Introducción
La pandemia ha sacado a la luz la importancia de la planificación de escenarios y la planificación de contingencias. En un mundo de creciente incertidumbre, las organizaciones deben ser ágiles. La planificación de escenarios proporciona un enfoque estructurado para la planificación proactiva en lugar de tomar acciones reactivas. Sin embargo, para que la planificación de escenarios tenga éxito, una organización debe evaluar su capacidad para generar resultados en tres áreas clave: calidad de los datos, tecnología y personas.
Datos: proporcionar información relevante
Los datos de buena calidad son un elemento importante en la planificación de escenarios. Los datos deben ser adecuados para su propósito y accesibles de manera oportuna. Existe la idea errónea de que cuantos más datos se recopilen, mejor. Este no es siempre el caso. Los datos deben ser relevantes. Para determinar la relevancia, una organización necesita comprender sus procesos operativos y financieros e identificar sus KPI. Una vez que se definen los KPI, la empresa puede identificar los impulsores relevantes para cada KPI y los datos que se necesitan para medirlos. Este proceso alimenta la planificación de escenarios porque los impulsores forman las variables que afectarán los resultados. El papel del equipo de FP&A es trabajar con diferentes partes de la organización para traducir los impulsores cualitativos en impulsores cuantitativos para la planificación de escenarios.
Tecnología: pasar de ser guardianes a ser habilitadores
Hay muchas tecnologías y herramientas diferentes en el mercado para la planificación de escenarios. La herramienta debería permitir a los usuarios simular diferentes situaciones con agilidad y cierto nivel de precisión. Al elegir la tecnología adecuada, debe tener en cuenta lo siguiente:
- Los controles de entrada ayudan a garantizar que cualquier dato que el usuario deba ingresar esté en el formato adecuado. Esto suele ser la modificación de las variables. También debe haber verificaciones de validez de las entradas para determinar si son razonables y una pista de auditoría de los cambios.
- Los supuestos impulsan cambios en las variables y el cálculo del modelo que muestra los resultados de cada escenario. Estos son uno de los aportes humanos más significativos. Muestran cómo los cambios en cada variable pueden afectar los resultados financieros si la organización no hace nada.
- El control de versiones permite a los usuarios revisar varias iteraciones y proporciona una forma de responsabilidad.
- Agilidad. El propósito de la planificación de escenarios es simular los resultados de la empresa en diferentes circunstancias. El modelo debe ser lo suficientemente ágil para que pueda crecer con la organización a medida que evoluciona.
- Propiedad. Debe haber una propiedad clara de los datos maestros y la herramienta. Si bien la empresa puede poseer los presupuestos y el pronóstico, FP&A es el propietario de los datos maestros y la herramienta. Esto es necesario para proteger la integridad del modelo y los resultados que genera.
Todo lo anterior sugiere la necesidad de una herramienta dedicada en lugar de simplemente realizar la planificación de escenarios utilizando hojas de cálculo. Las hojas de cálculo no están diseñadas para el modelado complejo y ágil. También requieren más tiempo de mantenimiento para garantizar que sean «a prueba de tontos», ya que son propensos a la corrupción. Una herramienta de planificación de escenarios dedicada, por otro lado, proporciona la flexibilidad y la seguridad necesarias para una planificación ágil. Esto, a su vez, permite que FP&A sea el facilitador de las decisiones comerciales en lugar de los guardianes de los datos.
Personas: Convertirse en un asesor empresarial de confianza
Las empresas están compuestas por personas: los propietarios, la gerencia, la fuerza laboral y sus clientes. Por lo tanto, es importante que el equipo de FP&A considere el factor humano en la planificación de escenarios. Los profesionales de FP&A también necesitan crear una relación y confianza con sus partes interesadas para promover la colaboración dentro de la organización. La transparencia durante el proceso de planificación de escenarios puede aliviar posibles conflictos entre los equipos de FP&A, administración y operación a medida que se establecen las relaciones. La transparencia implica la comunicación de los objetivos y metas, las acciones y el impacto de las acciones (así como las no acciones). La comunicación no se limita solo a la comunicación de la cadena descendente de la gerencia, sino también a la retroalimentación de las operaciones a los equipos de FP&A, así como a la gerencia.
Los socios comerciales financieros (FBP) juegan un papel clave en la planificación de escenarios a través de la traducción de elementos cualitativos en elementos cuantitativos. Los FBP también trabajan con operaciones para convertir los resultados de la planificación de escenarios en acciones ejecutables.
Los equipos de FP&A deben validar los resultados generados por la herramienta, ya que estos resultados formarán la base de sus recomendaciones sobre qué acciones pueden ser necesarias en el escenario que se está analizando. El análisis y la información creíbles a través de la planificación de escenarios permiten que el equipo de FP&A se convierta en un socio confiable para el negocio. El equipo de FP&A ya no estará en un segundo plano, sino que se unirá al viaje de crecimiento de la organización.
Conclusión
La planificación de escenarios le da a la organización una visión de las interrelaciones que existen entre sus operaciones y sus acciones. Muestra el impacto en el rendimiento financiero de la empresa cuando se realizan cambios en cualquier factor. Sin embargo, la planificación de escenarios no es una bola de cristal. Como dijo una vez Donald Rumsfeld, exsecretario de Defensa de los EE. UU.: “Hay cosas conocidas, hay cosas que sabemos que sabemos. Hay incógnitas conocidas; es decir, hay cosas que ahora sabemos que no sabemos. Pero también hay incógnitas desconocidas: cosas que no sabemos que no sabemos”. La planificación de escenarios puede ayudar a gestionar algunas de las variables conocidas para que la empresa pueda estar más preparada y proactiva. Esto significa que lo que puede ser una crisis para otros puede convertirse en una situación controlada para la organización.
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Traducido de https://www.unit4.com/blog/prerequisites-successfully-implementing-scenario-planning
