¿Cuál es el secreto de la gestión de proyectos de servicios profesionales y qué tecnologías y prácticas puede implementar para mover los diales en la dirección correcta? Estos son algunos consejos de gestión de proyectos.
No hace falta decir que ejecutar proyectos exitosos es el juego principal de los servicios profesionales. Y casi todas las empresas se están convirtiendo en una empresa de tecnología en estos días. Pero, como siempre decimos en Unit4, la transformación digital no se trata de tecnología, sino de personas.
Entonces, aquí están nuestros mejores consejos de gestión de proyectos de servicios profesionales. Alerta de spoiler: se centran en las personas y la tecnología.
Definición de éxito
Primero, ¿qué significa el éxito para la gestión de proyectos de servicios profesionales, especialmente durante estos tiempos difíciles? Tenemos un libro electrónico que explica los 16 KPI esenciales en los que los expertos de la industria creen que debe enfocarse para lograrlo, desde ganar licitaciones y optimizar el talento hasta lograr la excelencia en el servicio y maximizar el rendimiento financiero.
Centrándose en la excelencia del servicio, la creación, gestión y entrega diaria de proyectos complejos, el éxito significa que la mayoría de los proyectos tienen altos niveles de calidad, productividad y rentabilidad; se entregan a tiempo, dentro del presupuesto y se maximiza la satisfacción del cliente.
Esto significa que se alcanzan los objetivos de ingresos y márgenes, que su gente es productiva,
y las tasas de utilización facturables están optimizadas, por lo que hay un tiempo de banco mínimo y las personas no tienen exceso de trabajo. Además, sus procesos de captura y facturación de tiempo y gastos (T&E), y todos sus procesos para el caso, se ejecutan con la máxima eficiencia.
Cuando los sistemas heredados se interponen en el camino
Como la mayoría de las organizaciones se están dando cuenta en estos días, esto no se puede lograr utilizando sistemas y aplicaciones heredados que no son aptos para organizaciones centradas en personas y proyectos. Estos sistemas genéricos e inconexos crean una barrera para la eficiencia, la agilidad, la excelencia operativa y la innovación.
Pueden ser costosos de mantener, personalizar e integrar con nuevas aplicaciones a medida que cambian las cosas. A menudo crean trabajo administrativo adicional, sin mencionar los errores humanos. Y pueden mantener silos entre equipos y datos. Los efectos colaterales para la gestión de proyectos, la satisfacción del cliente y la experiencia de las personas pueden ser costosos.
Consejos de gestión de proyectos
Entonces, aquí están nuestros principales consejos de gestión de proyectos, en cuatro secciones. Para lograr la excelencia en la gestión de proyectos de servicios profesionales, nuestro consejo es que usted:
- Encuentre la tecnología adecuada
- Haga de la experiencia de las personas una prioridad
- Romper los silos
- Y mejore la visibilidad de los datos
1. Encuentra la tecnología adecuada
Nuestro principal consejo de administración de proyectos de servicios profesionales es buscar una cartera de tecnología que lo ayude a obtener una visibilidad y un control de 360 grados del plan, el cronograma, el costo y el presupuesto de su proyecto, al mismo tiempo que lo ayuda a mantenerse flexible, innovador y escalable.
Aquí está su lista imprescindible:
- Aplicaciones empresariales basadas en la nube, intuitivas y adaptables.
- Software de automatización de servicios profesionales (PSA).
- Una solución de análisis y planificación financiera (FP&A).
- Herramientas de gestión del capital humano (HCM) y plataforma de gestión del talento.
- Tecnologías emergentes como inteligencia artificial, aprendizaje automático y asistentes digitales de lenguaje natural, como Wanda.
- Una plataforma ERP moderna, flexible y basada en la nube que está diseñada para servicios profesionales; uno que presenta una arquitectura basada en microservicios y API, viene con análisis incorporado y proporciona una única fuente de verdad para todos los datos.
Esta completa suite debería permitirle:
- Automatice los procesos manuales para optimizar los flujos de trabajo y aumentar la productividad.
- Incorporar metodologías estandarizadas para construir y reforzar los estándares de entrega de proyectos.
- Recopile, organice y utilice datos históricos para procesos de proyectos repetibles y análisis predictivos para pronósticos más precisos.
- Ofrezca acceso remoto a los sistemas a través de dispositivos móviles y aplicaciones para la captura de datos sobre la marcha, como T&E, para la visibilidad del estado del proyecto en tiempo real.
- Mejore la toma de decisiones con acceso instantáneo a datos y visibilidad a través de paneles visuales.
- Cree, adapte e integre con flexibilidad tantas aplicaciones diferentes como desee (sin necesidad de conocimientos de TI) para adaptar los procesos del proyecto rápidamente a medida que cambian las cosas.
- Optimice la planificación de personas sincronizando su disponibilidad, solicitudes, asignaciones y cartera de proyectos.
- Libere a su equipo de tareas y procesos manuales y de baja categoría para ofrecer una experiencia de personas excelente.
2. Haz de la experiencia de las personas una prioridad
El segundo de nuestros consejos de gestión de proyectos se centra en el elemento vital de su negocio: las personas. La competencia por el talento es más alta que nunca, al igual que las expectativas sobre el trabajo de los candidatos y el personal, especialmente con el aumento de la fuerza laboral híbrida/remota.
