarios. Brindando a todos los que lo necesitaban la capacidad de generar informes cuando lo necesitaran directamente a través del sistema. Esto significó pasar de un equipo de 70 usuarios centrales del sistema ERP en los equipos de Finanzas, Adquisiciones e Investigación a una base de usuarios muy extendida de alrededor de 2500 personas de toda la administración. Llevándolos a flujos de trabajo optimizados y pintando una imagen más completa de una institución integrada para una gran capacidad de planificación y transparencia. Y desde un sistema con funcionalidad básica de contabilidad, cuentas y activos fijos hasta una plataforma integral con capacidades de autoservicio para todos los usuarios finales y un alto nivel de automatización de procesos, algo que nunca antes habían tenido.
Percepción versus realidad
Naturalmente, se esperaban problemas iniciales en una actualización tan grande, y después de haberse retrasado en la actualización de su ERP heredado, mudarse a la nube no fue exactamente todo lo que esperaban. Anticiparon que las actualizaciones automáticas a la solución SaaS eliminarían gran parte del estrés de la actualización y las mantendrían automáticamente actualizadas, pero se sorprendieron al tener que retrasar ocasionalmente las actualizaciones en momentos que no eran convenientes, como el año fiscal. fin.
Debido a la menor necesidad de que el equipo de TI interno se concentre en el mantenimiento de la base de datos y el hardware, la universidad también tomó la decisión inesperada de crear un equipo con experiencia en informes avanzados para manejar y analizar el mayor volumen de datos disponibles para mejorar la información basada en datos.
Lecciones aprendidas de la implementación a la operación
En una frase: no existe demasiada planificación.
Asegurarse de tener suficientes recursos para respaldar un cambio completo del sistema es clave, al igual que un enfoque maduro para la administración de cambios, la documentación de configuración y una visión clara del estado actual antes de comenzar la transición al nuevo sistema. No se olvide de las integraciones: tenga un plan para ellas y descubra cómo y cuándo se cargarán o moverán los datos entre sistemas.
También es vital asegurarse de que su personal esté involucrado adecuadamente con los cambios, especialmente si se encuentra en una situación en la que se espera que muchos usuarios nuevos de repente dependan de las herramientas de autoservicio en el nuevo sistema.
Muchas de estas consideraciones variarán según el alcance del proyecto. Tómese el tiempo para prepararse y asegurarse de cubrir tantas bases como sea posible.
Pasando a la continuidad operativa
La continuidad operativa y el soporte son un poco diferentes para las soluciones en la nube que para las compilaciones locales tradicionales. En general, muchos problemas que solían tener que solucionarse internamente ahora deben abordarse en asociación con el proveedor.
Al igual que con cualquier aspecto de la nube, su visión debe orientarse hacia la mejora continua y la exploración del horizonte. Para garantizar la alineación, la Universidad de Waterloo creó un equipo de finanzas con un modelo híbrido funcional / técnico, lo que garantiza que las prioridades se realineen periódicamente a través de una revisión semestral de los tickets para ayudar a resolver problemas recurrentes y posibles errores, y celebrar reuniones semanales o incluso diarias. para ayudar a desarrollar hojas de ruta para futuras mejoras, actualizaciones e integraciones para promover aún más la Experiencia de las personas.
Para obtener la historia completa de cómo la Universidad de Waterloo implementó con éxito Unit4 ERP, haga clic para ver la sesión completa de X4U a pedido.
