La planificación eficaz puede respaldar una mejor toma de decisiones al ayudar a su organización a lograr el equilibrio adecuado entre los niveles de recursos previstos y la demanda del mercado. Puede ser un desafío, porque requiere una entrada de datos significativa de toda la organización.
La planificación eficaz también requiere un análisis de todo, desde las tendencias en su canalización y las solicitudes de servicio hasta el entorno en evolución en el que podrían estar operando sus clientes. Esto se analiza junto con los datos estacionales y de recursos humanos que le permiten hacer coincidir a su gente y sus habilidades con las necesidades de las personas a las que atiende.
¿En qué se diferencia la planificación de la previsión?
La previsión es parte del proceso completo de planificación financiera. Implica el análisis de datos internos y externos para predecir sus requisitos probables durante un período particular, generalmente de 12 a 24 meses. Sin embargo, esto puede variar según su enfoque de pronóstico particular. Su pronóstico forma la base de su ciclo de planificación, proporcionando una mejor estimación de los recursos que probablemente necesitará durante un período determinado. Se basa en datos de toda su organización. La precisión y la integridad de los pronósticos son vitales para respaldar el proceso de planificación.
La planificación efectiva comienza con los equipos de finanzas, ventas, operaciones, recursos humanos y proyectos dentro de su organización, pero en última instancia deberá incluir prácticamente todas las partes del negocio, lo que hace que la comunicación y la colaboración sean un componente esencial de su éxito.
¿Qué herramientas utilizan los analistas de planificación?
La planificación es un proceso dinámico y rara vez existe una «herramienta adecuada para el trabajo». En términos generales, las organizaciones utilizarán su sistema de registro, generalmente su sistema ERP, y un software específico de pronóstico de series de tiempo, entre otros, para crear sus planes. Sin embargo, existen muchas soluciones de planificación independientes, y el software ERP y FP&A ahora suele incorporar capacidades de planificación como parte central de su funcionalidad.
Las hojas de cálculo, específicamente Excel, pueden ser utilizadas comúnmente por aquellos en funciones de planificación operativa. Esto puede causar problemas, ya que Excel es esencialmente una herramienta de productividad personal que no fue diseñada para respaldar la planificación de la demanda a gran escala. También surgen desafíos cuando a los usuarios les resulta difícil obtener información de múltiples fuentes de Excel.
Los mayores beneficios de Excel pueden considerarse sus principales puntos débiles. Diseñado como una hoja de cálculo individualizada para ayudar a los contadores a administrar y calcular conjuntos de datos específicos, su diseño segrega la información. Nunca se concibió para facilitar los esfuerzos de colaboración en una organización. Cuando múltiples funciones en una empresa utilizan diferentes modelos de Excel para proporcionar y ensamblar datos de entrada, se vuelve difícil determinar la veracidad y la frescura de los datos.
Los requisitos de Excel pueden ser significativos. El personal que depende de Excel gasta cantidades significativas de energía en el seguimiento, revisión, fusión y evaluación de distintos documentos.
La versatilidad y el conjunto de funciones de Excel también pueden ser problemáticos. Las fórmulas únicas formuladas por una persona pueden no ser inteligibles para otra y son susceptibles de volverse disfuncionales. Resultando en la frustración de vlookups no operativos, referencias de bucle, #div/0, errores de formato de celda y cifras inexactas o faltantes.
El software de planificación, cuando se usa junto con Excel o en lugar de él, lo ayuda a pronosticar la demanda y planificar cómo hace uso de su gente en consecuencia, para que siempre tenga los recursos que necesita para dotar de personal a cualquier proyecto que se presente en su organización.
El software de planificación es una herramienta esencial que toda empresa que brinda servicios necesita para garantizar que está haciendo el mejor uso de su recurso más valioso: el tiempo de su gente.
