Excel ha estado con nosotros durante mucho tiempo y, seamos sinceros, ¡a todos nos encanta Excel! Pero muchos de nosotros confiamos en Excel para mucho más de lo que se pretendía. Esto es comprensible en una época en la que las herramientas van y vienen.
¿Cuál es el problema con Excel?
Excel es una herramienta fantástica y confiable respaldada por un nivel casi omnipresente de familiaridad del usuario. Si se usa bien, es una herramienta de modelado extremadamente poderosa y accesible.
Pero, ¿existe una alternativa a Excel? Excel se usa a menudo como una herramienta de administración de datos o contabilidad corporativa, y ahí es cuando comienzan a surgir los problemas. El crecimiento de los datos de las empresas para incorporar componentes de análisis de cartera, pérdidas y ganancias y planificación de escenarios comienzan a descubrir las limitaciones de Excel. ¿Por qué? Porque fundamentalmente, Excel sigue siendo una herramienta de contabilidad de productividad personal bidimensional.
Incluso si sus datos son precisos (y a menudo no lo son, gracias a múltiples entradas y fuentes), los resultados finales aún pueden contener errores debido al proceso de múltiples entradas de varias personas combinado con la forma en que calcula, importa o exporta datos.
Problemas de datos: no es una base de datos
Uno de los mayores conceptos erróneos o malos usos es usar Excel como base de datos. Que no es. Y hay varias maneras en que esto causa problemas.
Excel no se adapta a su organización ni al trabajo para el que lo está utilizando, y no puede cumplir con los estándares de seguridad actuales. Es una herramienta genérica con suposiciones incorporadas sobre los tipos de datos. Por ejemplo, cadenas de texto como 2 DE SEPTIEMBRE y 1 DE MARZO tendrán las fechas predeterminadas en su hoja de cálculo cuando se carguen en Excel.
Estoy usando este ejemplo específico porque esos términos resultan ser los códigos científicos para un par de genes. Increíblemente, un estudio de 2016 de hojas de cálculo disponibles públicamente sobre investigación genética encontró que el 20% de la investigación que usaba Excel contenía errores, ¡cosas aterradoras!
Entonces, ¿cómo puede confiar en los resultados de un sistema que hace suposiciones sobre sus datos que usted no ha establecido? Y si no se detectan, estas suposiciones pueden infectar más que la única instancia en la que aparecen, ya que otras celdas, hojas y documentos se basan en ellas.
La dificultad es que no tiene estándares comunes o establecidos para los controles y validaciones de procesos. Más importante aún, no puedes crearlos. Si bien puede realizar algunos cambios en cada archivo, Excel no es suyo para adaptarlo a nivel de software. Esto puede resultar en soluciones extraordinariamente complejas, costosas y lentas para desarrollar procesos que ahorren tiempo y dinero. ¡Un informe publicado en agosto de 2020 afirma que la comunidad científica ahora está cambiando el nombre de los genes humanos para superar el problema de Excel! Seguramente el software debería estar allí para apoyarnos, no al revés.
Control de versiones inconsistente y datos faltantes
Como se discutió en nuestro libro electrónico reciente, “Las hojas de cálculo de Excel no fueron diseñadas para múltiples usuarios o para realizar numerosas actualizaciones y cambios. Hacer esto aquí tiende a causar confusión, frustración y, lo que es más preocupante, desconfianza en los números proporcionados”.
Hay otros ejemplos muy publicitados que destacan las limitaciones de Excel, y si desea obtener más información, una búsqueda rápida en Internet le proporcionará mucho material de lectura. En particular, a los que me refiero con más frecuencia son los límites de filas de 65k en versiones anteriores de Excel (cuántas empresas todavía usan esas versiones anteriores; sospecho que más de lo que nos damos cuenta, incluidos varios departamentos gubernamentales) y el colapso de Enron en 2001 donde los investigadores encontraron problemas graves con más de 9000 hojas de cálculo que contenían más de 20,2 millones de fórmulas.
El enigma del experto
Incluso cuando Excel funciona bien, eso conlleva sus problemas, a menudo en forma de conocimiento experto. Para sacar el máximo provecho de Excel, se necesitan conocimientos especializados para comprender los tipos de fórmulas que muchas empresas utilizan en la actualidad. Casi se ha convertido en una industria por derecho propio.
De hecho, conozco a alguien que estudió química en la universidad y ahora usa las matemáticas avanzadas aprendidas allí para construir estas fórmulas en la industria de servicios financieros. Este individuo desarrolla modelos financieros derivados de Excel utilizando modelos matemáticos oscuros y muy avanzados que solo pueden ser entendidos por otras personas muy inteligentes, debidamente capacitadas y experimentadas. Y todas esas personas están haciendo lo mismo en roles altamente remunerados: construyen modelos derivados cada vez más complejos en un marco no auditable rodeado de sistemas de control de riesgos defectuosos (construidos en Excel).
