Explorando lecciones del mundo real y consejos de mejores prácticas de una implementación exitosa reciente en la nube de Unit4 ERP en esta universidad pública de investigación.
Una nueva implementación de ERP no es fácil, especialmente cuando se trata de migrar de un sistema heredado establecido al nuevo mundo de la nube.
Para ayudarlo a comprender cómo es el proceso de migración a la nube para una institución de educación superior cuando se lleva a cabo con éxito, hablamos con nuestros clientes en la Universidad del Sur de Illinois en el X4U de este año.
Nuestra discusión cubrió una amplia gama de temas relacionados con la migración a la nube, que incluyeron desde las claves para el éxito hasta los obstáculos comunes y la preparación y alineación necesarias para realizar el cambio de manera fluida y eficaz.
Estos son algunos de nuestros puntos favoritos de la discusión:
Antes de migrar, tenga una idea clara de por qué está migrando …
Las metas son un componente clave para el éxito de cualquier proyecto, y conocerlas requiere saber qué problemas está tratando de resolver y qué desafíos está tratando de superar.
En el caso de la Universidad del Sur de Illinois, la migración a la nube tenía como objetivo fortalecer la postura de la institución en tres áreas principales:
Recuperación ante desastres: con múltiples sistemas, tanto en las instalaciones como fuera de ella, que administran las funciones administrativas de la universidad en recursos humanos, finanzas y otras operaciones, y sus necesidades funcionales básicas (por ejemplo, gestión de estudiantes), las diferentes áreas de la institución se ubicaron en niveles muy diferentes. de preparación para implementar la recuperación de datos y sistemas en caso de una interrupción importante.
Una solución en la nube unificada sería un activo real aquí, con un único estándar unificado de recuperación ante desastres en todas las áreas funcionales.
Lagunas de conocimiento en la administración de TI: los sistemas fragmentados significan datos fragmentados y, a veces, toda la institución es rehén de una infraestructura obsoleta o inadecuada en un área que interrumpe los flujos de trabajo en otras. Al darse cuenta de que ninguna persona tenía un control claro sobre todo su estado operativo de TI, la universidad decidió que unificar sus sistemas en la nube mejoraría tanto la visibilidad como la eficiencia.
Seguridad: como institución a la que se confían los datos personales de miles de estudiantes, la Universidad del Sur de Illinois comprendió la necesidad de un marco de seguridad sólido y también comprendió que un proveedor de nube pública moderno es una de las mejores opciones disponibles para proporcionarlo.
Una implementación exitosa es una cuestión de preparación y colaboración
La universidad atribuye la implementación de su nueva solución en la nube a su voluntad de cuestionar si la nube era la solución adecuada para sus desafíos y a su voluntad de trabajar junto con Unit4 como proveedor para decidir la mejor manera de estructurar el proceso.
El proyecto dependía de la estrecha colaboración entre un equipo de TI central y varios equipos de TI funcionales dependientes, junto con un gerente de éxito del cliente de Unit4, que cubría todo, desde análisis de costos y beneficios hasta evaluaciones de requisitos de personal, y los requisitos técnicos, funcionales y logísticos del proyecto, correcto hasta planificar el mejor mes del año para comenzar el proceso a fin de minimizar las interrupciones en los períodos principales de actividad (como la auditoría y la incorporación de estudiantes).
Los tres “dos” clave de la implementación de la nube
- Comunicación y colaboración: por lo menos, la sobrecomunicación es el camino a seguir. Lo que sus equipos no saben puede perjudicarlos, así que asegúrese de que todos conozcan no solo las posibilidades y capacidades de todos los involucrados, sino que tengan una idea clara de los porqués y los cómo, y de que todos tengan el tiempo suficiente para probar, calcular averiguar lo que funciona y lo que no, y solucionar los problemas.
- Asegúrese de que sus planes de prueba sean adecuados para su propósito: pruebe cada parte del sistema de borde a borde para que pueda estar seguro de que cuando entre en funcionamiento, funcionará como se supone que debe hacerlo, para que las personas que confían en él lo hagan. sus trabajos no experimentan ninguna interrupción.
- Asegúrese de estar listo para el proceso antes de que comience. El principal obstáculo que encontró la universidad en la fase de planificación fue la falta de conocimiento sobre la nube, su funcionamiento y cómo definir correctamente el alcance del proyecto. Asegurarse de que sus administradores tengan al menos una idea del alcance del proyecto facilitará todo el proceso (¡aunque nos alegra saber que nuestros consultores tomaron la iniciativa para ayudar con la curva de aprendizaje!) ¿Listo para aprender más?
