Todos los equipos financieros del mundo han utilizado Excel en el pasado y seguirán haciéndolo en el futuro. Y no es difícil ver por qué: Excel es una excelente herramienta de hojas de cálculo y productividad personal. Es fácil de usar, flexible y para los usuarios avanzados contiene una gran variedad de características más complejas que pueden automatizar parcialmente muchas de las tareas de cálculo del día a día.
Es probable que Excel siempre tenga un papel en el apoyo a las finanzas, la planificación y el análisis. Sin embargo, los problemas comienzan a surgir muy rápidamente cuando las hojas de cálculo de Excel son la herramienta principal o incluso la única que utilizan los equipos de FP&A.
Los peligros de Excel
Las principales fortalezas de Excel son también sus principales vulnerabilidades. Está diseñado fundamentalmente como una herramienta de hoja de cálculo personal para ayudar a las personas a rastrear y calcular conjuntos específicos de datos, y eso significa que está aislado por diseño. Nunca tuvo la intención de ser una herramienta de colaboración, utilizada por muchos. Y cuando numerosos equipos confían en diferentes hojas de Excel para proporcionar o recopilar entradas de datos en toda una organización, se vuelve casi imposible para cualquier persona realizar un seguimiento de lo que es y no es cierto, y qué datos están y no están actualizados. .
Por esta razón, Excel también consume muchos recursos. Las personas y los equipos que confían en Excel dedican gran parte de su tiempo a buscar, modificar, cotejar y revisar diferentes archivos para intentar conciliar una «versión única de la verdad».
La flexibilidad y la densidad de características de Excel también pueden volver a atormentar a sus usuarios. Las fórmulas personalizadas complejas utilizadas por una persona pueden ser ininteligibles para otra y son estructuras frágiles que se rompen con facilidad. Lo que lleva a un lío de búsquedas no funcionales, referencias circulares, errores #div/0, errores de formato de celda, números no válidos o perdidos.
Esto convierte a Excel en una herramienta inherentemente propensa a errores para la planificación y el análisis financieros. Es tan bueno para detectar y corregir errores como las personas que lo usan. (Y nadie es perfecto.)
Relacionado está el problema del control de versiones: siempre hay nueva información disponible y ningún plan sobrevive al contacto con la realidad por mucho tiempo, incluso con archivos compartidos. Todos hemos tenido que lidiar con nombres de archivos como GLOBAL_FINANCIAL_STRATEGY_FINAL_FINAL_V2_UPDATED_FINAL.xlsx mientras varios ojos y manos diferentes trabajan en documentos que asumimos que estaban terminados. Rápidamente se vuelve imposible saber con qué versión de la realidad estás tratando.
El costo de tomar la opción menos costosa: algunos ejemplos
Las herramientas dedicadas de FP&A, por supuesto, no vienen sin una etiqueta de precio, tanto en términos de gastos operativos y de capital como en la capacitación del personal. Pero usar Excel puede ser significativamente más costoso a largo plazo. Podría terminar gastando hasta $ 6 mil millones en su hábito de Excel.
Fidelity Magellan descubrió esto de la manera más difícil ya en 1995, cuando un signo menos omitido en una pérdida de capital neta de $ 1.3 mil millones provocó accidentalmente que se tratara como una ganancia de capital neta. Esto llevó a que su estimación de dividendos fuera de $ 2.6 mil millones y, presumiblemente, a algunas discusiones de accionistas increíblemente incómodas.
A lo largo de los años, Fannie Mae, la Universidad de Toledo y los Juegos Olímpicos de Londres de 2012 han sufrido pérdidas que van desde unos pocos cientos de miles hasta poco más de mil millones de dólares, todo por lo que la mayoría de la gente consideraría errores «triviales» de Excel.
Están lejos de ser las únicas víctimas. En su libro Humble Pie, Matt Parker relata que, en un incidente, JP Morgan Chase perdió hasta $ 6 mil millones en 2012 gracias en parte a que las cifras sobre el valor en riesgo se copiaron y pegaron incorrectamente entre archivos sin que nadie hiciera su debida diligencia. (Decimos “tanto como” $6 mil millones porque la cifra aparentemente es imposible de calcular de manera definitiva). A pesar de que muchos de estos ejemplos tienen más de 10 años, todavía se usa Excel.
Y estos no son incidentes aislados: el Grupo de Interés Europeo de Riesgos de Hojas de Cálculo estima que más del 90 % de todas las hojas de cálculo contienen errores y el 24 % de las que usan fórmulas contienen un error matemático directo en sus cálculos. (Consulte su sitio web si tiene tiempo, hay docenas de historias más y ejemplos reales de errores de hoja de cálculo y exposición al riesgo).
Entonces, ¿cuál es la alternativa?
Las soluciones modernas de FP&A basadas en la nube tienen el poder de brindarle a su organización un entorno de trabajo único y una fuente de verdad. Eliminando la mayor parte del trabajo manual inherente a la búsqueda de diferentes hojas de cálculo, combinándolas en busca de errores y proliferando múltiples versiones «finales» del mismo plan.
También brindan una gran cantidad de otras funciones de automatización y planificación predictiva/escenario impulsada por IA que simplifican significativamente la evolución de sus planes y presupuestos para responder a las tendencias, las interrupciones y las condiciones cambiantes de la industria.
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Nuestra solución FP&A no solo integra todos los datos financieros de su empresa, sino que también tiene la capacidad de integrarse perfectamente con nuestras soluciones ERP y FP&A. Crear un entorno unificado que no solo facilite la planificación, sino que genere una mejor experiencia de trabajo. Ha ayudado a algunos de nuestros clientes a ahorrar hasta 30 días de trabajo FTE por año gracias a las operaciones de planificación simplificadas, reduciendo cientos de hojas de cálculo a una única fuente de información.