El software de planificación adecuado puede ayudar a su equipo de finanzas a pronosticar con mayor precisión las necesidades de recursos en toda la organización, asegurando que los gastos operativos y de capital puedan optimizarse por completo para garantizar que los proyectos sean rentables y que su gente sea bien utilizada.
En este artículo, exploraremos algunos de los más importantes.
1. Planificación eficaz del proyecto y dotación de personal
Asegúrese de tener siempre recursos con los conjuntos de habilidades correctos disponibles cuando los proyectos de su cliente los requieran mediante la previsión de la demanda futura y la dotación de personal teniendo en cuenta las próximas necesidades para evitar cuellos de botella y agotamiento del proyecto antes de que suceda. La falta de eficiencia en el personal del proyecto no solo reduce la rentabilidad general del proyecto, sino que también puede conducir a una disminución del compromiso y una mayor rotación del personal, lo que le cuesta acumulativamente a su empresa mucho más que solo ingresos a corto plazo.
Su capacidad para brindar un servicio de calidad a sus clientes depende de contar con las personas adecuadas disponibles para resolver sus problemas en el momento adecuado. La planificación adecuada de sus recursos para satisfacer la demanda es vital para garantizar tanto la satisfacción del cliente como la rentabilidad del proyecto.
2. Mejorar las tasas de utilización y reducir el tiempo de banco
También puede usar su solución de planificación para reducir la cantidad de tiempo que sus proveedores de servicios que cobran honorarios pasan esperando trabajo y reducir los costos asociados con la infrautilización. Puede lograr esto optimizando sus niveles de personal para dar cuenta solo del trabajo que probablemente se le presente, controlando los costos de nómina y optimizando la participación del personal en el proceso.
La importancia de mantener altas las tasas de utilización (pero no demasiado altas) debería ser obvia: cuanto más trabaje su gente, más contribuirán a su balance final y menos perderá en salarios innecesarios. Su equipo de finanzas puede, por lo tanto, evaluar correctamente sus probables costos salariales y necesidades de recursos y pronosticar con mayor precisión los ingresos y el EBITDA con la ayuda de una sólida solución de planificación de la demanda.
3. Cambios y ajustes
Las soluciones de software modernas y avanzadas que permiten cambios dinámicos brindan la ventaja de prever cualquier dificultad futura. También recomiendan métodos para tomar medidas por adelantado, lo que permite a sus equipos manejar problemas inesperados antes de que tengan un impacto disruptivo en su capacidad para cumplir con los proyectos.
Por ejemplo, si hay un aumento imprevisto en la demanda de un determinado servicio, es posible detectar la tendencia desde el principio y contratar el personal adecuado. Esto le permitirá satisfacer la demanda a tiempo, sin tener que buscar urgentemente contratistas adecuados cuando ya es demasiado tarde.
Una cadena de suministro confiable puede experimentar problemas de vez en cuando, pero tener la flexibilidad para ajustar los cronogramas de entrega según sea necesario evita quedarse sin recursos, incluso en las circunstancias más adversas.
4. Una única fuente de información, independientemente de las circunstancias y la ubicación
Un buen software de planificación hace posible coordinar sus recursos en operaciones y proyectos globales. Dado que la planificación es una actividad que involucra varias funciones comerciales diferentes, ya es probable que las personas que manejan el proceso estén ubicadas en diferentes ubicaciones o trabajen de manera híbrida en diferentes sitios. Muchos proyectos complejos ahora aprovechan los equipos internacionales para brindar acceso a las habilidades escasas, lo que significa que probablemente necesitará coordinar los recursos que trabajan en varios países, zonas horarias y entornos regulatorios diferentes.
El software de planificación adecuado puede simplificar radicalmente este proceso al reducir la necesidad de mover datos entre sistemas, mantener la información actualizada y mejorar la precisión y la confiabilidad al reducir los casos de error humano.
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Traducido desde https://www.unit4.com/blog/how-can-planning-software-benefit-your-finance-and-operations-team
