Es probable que actualice sus herramientas de contabilidad en su radar a medida que se embarca en su viaje de transformación digital. La pregunta crucial que debe hacerse es: ¿debería optar por un nuevo sistema de contabilidad o considerar un software de planificación de recursos empresariales (ERP)? Aunque los sistemas de contabilidad y el software ERP comparten algunas similitudes, también poseen características únicas que pueden beneficiar a su negocio de diferentes maneras.
Primero, definamos qué es un sistema contable
Un sistema de contabilidad es una solución de software diseñada para que las empresas administren sus finanzas, cubriendo tareas como contabilidad, facturación, nómina e informes financieros. Ayuda con tareas como contabilidad, facturación, nómina e informes financieros, y generalmente se enfoca en información financiera como cuentas por pagar y por cobrar. Un buen ejemplo es Unit4 Financials, una solución independiente diseñada para optimizar y automatizar los procesos financieros diarios.
Entonces, hagamos lo mismo con el ERP
El software ERP, por otro lado, ofrece una solución integral que integra varios procesos comerciales en un solo sistema. No solo maneja las finanzas, sino que también gestiona las operaciones, incluida la gestión de la cadena de suministro, los recursos humanos, la gestión de las relaciones con los clientes y la gestión de proyectos. Los sistemas ERP brindan una visión holística de los procesos y datos de una empresa, lo que permite una toma de decisiones informada.
Entonces, ¿qué significa esto para usted y su negocio?
La principal diferencia entre los sistemas de contabilidad y el software ERP radica en su alcance y enfoque. Los sistemas de contabilidad están diseñados específicamente para la gestión financiera, mientras que los sistemas ERP ofrecen una gama más amplia de capacidades de gestión de procesos comerciales. Esto significa que un sistema ERP normalmente tendrá características de gestión financiera más sólidas, así como funcionalidades de gestión operativa más amplias.
Las opciones de personalización son otra distinción clave. Los sistemas de contabilidad tienden a ser más flexibles, lo que permite a las empresas adaptar el sistema a sus necesidades específicas. Los sistemas ERP, aunque suelen ser más rígidos, ofrecen un enfoque más optimizado y organizado para gestionar los procesos empresariales.
Los sistemas de contabilidad son generalmente más asequibles y accesibles, especialmente para las empresas más pequeñas o aquellas con presupuestos limitados. También son tradicionalmente más fáciles de configurar y usar en comparación con los sistemas ERP. Sin embargo, la llegada de las soluciones de software como servicio (SaaS) ha hecho que las plataformas ERP sean significativamente más simples de implementar para organizaciones de todos los tamaños.
Por el contrario, los sistemas ERP brindan una solución integral para administrar un negocio, sirviendo como una fuente única de verdad para los datos que integran información de diferentes departamentos y procesos. Esto permite una visión más holística de las operaciones de una empresa, lo que facilita la identificación de áreas de mejora y la toma de decisiones informadas. Las plataformas ERP también cuentan con funciones avanzadas para la gestión de la cadena de suministro, la gestión de proyectos y la gestión de las relaciones con los clientes, que pueden ayudar a optimizar las operaciones y mejorar sus resultados.
Además, los sistemas ERP pueden mejorar la seguridad de los datos al centralizar todos los datos dentro de una empresa, lo que facilita su seguridad y protección contra el acceso no autorizado. Esto es particularmente crucial para las empresas que manejan información confidencial, como datos financieros.
Por último, los sistemas ERP pueden ayudar a las empresas a reducir sus costos de TI y optimizar las operaciones. Al integrar varios procesos y departamentos, los sistemas ERP pueden eliminar la necesidad de soluciones de software independientes, lo que reduce los costos de TI. Las capacidades avanzadas, como la automatización inteligente de procesos, también reducen la carga de sus equipos de finanzas y RR.
O, como lo expresó Service Performance Insight en su informe de referencia de madurez de servicios profesionales de 2023:
«Los requisitos financieros fundamentales de las empresas basadas en servicios son muy diferentes de las aplicaciones ERP clásicas centradas en la fabricación y la cadena de suministro, ya que deben incluir funciones para administrar recursos (personas) y proyectos (tareas). Cada vez más, los proveedores de aplicaciones ERP basadas en proyectos agregaron capacidades de gestión de talento para respaldar el reclutamiento, la incorporación, la compensación y las recompensas para los empleados que son su activo principal. El hecho es que a medida que la globalización continúa evolucionando, las empresas de PS necesitan las herramientas que las ayuden a operar de manera más eficiente y efectiva».
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Unit4 ha estado creando sistemas ERP diseñados específicamente para las necesidades de las organizaciones basadas en servicios y proyectos durante más de 40 años. Nuestra nueva solución ERPx nativa de la nube está diseñada específicamente para adaptarse a las necesidades únicas de empresas como la suya y para brindar una solución que todos en su organización puedan usar de manera simple, con una única experiencia de usuario excelente. También es completamente modular, lo que significa que puede comenzar solo con las funciones financieras que necesita para comenzar y planificar la expansión en cualquier momento en el futuro.
Unit4 ERP proporciona una plataforma para todo el negocio, no solo para su departamento de finanzas, lo que permite que todos accedan a datos críticos y tomen decisiones mejor informadas sobre la forma en que asigna el presupuesto, las personas y otros recursos para ejecutar proyectos rentables. Todo dentro de un solo ecosistema, sin necesidad de alianzas externas.
Traducido desde https://www.unit4.com/blog/accounting-system-vs-erp-software-differences-and-advantages
