El costo de retrasar una decisión de software ERP para servicios públicos
La investigación muestra que las organizaciones de servicios públicos que utilizan el último software empresarial obtienen una serie de beneficios tangibles, mientras que las que no se enfrentan a «varios desafíos costosos».
Desde la crisis crediticia, las instituciones de servicio público han visto un aumento en la demanda de sus servicios, pero, al mismo tiempo, una disminución en sus presupuestos. No solo esto, el sector está acosado por todos lados con un mayor escrutinio por parte de los reguladores, políticos y ciudadanos que pagan impuestos y exigen mayor eficiencia. Este blog describe cómo la tecnología puede ayudar al sector a abordar estos problemas.
Confiar en Excel y en el correo electrónico durante la temporada de presupuesto anual puede involucrar a decenas de personas y semanas de ingreso repetitivo de datos; el resultado es literalmente cientos de versiones de archivos de hoja de cálculo. Sin siquiera mencionar los problemas de seguridad o la falta de flujo de trabajo, en serio, esta no es una buena manera de hacer negocios para una organización centrada en las personas.
Si usted es un director de finanzas en el gobierno local, atención médica o servicios de emergencia, sabe que hay una mejor manera de hacer las cosas: una en la que todas las partes interesadas utilizan un sistema único y conjunto, la misma herramienta de presupuesto y un formulario de ingreso de datos. ; un único flujo de trabajo para seguimiento y colaboración, y una forma unificada de asegurar las aprobaciones.
Todo esto es posible con un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP). Pero no todos los ERP son iguales, y tendrá barreras para comprar, implementar y actualizar. Incluso es posible que ya haya implementado un ERP pero no está viendo los resultados de rendimiento.
Investigación realizada por Aberdeen Group – El costo de no hacer nada: por qué no puede permitirse sentarse en una decisión de software de ERP: explica las razones por las cuales las organizaciones eligen no actualizar su ERP y los desafíos que esto conlleva; ilustra los beneficios tangibles de mantener su ERP actualizado y presenta un argumento convincente para invertir en uno en primer lugar.
¿Por qué no hay ERP?
La principal razón por la que muchas organizaciones dan para abstenerse de implementar el software ERP, dice el informe, es que se consideran demasiado pequeñas: la mitad de los encuestados (49 por ciento) dicen esto. El autor del informe, vicepresidente y director del grupo de investigación (planificación y ejecución de negocios), Nick Castellina, señala que, si bien el tamaño puede haber sido una barrera en el pasado, las cosas están cambiando.
«Si bien hay una etapa en el crecimiento de una organización donde pueden operar sin una implementación de ERP, ese tamaño se está reduciendo, a medida que más proveedores de ERP proporcionan funcionalidad de ERP para empresas más pequeñas», dice.
Las dos razones por las que las empresas dan razones para no implementar un ERP, dice el informe, se basan en la creencia «ingenua» de que han podido funcionar de manera efectiva sin una en el pasado (26 por ciento) y que creen que lo harán. Ser capaz de funcionar efectivamente sin uno en el futuro previsible (23 por ciento).
Nick dice: «Estas organizaciones no planean crecer en los próximos años o desconocen cómo su entorno tecnológico actual las está frenando».
Los desafíos «no ERP»
Los desafíos a los que se enfrentan estos negocios no habilitados para ERP, según la encuesta, incluyen datos redundantes e inexactos que son difíciles de compartir fuera de la organización, una incapacidad para que los sistemas comerciales interactúen entre sí y hacer un seguimiento de los procesos comerciales, y una falta de colaboración capacidades.
«En última instancia, estos desafíos se derivan de la visibilidad ineficaz», dice Nick. “Las aplicaciones menos robustas no pueden proporcionar información a los tomadores de decisiones en tiempo real, debido a la incapacidad de rastrear procesos y redundancias. Por lo tanto, los líderes empresariales están tomando decisiones que pueden no estar debidamente informadas, lo que puede dañar significativamente a una organización en crecimiento «.
