El papel del CFO en la planificación estratégica ha evolucionado considerablemente en los últimos años a medida que las organizaciones se enfrentan a una complejidad cada vez mayor. Pero no es realmente un secreto que a la mayoría no le gusta el proceso anual de elaboración de presupuestos y pronósticos.
Para muchos, el simple hecho de obtener los datos necesarios para crear un pronóstico preciso es un gran desafío. Muchos equipos luchan por encontrar datos, y mucho menos ponerlos en un formato analizable, y cuando llegan al equipo de finanzas para volver a ingresarlos manualmente en otra hoja de cálculo, ya están desactualizados.
(Y dado que está en Excel, ejecutar diferentes escenarios es casi imposible).
Está claro que si el papel del CFO en la planificación estratégica va a ser significativo, de hecho, si la «planificación estratégica del CFO» va a ser una perspectiva viable, entonces se requiere una transformación completa del proceso de elaboración de presupuestos y pronósticos.
Exploremos algunas razones por las que la previsión del CFO debe ir más allá del proceso tradicional del presupuesto anual.
1. Los datos ya están obsoletos en cuanto los ves
La mayoría de los presupuestos y previsiones anuales se basan en una única instantánea en el tiempo y se centran únicamente en los elementos principales.
Sin embargo, estos números generalmente se basan solo en las cifras principales de los equipos individuales, que crean sus propios presupuestos individuales en función de sus propias instantáneas. (Y en muchos casos, los equipos tendrán que solicitar informes a sus equipos de TI, lo que creará un retraso de tiempo aún mayor).
Esto hace que sea imposible desarrollar una vista única de la verdad: los datos a los que tiene acceso ya tienen varias semanas cuando está en condiciones de hacer algo con ellos.
En un proceso de pronóstico óptimo, su organización debe comparar los datos reales con el pronóstico de forma continua para crear una visión más precisa tanto del presente como del futuro.
Esto solo se puede lograr con herramientas de autoservicio flexibles que pueden acceder a los datos desde cualquier lugar de la empresa de forma inmediata, sin necesidad de intervención de TI.
2. Las hojas de cálculo no son bases de datos y tampoco son herramientas analíticas
Las hojas de cálculo son herramientas excelentes para lo que fueron diseñadas: permitir a los contadores realizar cálculos rápidamente con una variedad de cifras diferentes. (Y dudamos que alguien que recuerde el período en el que las hojas de cálculo se compilaban meticulosamente a mano tenga algún deseo de hacer retroceder el reloj).
Pero no fueron diseñados para las exigentes demandas de un proceso de presupuestación de FP&A. Crear un presupuesto en Excel significa recopilar datos, a menudo manualmente, de una variedad de fuentes dispares y aquí es donde Excel se queda corto. A medida que se pasan diferentes versiones de la misma hoja de cálculo, acumulando más y más ediciones, revisiones, consultas y eliminaciones accidentales, sus equipos se enfrentan rápidamente a un gran desafío.
No solo no saben dónde se puede encontrar la versión más reciente de la verdad, sino que ni siquiera pueden estar seguros de si es verdad. Según Grant Thornton, el 39 % de los líderes usan hojas de cálculo solo para realizar pronósticos en la elaboración de presupuestos, informes internos y tareas de FP&A. (No es de extrañar que no sean fanáticos del proceso).
Avanzar hacia una versión funcional de la planificación estratégica requiere un software dedicado, no soluciones de «hágalo usted mismo» centradas en hojas de cálculo.
3. La recopilación y el análisis de datos lleva demasiado tiempo, y un almacén de datos unificado no necesariamente contribuye a una mejor previsión.
La mayoría de las empresas se enfrentan a una montaña de datos en constante crecimiento que contribuye en gran medida a una crisis general de productividad.
En promedio, según el informe Uso de hojas de cálculo en la empresa actual de Ventana Research, las personas pierden alrededor de 12 horas al mes actualizando, revisando y consolidando datos a través de hojas de cálculo. Para los gerentes financieros, esa cifra se eleva a 18 horas a la semana.
La solución obvia e intuitiva a este problema es construir un único almacén de datos centralizado. Pero esto puede no ser la bala de plata en realidad. La creación de un almacén de datos personalizado puede costar más de 2 millones de dólares (según un informe de IDC, el Estudio de ROI de almacenamiento de datos) y puede tardar meses, si no años, en completarse. E incluso después de gastar el dinero, es poco probable que un almacén de datos lo ayude a cumplir sus objetivos comerciales.
Una vez más, la respuesta lógica a ambos problemas es incorporar herramientas especializadas en su ecosistema empresarial que puedan realizar la integración de datos automáticamente, en lugar de intentar improvisar un enfoque casero.
4. Los presupuestos anuales generalmente no están vinculados a la estrategia, porque no pueden ser
La mayoría de los presupuestos no tienen en cuenta las métricas de rendimiento no financieras, ni están vinculados explícitamente a los objetivos no numéricos de la empresa. Debido a que muchos pronósticos financieros se basan en suposiciones derivadas del desempeño anterior, no están vinculados a ninguna realidad estratégica o táctica, y debido a esto, muchas unidades de negocios a menudo los ignoran por completo. Creando sus propios planes y presupuestos, utilizando sus propias metodologías, lo que significa que diferentes partes de la organización no solo marchan al ritmo de diferentes tambores, sino en direcciones completamente diferentes.
5. Las herramientas analíticas modernas brindan un alto valor además de facilitar el proceso de elaboración de presupuestos y pronósticos
Las herramientas de FP&A basadas en la nube se han vuelto tan avanzadas que resuelven muchos de los problemas que hemos discutido: automatizar el proceso de recopilación de datos, incorporar inteligencia artificial financiera y técnicas de aprendizaje automático para hacer que la planificación de escenarios y el pronóstico continuo sean una perspectiva mucho más realista, y permitir una única fuente de verdad con números que son; verdaderamente actualizado y ayuda a crear historias financieras que son relevantes para la estrategia del negocio, en el presente y en el futuro.
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