Los últimos años han estado llenos de interrupciones y cambios, y durante estos tiempos, el presupuesto y la planificación financiera se han convertido en componentes críticos de la estrategia de crecimiento de una organización. Pronosticar, planificar para el futuro y alinear recursos y objetivos en toda la organización debe ser una prioridad máxima. Un presupuesto sólido destaca las ambiciones de una organización y expone sus limitaciones. Sus márgenes de beneficio o la prestación de servicios dependen de la excelencia en la ejecución del proyecto y de la vigilancia de su presupuesto.
Aquí, echamos un vistazo a algunos de los diferentes modelos y enfoques que puede utilizar para administrar su presupuesto y planificar para el futuro.
Presupuesto incremental
Este enfoque tradicional de elaboración de presupuestos generalmente comienza con las cifras reales y presupuestarias del año anterior, junto con algunas proyecciones y cifras reales del año hasta la fecha. Luego se realizan modificaciones a elementos de línea específicos con números predecibles o cambios previsibles. Entonces, es común aplicar un porcentaje de mejora en una variedad de cuentas o departamentos.
La principal ventaja de un modelo de presupuesto incremental es su enfoque en los cambios. Los cambios generalizados, como el aumento de los costos de personal, son relativamente fáciles de realizar y no necesariamente necesitan mucha reflexión o discusión, lo que hace que este método de presupuestación sea estable, rápido y fácil. Y debido a su previsibilidad, es una buena opción para las organizaciones a las que les gusta planificar los presupuestos de años futuros.
La principal desventaja es que tiende a resultar en menos discusión y debate. No es necesario que los líderes de su organización examinen los detalles muy de cerca. Aunque puede ejecutar el presupuesto incremental con bastante rapidez en comparación con algunos de los otros enfoques, puede ser el menos útil para las organizaciones de servicios profesionales si está tratando de implementar un enfoque disciplinado para el gasto o la prestación de servicios. Y puede ser difícil para sus líderes comerciales ver de dónde provienen los costos y cómo esos costos contribuyen a los ingresos y la creación de valor.
Presupuesto basado en actividades
El presupuesto basado en actividades es un enfoque de planificación financiera de arriba hacia abajo que se centra en los resultados clave que su empresa desea lograr. Comienza con el fin en mente y luego considera lo que se debe hacer para alcanzar las metas de la organización. Entonces se pueden calcular los recursos y los niveles de actividad necesarios para lograr esos objetivos.
La principal ventaja de este método de presupuestación es que los recursos se pueden alinear estratégicamente con los objetivos de la organización. Trabajar hacia atrás desde los objetivos significa que puede determinar la cantidad de ingresos o recursos que necesita generar y, por lo tanto, qué presupuestos necesitará para permitir que se cree una canalización lo suficientemente grande. Esto incluirá considerar la dotación de personal, el marketing, los servicios, la tecnología y otros recursos. Este enfoque generalmente permite un mayor nivel de enfoque estratégico que la mayoría de los demás.
La principal desventaja es que a veces puede centrarse demasiado en los objetivos estratégicos y no prestar suficiente atención a los costos que no están directamente relacionados con los objetivos comerciales más amplios. Asegúrese de no descartar o pasar por alto los departamentos que no generan resultados específicos y medibles en el logro de los objetivos estratégicos de la empresa. Y asegúrese de considerar los costos indirectos como la seguridad, el seguro y la depreciación.
Presupuesto de propuesta de valor
Este enfoque de elaboración de presupuestos analiza cada elemento de línea o categoría de presupuesto para averiguar por qué se gasta el dinero en ciertas áreas y qué valor proporciona a los clientes, empleados u otras partes interesadas. Este modelo de presupuesto es una especie de término medio feliz; examina el gasto e implica mucha más discusión que la presupuestación incremental, pero mucho más que la presupuestación de base cero. Y a diferencia del presupuesto basado en actividades, el presupuesto de propuesta de valor busca justificar el gasto de acuerdo con el valor que genera en lugar de vincular directamente el gasto con objetivos estratégicos.
La principal ventaja de esta estrategia es que el detalle asegura que todo lo incluido en el presupuesto entregue valor para el negocio y tiene como objetivo evitar gastos innecesarios.
La principal desventaja de la presupuestación de la propuesta de valor es que el valor a menudo puede ser difícil de cuantificar, y esto puede llevar a pensar a corto plazo en lugar de pensar a largo plazo. El valor percibido de cualquier gasto puede no ser siempre estable y puede cambiar en función de factores culturales, sociales, económicos o tecnológicos.
Presupuesto base cero
Este enfoque comienza con una pizarra en blanco. La organización debe determinar sus necesidades de gasto para el próximo año y luego justificar cada línea de pedido sin vínculos con las cifras de años anteriores. Si la organización gastó dinero en ciertas cosas el año pasado, eso no significa que deba hacer lo mismo este año. Para las empresas centradas en las personas, esto significa justificar casi todos los gastos propuestos, lo cual es excelente para eliminar gastos inútiles, pero no tanto por el tiempo que lleva.
