Muchas organizaciones se esfuerzan por presentar un caso de negocios para las soluciones SaaS, señalando que los beneficios a menudo se ven superados cuando se trata del tiempo de decisión por TCO ligeramente más altos asociados con el modelo de suscripción.
Un caso de negocio completo de SaaS tiene que mirar más allá de los modelos de costos tradicionales, particularmente para una inversión tan significativa como una nueva solución ERP.
Debe calcular tanto el valor inmediato que SaaS ERP puede agregar al modelo operativo actual de su organización sin fines de lucro, como las oportunidades para un mayor desarrollo continuo de valor e innovación que permiten las soluciones SaaS.
Hoy, veremos las consideraciones que deberá tener en cuenta al crear un caso de negocios ERP SaaS y cómo evitar algunas de las trampas más comunes.
Las métricas de costos tradicionales no tienen sentido para SaaS
SaaS supera repetidamente a las alternativas heredadas locales en términos de experiencia del usuario, flexibilidad, resiliencia y adopción.
Pero no es tan obvio que SaaS ERP también mejore tanto el rendimiento como la experiencia de los empleados, aunque es suficiente para que el costo total de propiedad valga la pena.
Por lo tanto, su caso de negocios debe explorar no solo los beneficios inmediatos en términos de racionalización, optimización y automatización de procesos. Pero también la capacidad mejorada para administrar y asignar fondos, y la capacidad de su gente para generar un mayor impacto en las comunidades a las que sirve su organización, que estos beneficios iniciales pueden ayudarlo a obtener en los próximos cinco, diez o quince años.
Entonces, ¿cómo es realmente un caso de negocio de SaaS para organizaciones sin fines de lucro?
Hay 4 elementos clave de un buen caso de negocio ERP SaaS. Ellos son:
Los beneficios: ¿Cómo obtendrá su organización un beneficio operativo de SaaS ERP? ¿Qué le permitirán hacer las nuevas capacidades o los flujos de trabajo más optimizados que no pueda hacer actualmente, o que solo pueda hacer con un exceso de trabajo manual? ¿Cómo le ayudará esto a satisfacer los requisitos de los donantes y completar o continuar los proyectos?
Los costos: ¿En qué se diferenciarán los costos de SaaS de las soluciones tradicionales, en términos de costos directos, recursos y soporte? ¿Cuánto tiempo llevará la implementación y qué probabilidad hay de que interrumpa sus actividades habituales? ¿Qué inversión continua necesitará hacer su gente en capacitación? ¿Qué tipo de consultoría necesitará antes y durante el uso de un nuevo sistema? ¿Es algo que deberá traer internamente o algo que deberá obtener de consultores externos o del propio proveedor?
Los riesgos: ¿Qué podría salir mal? ¿Cómo se comparan los riesgos potenciales con la recompensa potencial? Habrá resistencia al cambio, como siempre la hay en cualquier gran proyecto de transformación. ¿Cómo abordará esto para garantizar la adopción? ¿Cuál es el riesgo y el costo asociado con una implementación fallida o una falta generalizada de adopción?
Potencial de innovación: ¿Cómo su inversión en SaaS ERP crea mayores oportunidades de transformación? ¿Qué puede hacer la automatización de sus flujos de trabajo y procesos administrativos existentes por la capacidad de su gente para identificar y explotar nuevas oportunidades y maximizar el impacto del dinero que obtiene de las subvenciones y los donantes?
Esté preparado para algunos cálculos más complejos
Cuando se trata de costos, el ERP en la nube es una compensación. Se eliminan algunos costos (como la compra, instalación y mantenimiento de equipos). Pero se introducen otros: tendrá que tener en cuenta el hecho de que la mayoría de las suscripciones incluyen (algunos) mantenimiento y hardware, mientras que las licencias no. También tendrá que dar cuenta de un gran aumento de sus gastos operativos en forma de tarifas de suscripción (aunque es posible que note una disminución de la inversión en los recursos que necesita para mantener el nuevo sistema funcionando sin problemas, ya que SaaS, después de todo, se administra para usted como un servicio.)
De acuerdo con esto, sus necesidades de soporte y las solicitudes diarias de la mesa de ayuda disminuirán pero no desaparecerán. Todavía necesitará cierto nivel de soporte continuo. Pero no necesitarás recursos para ello. Determinar de dónde provendrá realmente su soporte, ya sea en forma de paquetes de suscripción adicionales de su proveedor o de consultores externos, dependerá de sus necesidades individuales y de las capacidades de los proveedores que esté considerando.
Los costos de gobernanza y orquestación también se sumarán, especialmente si sus soluciones operativas están fragmentadas. Esto significa que también debe considerar el costo y el ROI de su nuevo sistema ERP SaaS a la luz de una estrategia de implementación y una estrategia de integración sólidas, que requerirán una evaluación exhaustiva de las soluciones comerciales.
Independientemente de los cambios en la base de costos, los sistemas heredados ya no son una opción
Los sistemas obsoletos hacen que la innovación y la racionalización sean difíciles o imposibles, especialmente para modernizaciones más avanzadas como la automatización de procesos. También evitan que su organización consolide el análisis de datos, tome decisiones basadas en conocimientos, demuestre transparencia para los donantes y reguladores y cumpla con las expectativas de experiencia del usuario.
Las organizaciones sin fines de lucro con visión de futuro están gestionando el cambio y mejorando la productividad a través de ERP en la nube para erradicar tareas de bajo valor, trabajar de manera más eficiente, reducir costos y crear espacio para que las personas se concentren en el trabajo que realmente importa. Están pagando los beneficios en forma de:
Acceso más rápido a la innovación, agilidad y escalabilidad a medida que su organización se desarrolla gracias a una sólida base operativa.
Implementación más rápida de aplicaciones en operaciones de campo gracias a una arquitectura de datos unificada.
Menor dependencia de consultores externos y subcontratistas para ejecutar su ERP por usted, brindándole a usted y a su gente mayores niveles de control sobre cómo y cuándo interactúan y usan el sistema.
Reducción de la huella de carbono de su organización al consolidar y reducir los requisitos de hardware local.
Mejorar la resiliencia, la seguridad y el monitoreo.
- Reduzca los costos de tiempo de inactividad del servidor o la conectividad: la mayoría de los proveedores de la nube ahora ejecutan el tiempo de actividad en o más allá de los «cinco nueves» esperados de las operaciones de TI en las implementaciones locales, y su gente no se desviará para que las cosas vuelvan a funcionar cuando el tiempo de inactividad llegue. ocurrir.
- Ahorros en el cumplimiento normativo gracias a informes simplificados, visibilidad de datos y accesibilidad a los datos.
- Ahorros de recuperación ante desastres gracias a las copias de seguridad continuas.
Cómo puede ayudarte Unit4
Unit4 ha estado creando software empresarial para organizaciones centradas en las personas durante más de 40 años. Nuestras plataformas ERP verdaderamente nativas de la nube están diseñadas para acelerar su transformación digital al proporcionar un ecosistema completamente integrado para todas sus funciones administrativas, unificando finanzas y RR. fueron contratados para hacer, en lugar de administración.
Traducido de https://www.unit4.com/blog/saas-erp-nonprofit-organizations-business-case
