Ser un CFO sin fines de lucro nunca es fácil; siempre están bajo presión para lograr mucho: automatizar procesos, mejorar la productividad, crear mayores niveles de transparencia y visibilidad, mejorar el gobierno de la organización y fortalecer la toma de decisiones y el enfoque estratégico del equipo.
Las organizaciones sin fines de lucro a menudo se encuentran en modo de supervivencia. Una de las razones es que cuando no estás en el negocio para ganar dinero, es más difícil ganar dinero. Con todos los desafíos que enfrentan las organizaciones sin fines de lucro, los directores financieros están bajo esta presión constante, entonces, ¿cómo puede reducir esa presión, maximizar el impacto de su organización y dirigir más recursos a su misión?
Aquí discutimos algunos de los desafíos clave, los requisitos especiales y las limitaciones inusuales de la gestión financiera y compartimos consejos y mejores prácticas para directores financieros sin fines de lucro.
¿Qué están haciendo los CFO exitosos de organizaciones sin fines de lucro que funcionan?
Elabora un mensaje convincente
Los funcionarios financieros de organizaciones benéficas y los líderes sin fines de lucro deben elaborar un mensaje convincente porque los donantes percibirán a la organización en función de ese mensaje. Para usar un ejemplo de caridad para personas sin hogar, si el mensaje para los donantes es «$10 proporciona una cama para pasar la noche», el donante puede pensar que la organización es pequeña y solo puede dar $50 o $100. Por el contrario, un mensaje como “Acabe con la falta de vivienda en su vecindario”. crea una visión de impacto y transformación. Se puede mover al mismo donante para que dé $1,000 o $10,000. Una forma de fomentar esta forma de pensar transformadora es preguntarle a su organización qué haría si recibiera diez veces los ingresos anuales habituales. Esto generalmente provoca aspiraciones e identifica un impacto convincente a largo plazo.
Centrarse en las finanzas básicas
Incluso las tareas aparentemente simples asociadas con la contabilidad central son más complejas para las organizaciones sin fines de lucro. En muchas organizaciones, el reconocimiento de ingresos debe desvincularse de los recibos y desembolsos de efectivo. Y todas las organizaciones sin fines de lucro necesitan formas flexibles de ver sus transacciones contables, como por geografía, proyecto, marco de tiempo y fuente de financiamiento. La mayoría de las aplicaciones de contabilidad «simples» simplemente no fueron diseñadas para esta complejidad, lo que deja a los CFO de organizaciones benéficas y a sus equipos para administrar tareas críticas sin conexión.
Vigilantes controles internos y gestión de efectivo
Los controles internos centralizados con planificación y responsabilidad descentralizadas pueden ser la fórmula secreta para ayudar a las organizaciones sin fines de lucro a permanecer vigilantes, transparentes y ágiles. Las aplicaciones de contabilidad de nivel de entrada carecen de la seguridad y la transparencia cruciales para las organizaciones sin fines de lucro, y no pueden adaptarse a la necesidad de las organizaciones sin fines de lucro de administrar su dinero por subvenciones, donantes, programas, geografías y otras dimensiones.
Concentración en fondos y subvenciones
Los fondos y las subvenciones son el alma de las organizaciones sin fines de lucro. Desarrollar formas prácticas y factibles de lograr misiones inspiradoras siempre ha sido un ingrediente clave en el liderazgo exitoso de organizaciones sin fines de lucro. Y el desafío de mapear los recursos limitados frente a las necesidades aparentemente ilimitadas es especialmente crítico hoy en día, dada la disminución de la financiación gubernamental y el lento crecimiento de las contribuciones privadas a las organizaciones sin fines de lucro.
Cada financiador tiene sus propias demandas, y cuando su organización tiene docenas o incluso cientos de fuentes de financiamiento, podría estar preparando docenas de cierres mensuales y cientos de informes mensuales, trimestrales y anuales. Sin una forma automatizada de hacerlo, los CFO y sus equipos enfrentan una gran cantidad de trabajo de bajo valor que no avanza en la misión de la organización.
Aumentar el conocimiento y la visibilidad
Los libros de las organizaciones sin fines de lucro están bajo el escrutinio constante de muchos pares de ojos. Como director financiero, debe poder «saber y mostrar» lo que sucede en todos los aspectos de la organización con rapidez y claridad. Descubrir información y demostrar transparencia son capacidades que deben integrarse en la forma en que opera en cada entidad, fuente de financiación, ubicación y programa. La transparencia es una mejor práctica no negociable para las principales organizaciones sin fines de lucro en la actualidad.
Los principales donantes a menudo cuestionan los aumentos en los gastos operativos o incluso por qué una organización sin fines de lucro requiere reservas de efectivo para respaldar las operaciones. Los directores financieros deben informar a los donantes que todas las organizaciones sin fines de lucro son empresas con la misión de enriquecer la vida de los clientes. Una forma de justificar el efectivo disponible es pedirle a la junta que lo designe para un propósito específico. Primero, está la reserva operativa que deberá mantenerse, luego también puede ser necesario contar con efectivo para financiar un plan de reemplazo de capital de 10 años, por ejemplo, vehículos, mantenimiento y reparación de edificios o equipos costosos.
Puede ser que la organización sin fines de lucro necesite destinar fondos para otros propósitos especiales apropiados a la naturaleza de la organización. Después de mensajes y educación cuidadosos, los donantes y otras partes interesadas comprenderán que los fondos para un propósito particular pueden necesitar acumularse durante varios años. Luego, cuando la junta designa fondos para ese propósito, la gente entiende que hay un plan.
Herramientas y mejores prácticas para ayudarlo a sobrevivir y prosperar
Las responsabilidades de los directores financieros de organizaciones benéficas y sin fines de lucro son complejas y de gran alcance. Debe trabajar para automatizar procesos, mejorar la productividad, crear mayores niveles de transparencia y visibilidad, mejorar el gobierno de la organización, cumplir con las normas de informes de cambio y fortalecer la toma de decisiones y el enfoque estratégico del equipo. Todos esos esfuerzos se hacen más fáciles con las herramientas adecuadas en su lugar. Las finanzas en la nube son absolutamente clave para administrar una organización sin fines de lucro en la actualidad. Puede reducir significativamente el trabajo manual, ser más productivo y eliminar todas esas inversiones de capital.
Las organizaciones sin fines de lucro necesitan una plataforma de planificación de recursos empresariales (ERP) asequible, escalable y fácil de implementar que pueda adaptarse a las necesidades cambiantes de su negocio. Estas soluciones pueden ayudar a las organizaciones sin fines de lucro a optimizar y mejorar su gestión financiera, gestión de la fuerza laboral, gestión de procesos y otras capacidades.
Finalmente, aquí están nuestras mejores tácticas para una estrategia de presupuesto sólida:
- Elabore un mensaje convincente y transformador.
- Analice a los donantes, segméntelos y luego desarrolle una estrategia para cada segmento.
- Desarrolle un objetivo de ingresos independiente de los objetivos estratégicos.
- Asegúrese de que las iniciativas clave se midan para determinar el progreso.
- Asegúrese de que la infraestructura, como recursos humanos, TI y finanzas, cuente con los recursos adecuados, ya que estas áreas suelen estar infravaloradas.
- Invierta en una plataforma de planificación de recursos empresariales (ERP) asequible, escalable y fácil de implementar que pueda ajustarse a las necesidades cambiantes de la organización.
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