Las organizaciones utilizan software de elaboración de presupuestos y pronósticos dentro de su planificación y análisis financieros (FP&A) para mapear los recursos financieros que necesitarán para respaldar sus actividades comerciales en el futuro y para ayudarlos a estimar los ingresos y gastos futuros en toda la empresa. Los líderes empresariales lo utilizan para crear presupuestos y previsiones para cada departamento, y los equipos de finanzas utilizan soluciones de elaboración de presupuestos y previsiones para reunir todos los presupuestos individuales y desarrollar un presupuesto general para toda la empresa. Luego pueden definir cómo se asignarán los fondos a cada departamento e identificar posibles cambios en sus ingresos y gastos, lo que puede afectar el resultado final.
Hay muchos productos de tecnología de administración de contabilidad disponibles que ofrecen funciones básicas de presupuesto, pero cuando se necesita una funcionalidad avanzada, las organizaciones deben considerar una solución de FP&A que se integre con ERP y otro software en toda la empresa para brindarles una fuente única de datos veraces.
Presupuesto vs previsión
Presupuestar es calcular cuánto necesitará gastar para alcanzar objetivos y lograr metas y resultados. Pronosticar es analizar el presupuesto y usar datos históricos y en tiempo real para predecir cómo se verán esos resultados.
Los presupuestos proporcionan una hoja de ruta que se enfoca en objetivos financieros clave que rastrean y monitorean el progreso. Pero, por supuesto, las circunstancias y las condiciones del mercado cambian, por lo que los equipos de finanzas deben revisar periódicamente el presupuesto en función del entorno comercial cambiante. Luego pueden pronosticar debidamente para determinar cuáles podrían ser sus resultados y pueden adaptar las actividades de planificación según sea necesario.
La previsión ayuda a las organizaciones a planificar sus próximos pasos con una comprensión clara de las medidas que deben implementar para crecer. También les permite desarrollar objetivos inteligentes a corto y largo plazo.
Los beneficios del software de gestión de presupuestos
El software de gestión presupuestaria ayuda a las organizaciones a responder a los cambios con agilidad y velocidad. Va más allá de la planificación básica al conectar datos financieros y operativos detallados de toda la empresa para que los planes puedan analizarse con mayor profundidad y adaptarse con mayor regularidad. Cuando los equipos de finanzas estén empoderados con planes granulares con resultados específicos, procesos de mejores prácticas y datos sólidos, estarán encaminados para alcanzar los objetivos de manera más efectiva.
Estos son nuestros 5 PRINCIPALES beneficios del software de gestión de presupuestos:
Un presupuesto adecuado significa que las organizaciones tienen más control sobre sus operaciones y dónde gastan sus finanzas. La presupuestación, la previsión y la planificación continuas mantienen los fondos bajo control y reducen o eliminan los excesos de presupuesto. Los ingresos y los gastos no siempre se pueden predecir con precisión, pero el software de presupuesto permite rastrear y monitorear cualquier cambio para que se puedan realizar ajustes cuando sea necesario.
1. Precisión mejorada
Un presupuesto adecuado significa que las organizaciones tienen más control sobre sus operaciones y dónde gastan sus finanzas. La presupuestación, la previsión y la planificación continuas mantienen los fondos bajo control y reducen o eliminan los excesos de presupuesto. Los ingresos y los gastos no siempre se pueden predecir con precisión, pero el software de presupuesto permite realizar un seguimiento preciso de cualquier cambio para que se puedan realizar ajustes cuando sea necesario. Al proporcionar flujos de trabajo integrados e historial de versiones integrado, las soluciones de presupuesto y previsión minimizan los errores y aceleran los procesos de aprobación. Cuando las soluciones de gestión de presupuestos se integran con otros sistemas administrativos, se eliminan las conjeturas, por lo que todos tienen datos de costos disponibles en tiempo real y la toma de decisiones se basa en números precisos. Además, el error humano puede tener un efecto tremendo en la rentabilidad de su organización. Algunos errores pueden parecer insignificantes, pero pueden sumar y afectar la integridad de los datos y afectar el resultado final.
2. Ahorro de tiempo
El tiempo que toma la consolidación manual de grandes volúmenes de datos financieros tiene importantes implicaciones de costos debido a la pérdida de productividad. Con el software adecuado, las empresas pueden reducir el proceso de producción de un presupuesto anual de varios días a solo minutos y monitorear y mejorar mejor su desempeño financiero. El software de administración de presupuesto adecuado reducirá significativamente el tiempo dedicado a tareas repetitivas, actualizando automáticamente numerosos tipos de cuentas, como gastos, costo de los servicios prestados e ingresos. Las actualizaciones automáticas ahorran tiempo en las actualizaciones manuales y reducen el tiempo utilizado para formular un presupuesto para el próximo año fiscal. También almacena todos los registros financieros en un lugar central, lo que aumenta la velocidad y la eficiencia de la localización de la información.
3. Informes mejorados
Tener una única solución financiera centralizada permite delegar la responsabilidad financiera. Los propietarios del presupuesto pueden ingresar sus datos directamente y analizarlos de diferentes maneras, generando informes a pedido mientras se les permite realizar un seguimiento de sus gastos en comparación con sus pronósticos originales. Las soluciones de elaboración de presupuestos y pronósticos brindan un entorno similar a las hojas de cálculo, pero ofrecen una mayor flexibilidad y eficiencia en los informes. Al eliminar los procesos manuales intensivos, el tiempo necesario para producir informes de pronóstico se puede reducir enormemente.
4. Mejor gestión de escenarios
La gestión de escenarios es una capa de planificación más allá de los ejercicios de pronóstico estándar. Es una técnica utilizada en FP&A para ayudar a guiar a las organizaciones a través de una incertidumbre considerable, contemplando varios caminos de posibilidades. A pesar de los mejores intentos, los pronósticos tendrán errores inherentes y los resultados reales se desviarán de las cifras que una organización anticipó alcanzar. Las herramientas de elaboración de presupuestos y pronósticos utilizan impulsores de valor y comerciales clave como base para crear diferentes escenarios. Esto permite a la empresa casi crear una realidad futura antes de que ocurra la realidad futura.
5. Toma de decisiones mejorada
Juntos, el presupuesto, la previsión y la planificación forman un pilar importante del éxito y la seguridad general de una organización. Las soluciones integradas de gestión presupuestaria agilizan todo el ciclo presupuestario, lo que genera ahorros de eficiencia sustanciales. Se mejora la toma de decisiones, se pueden identificar los problemas antes de que ocurran y se puede monitorear continuamente el desempeño. Además, la gente de una empresa tendrá más tiempo para concentrarse en tareas de valor agregado, lo que aumentará su productividad.
¿Cómo puede ayudar Unit4 con una gestión presupuestaria eficaz?
Con la tecnología adecuada que lo respalda, su organización puede administrar los ingresos y los gastos con precisión con una solución FP&A que se integra con ERP y otro software en toda la empresa para brindarle una fuente única de datos veraces.
Nuestras soluciones centradas en las personas y enfocadas en proyectos están diseñadas específicamente. Las organizaciones pueden administrar mejor sus operaciones con software líder en la industria para análisis y planificación financiera (FP&A), planificación de recursos empresariales (ERP).
Traducido desde https://www.unit4.com/blog/top-5-benefits-budget-management-software-forecasting-and-planning