Esto es genial para ellos, pero puede crear varios problemas para ti.
- Es costoso Estos tipos de experiencia no están fácilmente disponibles, y quienes los tienen pueden cobrar una prima.
- Lleva mucho tiempo. Las soluciones que utilizan estos métodos requieren tiempo para construirse y probarse, lo que afecta su agilidad y capacidad para resolver problemas, y las demoras en crearlas lo mantienen a la defensiva.
- No es práctico. Este punto, y todos los demás anteriores, significan que su gente no puede simplemente usar los datos como lo necesitan. Y lo que es aún más preocupante, ni siquiera pueden estar seguros de que pueden confiar en los datos que están utilizando o en los resultados que producen.
Y, en última instancia, es esta falta de confianza lo que genera preocupación cuando se usa Excel para el trabajo equivocado.
El poder de los datos en los que puede confiar y utilizar
El poder de los datos proviene de la confianza en su precisión y aplicabilidad a la tarea en cuestión. Las personas deben poder acceder a los datos y utilizarlos al instante y saber que los datos que utilizan y los resultados que ofrecen son precisos para hacer su trabajo, es decir, adecuados para su propósito.
¿Necesita reducir su hábito de Excel?
A la gente le gusta apegarse a las cosas que saben. Es parte de la naturaleza humana sentirse seguro con lo familiar. Pero siempre debemos utilizar las herramientas adecuadas para el trabajo.
¿Qué pasaría si usara un automóvil inteligente de dos plazas en lugar de un autobús eléctrico para llevar a 60 personas a su próximo evento? Supongo que todos llegarían con el tiempo; llevaría mucho tiempo y esfuerzo, tal vez algunos desvíos y recuentos repetidos, y tal vez algunas dudas persistentes de que alguien se quedó atrás.
Eso es algo de lo que sucede cuando usa Microsoft Excel para la contabilidad. Este software familiar y muy querido es excelente para la productividad personal, pero con la herramienta correcta de análisis y planificación financiera (FP&A), puede reducir su hábito de Excel y asegurarse de obtener lo mejor de ambos mundos.
Estas son las principales razones por las que una solución de FP&A es mejor que las hojas de cálculo como Excel y Google Sheets para la elaboración de presupuestos, la planificación, la previsión, la elaboración de informes y el análisis. Es mucho más fácil y utilizará menos recursos. Todos pueden compartir información, derribando esos silos organizacionales. La información es más coherente, lo que favorece el pensamiento conjunto. Hay claridad en torno a esta información; puede estar seguro de que las fórmulas son correctas y los contribuyentes son responsables.
Siempre trabajará con la información más actualizada gracias al control de versiones y la sincronización automática de datos; esto es ideal cuando hay múltiples partes interesadas y revisores, y es especialmente importante en los tiempos inciertos que estamos experimentando actualmente. Y, a diferencia de Excel, la solución FP&A adecuada protegerá su información en una única base de datos siempre activa a la que podrán acceder todos los usuarios autorizados desde las PC de la oficina, las computadoras portátiles domésticas e incluso los teléfonos inteligentes.
Unit4 ha estado ayudando a organizaciones como la suya a acceder y utilizar los datos en todo su potencial durante más de 40 años. Y si desea ver cuánto podría lograr su gente con sus datos, eche un vistazo a nuestra People Experience Suite hoy.
Preguntas frecuentes sobre Excel para la planificación financiera
¿Cuál es la mayor desventaja de Excel?
Entre muchas otras desventajas, probablemente la mayor desventaja es que es propenso a errores. Múltiples versiones y usuarios significan que inevitablemente habrá un error humano involucrado en algún momento.
¿Los planificadores financieros usan Excel?
Si bien algunos pueden hacerlo, las consecuencias no deseadas de esto pueden variar desde lo ineficiente hasta lo altamente peligroso. Las consecuencias no deseadas de la planificación financiera con Excel son errores de datos no informados, informes poco confiables, datos perdidos y una contribución a una cultura de datos organizacional deficiente.
Como se discutió en nuestro blog, muchos planificadores financieros ahora buscan anticipar el cambio, obtener información más rápida y adaptarse más rápidamente a través del poder de la IA y el aprendizaje automático.
¿Deberían las empresas seguir utilizando Microsoft Excel?
Microsoft Excel ha demostrado ser ventajoso para muchas actividades comerciales diarias, así que sí, utilícelo para la productividad personal. Pero no lo use como una base de datos. En su lugar, busque la herramienta adecuada de análisis y planificación financiera (FP&A) para su negocio.