La principal ventaja de este enfoque es que ayuda a racionalizar de manera agresiva los presupuestos inflados, detiene el despilfarro de dinero y controla completamente los costos al mismo tiempo que minimiza cualquier impacto negativo en las operaciones. Obliga a las organizaciones a priorizar y ser más intencionales al administrar los costos, enfocándose solo en las áreas que generan valor para la organización. Y debido a esta gestión cuidadosa, este enfoque a menudo puede resultar en nuevas innovaciones y una mayor eficiencia.
La principal desventaja es el tiempo y el debate que se necesita para comenzar desde cero y justificar cada costo.
Presupuesto basado en impulsores
Este enfoque se centra en las variables que tienen un impacto más dramático en el desempeño de las organizaciones de servicios profesionales centradas en las personas. Vincula las cifras del presupuesto con los recursos reales necesarios para lograr los objetivos de la empresa para cada una de esas variables. Estos podrían incluir elementos internos como números de clientes, niveles de personal o el valor promedio de cada cliente. También podría incluir elementos externos como el tamaño total del mercado, los precios de los servicios públicos o incluso las condiciones climáticas. Este enfoque crea un presupuesto basado en objetivos clave, predicciones de línea de base sobre impulsores externos y un enfoque basado en resultados para impulsores organizacionales internos. Si alguna de esas variables cambia, ajusta el presupuesto con relativa facilidad para adaptarse a las nuevas condiciones.
La principal ventaja de este enfoque es que ayuda a identificar los impulsores más importantes que afectan el rendimiento comercial y alinea el presupuesto y la planificación en consecuencia. También vincula muy de cerca los resultados comerciales con los resultados a medida que cambian los impulsores clave. Esto da como resultado una mayor rendición de cuentas y prácticamente elimina cualquier desviación de las reglas, ya que establece reglas claras por adelantado, lo que luego ayuda a gestionar las expectativas y sirve como hoja de ruta para el desempeño como variables clave que afectan el cambio de la organización.
La principal desventaja es que puede ser complicado de configurar, ya que necesita una línea de visión muy clara y acceso a los datos correctos. Debido a que este enfoque se basa en grandes cantidades de datos para obtener visibilidad de sus impulsores, deberá acceder a esos datos de una manera que le permita desarrollar información clara sobre el rendimiento pasado, actual y futuro. La tecnología adecuada lo ayudará a automatizar el proceso y brindarle los datos que necesita, pero este enfoque puede significar que reduzca su enfoque a muy pocos controladores, lo que podría afectar el éxito general de la organización.
¿Cómo decide qué método de presupuestación es mejor para su organización?
Piense en dónde se encuentra actualmente su organización y cuáles son los valores de su empresa, y luego decida cuánto tiempo y esfuerzo está dispuesto y necesita dedicar a la planificación financiera y la elaboración de presupuestos. Compare todos los enfoques y considere todas las opciones manuales y digitales. Esto lo ayudará a determinar cuál será el enfoque correcto. También le sugerimos que comience a crear un fondo de contingencia. Todos sabemos que los costos inesperados pueden caer sobre nosotros en cualquier momento y, a menudo, justo cuando el presupuesto es ajustado. Tener un fondo de emergencia es imprescindible si su empresa depende de equipos o servicios que deben reemplazarse de inmediato en una crisis. Por lo tanto, es una buena idea usar cualquier ingreso excedente durante los meses más saludables para aumentar su fondo de contingencia en lugar de tener la tentación de gastar dinero en extras que no son necesarios.
Cómo puede ayudar la tecnología
La mayoría de las empresas de servicios profesionales utilizan por defecto un método de presupuesto incremental. Esto se debe en parte a que es rutinario y habitual, pero también a que requiere mucho menos esfuerzo que los otros enfoques, sin duda si su organización todavía usa hojas de cálculo y correo electrónico para administrar el proceso. Producir un presupuesto anual puede ser complicado, lento y oneroso, especialmente si su organización continúa utilizando procesos anticuados.
La tecnología y la automatización pueden hacer que la planificación financiera y la elaboración de presupuestos sean más fáciles que nunca. Realmente no importa cuál de estos enfoques presupuestarios decida utilizar; siempre hay necesidades generales de colaboración y discusión, control de versiones y flujos de trabajo automatizados que simplemente no se pueden resolver pasando hojas de cálculo de un lado a otro por correo electrónico. Las hojas de cálculo son propensas a errores y control de versiones, por lo que generalmente no se actualizan con datos en vivo de su sistema ERP, por lo que los presupuestos se basan en información antigua o deben actualizarse manualmente.
La agilidad organizacional es imprescindible en la economía global actual, y la mayoría de las organizaciones centradas en las personas reconocen que la planificación financiera y la elaboración de presupuestos no pueden seguir siendo procesos anuales. Más bien, los líderes organizacionales ahora deben monitorear constantemente las condiciones externas y hacer ajustes rápidos para mantenerse por delante de la competencia.
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