¿Por qué reemplazarlo?
Según el informe de 2017, las empresas reemplazan su sistema ERP debido a su base tecnológica o infraestructura «obsoleta» (43 por ciento), su falta de características (41 por ciento) o el costo de mantenimiento y soporte (27 por ciento).
La cuarta razón más popular (citada por una quinta parte de los encuestados) fue la incapacidad de adaptar su solución ERP existente para integrar los cambios en el negocio.
Eso es un problema real. Los ERP deben diseñarse para una escalabilidad completa y un cambio rápido. (Esa es una de sus características principales, ¿verdad?). Nuestro consejo es preguntar sobre esto cuando busque productos y compre su próximo socio de ERP.
Razones para actualizar
Entre los que están contentos con su ERP, las razones para actualizarlo incluyen: querer aprovechar la nueva funcionalidad (55 por ciento), mejoras en la facilidad de uso (29 por ciento), mayor flexibilidad (27 por ciento) y soporte para tecnologías emergentes (20 por ciento) Como móviles, herramientas sociales.
En algunos casos (22 por ciento), el motivo de la actualización fue que su proveedor ya no era compatible con la versión anterior.
La línea de fondo
«Existe evidencia tangible de que retrasar la implementación o actualización de una nueva solución puede hacer que una organización se desempeñe de manera menos efectiva en una variedad de métricas que afectarán los resultados», dice Nick.
El informe encuentra que las organizaciones con la última versión de ERP se desempeñan mejor que las de una versión anterior (o aquellas sin ERP) en las siguientes áreas:
- Ventas diarias pendientes (DSO)
- Entrega completa y puntual.
- Cumplimiento de horarios internos
- exactitud del inventario
- porcentaje de informes financieros
- precisos porcentaje de tiempo en que se recibe la información durante la «ventana de decisión»
- la satisfacción del cliente
Muestra que las diferencias de ‘rendimiento promedio’ entre las de la última versión en comparación con las que han tomado ‘ninguna decisión’ incluyen: 10 días menos DSO, un período de tiempo 10 por ciento más largo en que se recibe la información durante la ‘ventana de decisión’ 8 mayor porcentaje de precisión en los informes financieros, 6% más altos niveles de satisfacción del cliente, 6% más de cumplimiento del cronograma interno, 5% más de precisión en los inventarios y 5% más en la entrega a tiempo.
Nick dice: «Debido a su capacidad para utilizar las mejores prácticas y otras innovaciones, los empleados obtienen la información que necesitan para tomar decisiones informadas y actuar de manera más eficiente».
Finalmente, el informe agrega que es más probable que los usuarios de la última versión de ERP tengan acceso al sistema desde dispositivos móviles, así como también analíticas empresariales integradas, soporte de comercio electrónico y capacidades de negocios sociales: «Aquellos que utilizan tecnología antigua, no poder aprovechar estos tipos de tecnologías emergentes y mantener el ritmo de los competidores «.
Un nuevo mundo
Our own solution, Unit4 Business World (UBW), is an example of this new approach to ERP, with a focus on keeping costs low, improving efficiency and enabling public service organizations to maintain the system and make changes to it themselves without IT expertise, whenever it suits them.
Para mejorar la eficiencia y la precisión durante el tiempo presupuestado, UBW mantiene a todas las partes interesadas trabajando en un solo sistema unido con un formulario de ingreso de datos para hacerlo todo, un flujo de trabajo para el seguimiento y la colaboración, y una forma unificada de asegurar las aprobaciones.
Mirando hacia el futuro
Entendemos el escepticismo en torno a los sistemas integrados de planificación e informes basados en la nube, pero el uso de estos sistemas ahora está muy extendido. Y estamos convencidos de que son la respuesta para ayudar a las organizaciones de servicios públicos a satisfacer una mayor demanda de servicios en un momento en que los presupuestos son ajustados.
Fuente: https://www.unit4.com/blog/2019/02/the-cost-of-delaying-an-erp-software-decision-for-public-services