Es fundamental encontrar formas modernas de gestionar todo el ciclo de vida de la contratación hasta la jubilación, desde la contratación y el aumento gradual hasta el desarrollo y la retención de los mejores talentos, al tiempo que se optimiza la utilización facturable para evitar el agotamiento y la deserción voluntaria durante la entrega del proyecto.
El software como HCM y una plataforma de gestión de talentos es solo una parte del rompecabezas del talento, ya que la cultura es crucial aquí. Pero la tecnología adecuada ayudará a que sea más fácil atraer, capacitar, involucrar, utilizar y retener a su gente, algo esencial para una gestión óptima de proyectos de servicios profesionales.
HCM le permite detectar las brechas de capacitación y desarrollo de los empleados mientras administra el desempeño. Y una plataforma de gestión de talentos permite que su gente se alinee con la organización de manera regular y exhaustiva mientras mide sus niveles de compromiso.
Las herramientas correctas (aplicaciones adaptables, intuitivas y basadas en la nube que automatizan tareas de bajo valor) también mejoran la forma en que su gente siente el trabajo. Facilitan su trabajo y les permiten ser más productivos, para que puedan dedicar más tiempo al trabajo de alto valor, lo que ayuda a optimizar los flujos de trabajo de gestión de proyectos.
Además, la integración del software de PSA brinda información precisa para una mejor toma de decisiones al asignar personas a proyectos, para que pueda optimizar la utilización facturable y mantener altos niveles de satisfacción de los empleados. (Este es uno de nuestros mejores consejos para la planificación de proyectos).
El software PSA integrado lo ayuda a unir a las personas adecuadas con las habilidades adecuadas en el momento adecuado para los proyectos adecuados, y permite que las organizaciones operen con niveles más altos de eficiencia al mismo tiempo que generan un aumento en la utilización facturable.
“El uso de PSA está en aumento debido a la necesidad de gestionar mejor los proyectos y los recursos, especialmente en las disciplinas más técnicas, ya que cada vez es más difícil encontrar, contratar, retener y desplegar talento”, dice SPI Research en su 2020 Punto de referencia de madurez de servicios profesionales (PSBM).
3. Rompe los silos
Nuestro tercer consejo de gestión de proyectos se basa en la alineación de silos funcionales. Si tiene grandes divisiones entre ventas, entrega, marketing y finanzas, los equipos pueden tener dificultades para comunicarse o pueden tener que dedicar tiempo a recopilar información de soluciones separadas, en diferentes formatos, mientras administran múltiples versiones. Esto puede inhibir el desempeño de la gestión de proyectos de servicios profesionales.
SPI Research dice, en PSMB 2020: “Los PSO de hoy simplemente no pueden operar con silos funcionales a medida que las líneas entre ventas, entrega y finanzas se vuelven borrosas”.
Independientemente de cómo haga esto, una vez más, la cultura y la estructura organizacional se encuentran en la raíz de esto: la tecnología totalmente integrada, incluido el software PSA y un ERP central, brinda visibilidad a todas las partes de la organización y ayuda a romper los silos organizacionales. Esto fomenta la colaboración entre equipos en diferentes departamentos funcionales y en diferentes ubicaciones geográficas para producir mejores resultados del proyecto.
Constellation Research lo resume en su informe, Las innovaciones abundan en las suites ERP globales en la nube: “Los silos funcionales dan paso a las experiencias de los empleados. Con la información centralizada en la nube, ERP hoy puede ofrecer el sistema de registro clave para una empresa y la base para mejores experiencias de los empleados. Estas experiencias de los empleados aumentan las decisiones humanas para permitir las siguientes mejores acciones”.
4. Mejorar la visibilidad de los datos
Por supuesto, tener una única fuente de información es un requisito previo para alinear diferentes equipos. Entonces, este es el cuarto de nuestros consejos de gestión de proyectos. Y esto se relaciona con la transparencia sobre los KPI, como el margen por proyecto, las tasas de utilización de recursos y los días de ventas pendientes, que nuevamente es fundamental para el éxito del proyecto.
Constellation Research agrega: “El cambio de acumular información a entregar la información correcta en el momento correcto, para el contexto correcto, en el factor de forma correcto y en el modelo de seguridad correcto ahora significa que cada empleado, contratista y socio puede estar facultado con información para acelerar la toma de decisiones, mejorar la experiencia del cliente y mitigar el riesgo”.
No hay forma de evitarlo, esto solo se puede lograr con tecnología. Sus sistemas deben proporcionar datos actualizados y visualizados con solo hacer clic en un botón, lo que mejora la claridad y la precisión de todos los indicadores de rendimiento.
El módulo de finanzas de Unit4 ERP, por ejemplo, brinda visibilidad y control en tiempo real sobre cada etapa del ciclo de registro a informe, consolidando datos de toda la organización con un sistema unificado. Unit4 FP&A pone una gama de KPI al alcance de la mano de los responsables de la toma de decisiones a través de paneles configurables y fáciles de usar.
Con la información correcta a mano, la capacidad de su gente para tomar decisiones bien informadas y crear pronósticos precisos será insuperable.
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